Вопрос 50. Анализ и конструирование организации

Для реализации управления, как определенного вида деятельности, должна быть создана организация, в которой осуществляется работа менеджеров.

Организация - это группа как минимум двух людей, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и др. условий ради решения стоящих перед нами проблем и сознательной координации деятельности для достижения общей цели.

Организация является социально-экономической системой и имеет ряд отличительных признаков: организационно-правовая форма, отраслевая принадлежность, технология производства, цель, обособленность или замкнутость внутренних процессов, саморегулирование, организационная структура и др.

Все существующие организации можно классифицировать (рис. 1.5).

Рисунок 0.17 – Классификация организаций

Любая организация проходит в процессе своего функционирования восемь стадий жизненного цикла. Каждая из этих стадий имеет свои отличительные характеристики (табл. 1.1).

Жизнь организации подчиняется определенным законам, в соответствии с которыми живут все виды организаций.

Закон синергии. Гласит о том, что потенциал и возможности организации как единого целого превышают сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением.

Закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленных (разделение дополняется объединением, специализация - универсализацией, дифференциация - интеграцией и наоборот).

Закон сохранения пропорциональности между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях. Такое сохранение пропорциональности позволяет в максимальной степени реализовывать их возможности.

Закон композиции. Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются по отношению к ней подцелями.

Закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое, что обеспечивается за счет двух противоположных организационных начал: стабильности и развития.

Закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысление решения.

Закон онтогенеза. В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.

Таблица 0.8 - Жизненный цикл организации

Основные параметры	Фаза 1	Фаза 2		Фаза 3			Фаза 4	Фаза 5
	рождение	детство	юность	ранняя зрелость	промежуточная зрелость	окончательная зрелость	старение	возрождение
Главная цель	Выживание	Кратковременная прибыль	Ускоренный рост	Систематический рост	Сбалансированный рос	Формирование индивидуальности и имиджа	Сохранение	Оживление
Тип руководителя	Новатор	Оппортунист	Консультант	Соучастник	Объединитель общих усилий	Государственный деятель	Администратор	Способный сообщить импульс
Характерная черта организации	Боевитость	Целеустремленность	Гибкость	Разнообразие интересов	Нивелирование всех систем	Зрелость, самодовольство	Поддержание статус-кво	Способность претерпеть перемены
Самосознание организации	Сосредоточенная в себе	Местного значения	Регионального значения	Национального значения	Мультинационального значения	Мирового значения	Самодовольная	Самокритичная
Вопросы особого значения	Все новое и необычное	Конкурентоспособность	Изучение сектора рынка	Координация	Интеграция	Балансировка всех интересов	Предположение существования	Обновление и развитие
Основная задача	Выход на рынок	Укрепление	Захват своей части рынка	Рост по разнообразным направлениям	Централизация и автоматизация	Пригонка разнообразных интересов	Стабильность	Омолаживание
Тип планирования	Эмпирический (ненаучный)	«Хватай, что можешь»	Простые формы: поставки, бюджет	Формальное. регулярность, специализация	Сложные формы: образ существования	Социально-политическое	Экстрополяционное	Творческое
Способ руководства	Одним лицом	Малой группой неосвобожденных	Выделенной группой лиц	Дицентрализованное	Централизованное	Коллегиальное	Излишне связанное с традициями	Побуждающее к действию, агрессивное
Модель организации	Стремление к мах. прибыли	Оптимизация	Планирование прибылей	Высокая гражданственность	Социальная ответственность	Государственные учреждения	Бюрократия	Птица «Феникс»

Жизнь любой организации сводится к двум группам процессов, направленных на ее поддержание: процессам функционирования и процессам развития.

Под функционированием понимается деятельность организации, непосредственно связанная с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой.

В процессе же развития для этого создаются необходимые условия путем преобразования организации и ее отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды.

В процессе развития организации отмирают прежние элементы и связи и возникают новые, в большей степени соответствующие изменившимся условиям. В зависимости от характера последних развитие может быть не только прогрессивным, но нейтральным или регрессивным.

Существует достаточно много различных форм разновидностей организаций.

Говоря о статусе организации по отношению к своим членам выделяют первичные и вторичные организации. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как некая внешняя данность, образованная и существующая независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, возможность влиять на решение принципиальных вопросов, подчиняются ее требованиям, действуют в соответствии с установленными ею правилами, что свидетельствует о первичности и абсолютной приоритетности организации над ними (государственное учреждение).

Вторичные организации создаются, наоборот, их членами, наделяющими их определенными правами и ресурсами, устанавливающими «правила игры», которым на определенных условиях готовы подчиниться. Они существуют в двух формах: корпоративных и ассоциативных организациях. К корпоративным организациям относят те, члены которых готовы для достижения своих целей в определенной степени жертвовать собственным суверенитетом. Организация ассоциативного типа создается своими членами для повседневной координации их деятельности без потерь ими суверенитета, поэтому не обладает даже условным приоритетом над ними.

Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов, организации подразделяются на механистические и органические. Первые характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких «вертикальных» связей, официальным характером отношений, всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности, напоминающей работу технических устройств. Организации органического типа успешно функционируют в условиях неопределенности и изменчивости. Они характеризуются такими признаками как размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, их широкая специализация, слабая иерархичность, немногочисленность правил и процедур, свобода выбора вариантов деятельности, оценка результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизовано установленных показателей, преобладание неформальных отношений.

С точки зрения легитимности деятельности организации можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные создаются для решения конкретных производственных, хозяйственных и иных задач, являются юридически узаконенными, существуют в определенном правовом пространстве, и их деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. Неофициальные складываются стихийно и существуют как совокупность юридически не зафиксированных в основном неслужебных контактов между людьми, преследующими определенные личные цели, достижение которых не обеспечивается их членством в официальных организациях.

Несмотря на такие отличия организаций, все они имеют общие для всех организаций характеристики.

1. Ресурсы. Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы - это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.

2. Зависимость от внешней и внутренней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, и воздействующие на нее. Их подразделяют на внутренние, имеющие место внутри предприятия и связанные с ошибками и упущениями руководства и персонала. И внешние, возникающие вне фирмы и обычно находящиеся вне сферы влияния предприятия.

К основным внутренним факторам организации, которые требуют внимания руководства, относят: цели; структуру; задачи; технологию; людей.

Внешние факторы делятся на факторы прямого и косвенного воздействия:

I. Факторы прямого воздействия - это факторы, которые непосредственно влияют на операции и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К ним относятся: поставщики; государство; потребители; конкуренты.

II. Факторы косвенного воздействия - это факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции предприятия, но сказываются на них. К ним относится: международные события; политические факторы; социокультурные факторы; состояние экономики; достижение НТП. В совокупности внешние факторы образуют внешнюю среду предприятия, которая характеризуется:

1) Взаимосвязанностью факторов: силой, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2) Сложностью: числом и разнообразностью факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3) Подвижностью: относительной скоростью изменения среды.

4) Неопределенностью: относительным количеством информации о среде и уверенностью в ее точности.

3. Разделение труда. Организация труда на научной основе объективно требует соответствующих форм его разделения, главной целью которого является специализация работников на выполнении отдельных видов работ, операций и процедур. Бывает горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности. По сути, это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е. расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей. По горизонтали труд разделяется по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.

Вертикальное разделение труда – это выполнение работ на основе обособления функций управления, суть которых состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности все элементов организации. В такой работе всегда присутствует два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (проведение их в жизнь). В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направления: общее руководство, технологическое руководство, экономическое руководство, оперативное управление, управление персоналом.

Таким образом, в организации существует две внутренние формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

4. Подразделения и необходимость управления. По сути речь идет об организации труда руководителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей. По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего уровней. При этом, начиная с низшего управленческого звена, каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем. Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается.

Т.о., можно отметить, что деятельность организации определяется тем, насколько она способствует достижению поставленных людьми целей при уменьшении затрат и различного рода неблагоприятных последствий. Необходимыми условиями такой деятельности считаются: наличие оптимального числа соответствующим образом подготовленных сотрудников; четкость и рациональность распределения между ними конкретных функций в соответствии со стоящими задачами; гибкость; внутреннее равновесие и равновесие с окружающей средой; оптимизация технологий; бесперебойность деятельности.

Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система. Каждая из организаций начинает свой жизненный цикл со стадии создания, на которой, прежде всего, определяются цели и задачи организации, ее специализации, размеры, ресурсы, рынки потребителей продукции или услуг и т.д. На достижение целей, стоящих перед организацией и отражающих ее идеальное или желаемое в будущем состояние, направлен процесс управления. Цели являются изначальным элементом системы управления организацией, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую функции.

Само появление организации связывается с наличием у людей общих целей, что превращает управление организацией в целенаправленную деятельность. Следовательно, если нет цели в организации, то и нет управления ею. Цели в организации задают и определяют все другие ее составляющие.

Всю совокупность целевых ориентиров фирмы можно разделить на типы:

1. Идеалы - ориентиры, которые мы не рассчитываем достичь в обозримом периоде, но допускаем приближение к ним.

2. Цели - наиболее общие ориентиры деятельности фирмы в плановом периоде, достижение которых предполагается в полном объеме или в большей части.

3. Задачи и мероприятия - конкретные, количественно измеряемые ориентиры, описания серии рабочих функций, определяющие форму и время выполнения.

ИДЕАЛЫ. К ним относят видение и миссию организации. Видение - это руководящая философия бизнеса, обоснование существования фирмы, не сама цель, а чувство основной цели. То есть видение - это идеальная картина будущего, то состояние, которое может быть достигнуто при самых благоприятных условиях. Видение определяет уровень притязаний в процессе стратегического планирования, оно пересекается с культурой организации, основным элементом которой является система ценностей.

Например, видение компании Диснея: "Делать людей счастливыми".

Возрастающее значение видения определяется следующими факторами:

1. Хорошее средство мотивации работников фирмы, т.к. помогает сплачивать, объединять деятельность людей в едином направлении. Видение объединяет индивидуальные идеалы всех участников организации в единые эталон ценностей.

2. Создает чувство перспективы в деятельности организации, обеспечивает преемственность следующих друг за другом целей фирмы. У видения нет финишной черты, оно создает импульс для постоянного прогресса.

Миссия. Целевая функция начинается с установления общей цели организации, выражающей причину его существования. В ней детализируется статус организации, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение важных характеристик организации.

Миссия является более конкретным ориентиром, чем видение, поэтому чаще всего в процессе работы организации понятие видение опускают или вводят в определение миссии. У миссии есть своя финишная черта - период времени, по истечении которого она должна быть выполнена, она дает общее направление деятельности организации. Миссия - это цель, для которой организация существует и которая должна быть выполнена в плановом периоде. Она является комплексной целью и включает в себя внутренние и внешние ориентиры деятельности фирмы. Ее значение:

1. Это базис, точка опоры для всех плановых решений организации, для дальнейшего определения ее целей и задач;

2. Это уверенность в том, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3. Это помощь в сосредоточении усилий работников на выбранном направлении, в объединении их действий;

4. Это понимание и поддержка среди внешних участников организации, тех, кто заинтересован в ее успехе.

Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей. Миссия не должна зависеть от ткущего состояния организации, форм и методов ее работы, т.к. в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будет направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности организации. Но прибыль как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития и, в конечном счете, приведет к неэффективной работе. Содержание миссии включает в себя:

1. Описание продуктов или услуг;

2. Характеристика рынка (определение потребителей);

3. Цели организации;

4. Технология;

5. Философия (взгляды и ценности);

6. Внутренняя концепция (собственное впечатление о себе);

7. Внешний образ (имидж).

Например: миссия фирмы "Пепси-кола" лаконично выражена в лозунге: "Превзойти Коку!".

ЦЕЛЬ. Цели, в отличие от миссии, выражают отдельные конкретные направления деятельности. Важность определения целей связана с тем, что они:

• являются фундаментом для процесса управления в целом: планирования, организации, мотивации, контроля;

• определяют способы повышения эффективности работы организации;

• лежат в основе принятия любого делового решения;

• служат руководством для формирования конкретных плановых показателей.

Отсюда - цель представляет собой описание будущего состояния объекта управления. Содержание цели включает объективное и субъективное. С одной стороны, цели отражают требования объективных законов жизни человека и общества (закон экономии времени, закон стоимости и т.п.). С другой стороны, цели являются продуктом сознания и формулируются людьми, отражая их интересы. Цель - это исходный пункт, определяющий отношения между субъектом и объектом управления.

Взаимодействие субъекта и объекта управления в структуре организации характеризуется диалектикой цели, средства и результата. Цель выступает как идеальное описание результата деятельности, а сама деятельность - как процесс достижения цели. Переход от цели к результату не является непосредственным. Не сами сформулированные человеком цели как таковые приводят к конкретному результату, а процесс достижения их с помощью определенных материальных средств.

Средства достижения цели - это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации - ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата. Взаимоотношения цели и средства заключаются в том, что цель не только определяет предмет или действие как соответствующее ей средство, но и сама выступает как нечто содержательное, конкретное лишь в связи с отношением к средству. Обычно в организации то, что является целью объекта управления (нижестоящего подразделения), для субъекта - это средство достижения его цели.

Как пишет Дж. Гелбрейт, проблема целей начинается с взаимоотношений между личностью и организацией. Люди организуются, так как верят в то, что это самый эффективный путь достижения своих целей. Цели индивида - это единственные цели, которые существуют в объективном мире, так как они строятся на его неудовлетворенных потребностях. Все остальные цели являются организационной или общественной трансформацией целей индивида.

Выбор между индивидуальной и организационной целью играет очень важную роль при анализе управления организацией. Организация становится ареной, где люди пытаются удовлетворить свои аппетиты в успехе, достижениях и в потребностях существования. С этой точки зрения эффективность - это не то, как успешно достигнуты цели организации, а то, как члены организации достигли свои личные цели.

Цели организации - это цели, общие для всех ее членов. Они имеют множественный характер, ранжируются и устанавливаются в зависимости от текущей ситуации и условий, в которых организация функционирует. Цели выполняют ряд функций:

1. Отражают философию организации, концепцию ее деятельности и развития, обеспечивают основу для конструирования организации.

2. Уменьшают неопределенность текущей деятельности. Помогают организации познавать и приспосабливаться к окружающей действительности.

3. Составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности. Являются стандартом для оценки работы членов организации.

4. Сплачивают вокруг себя людей, побуждают их брать на себя обязанности, прилагать усилия для их выполнения, регулируют их поведение и являются главным мотиватором при удовлетворении потребностей.

5. Служат оправданием необходимости и закономерности существования организации.

Успешная реализация функций возможна при условии, когда цели организации отвечают определенной совокупности требований, предъявляемых к ним:

1. Цели должны быть конкретными, представляемыми по возможности не только качественно, но и в количественных показателях.

2. Цели должны быть реальными, достижимыми в данных условиях.

3. Цели должны быть гибкими, способными к трансформации и корректировке в соответствии с меняющимися условиями деятельности организации.

4. Цели должны быть признаваемы людьми в качестве своих личных целей.

5. Цели должны быть проверяемыми, что связано с необходимостью оценивать степень их достижения и стимулирования людей.

6. Цели должны быть совместимыми друг с другом во временном и пространственном отношении.

Соблюдение перечисленных требований по существу задает целям организации системный характер, предполагающих их классификацию.

1. По степени важности для организации цели разделяются на:

• стратегические (ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих жизнь и лицо организации);

• тактические (промежуточные по отношению к стратегическим, отражают отдельные этапы их достижения).

2. Исходя из периода времени, необходимого для их реализации:

• долгосрочные (свыше пяти лет);

• среднесрочные (от года до пяти лет);

• краткосрочные (до одного года).

3. По содержанию цели делятся на:

• технологические (компьютеризация, внедрение гибких технологий, строительство новых производственных зданий и пр.);

• экономические (укрепление финансовой устойчивости организации, рост прибыльности работы, увеличение рыночной стоимости организации и пр.);

• производственные (выпуск определенного объема товаров, повышение качества и эффективности производства, снижение себестоимости и пр.);

• административные (достижение высокой управляемости организацией, надежного взаимодействия между сотрудниками, слаженности в работе и пр.);

• маркетинговые (завоевание рынков сбыта, привлечение новых покупателей, клиентов, продление жизненного цикла товаров/услуг и пр.);

• научно-технические (создание и внедрение в производство новых образцов продукции, доведение их до уровня требований мировых стандартов и пр.);

• социальные (создание благоприятных условий труда, жизни и отдыхи работников, повышение их квалификационного уровня и пр.).

4. По форме выражения можно говорить о целях, характеризуемых:

• количественными показателями (производство продукции в рублях и др.);

• качественными показателями (благоприятный климат в коллективе).

5. По уровню:

• общие (отражают концепцию развития организации в целом и по важнейшим комплексным направлениям ее деятельности);

• специфические (разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации общих целей).

ЗАДАЧИ. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности и обязанностям.

В результате в организации складывается определенная система целей и механизм ее постоянного обновления. В рамках этой системы цели находятся в определенных отношениях друг к другу.

Во-первых, они могут вытекать друг из друга, образуя своего рода "дерево", от "ствола" которого отходит несколько крупных "веток" символизирующих ключевые цели по таким важнейшим функциональным подсистемам, как маркетинг, производство, персонал, финансы и др. Они в дальнейшем разветвляются на более мелкие, соответствующие специфическим целям до той поры, пока последним элементом каждой цепочки станет задача (рис. 1.6).

Во-вторых, цели могут находится друг с другом в отношении иерархической соподчиненности, то есть цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и времени существования, чем цели низшего уровня.

Деятельность организации, связанная с работой по достижению целей, может быть рассмотрена в виде процесса управления по целям (рис. 1.7). Эта модель содержит пять основных компонентов, каждый из которых состоит из ряда элементов специфических для каждой организации и для определенной формы управления по целям.

Рисунок 0.18- Дерево целей организации

Рисунок 0.19 - Модель управления по целям

Управление по целям имеет свои преимущества и недостатки. Оно способствует осуществлению реального планирования работы, помогает определить место и роль участников в процессе, приблизить формальную структуру к неформальной, повышает личную ответственность исполнителей, втягивает их в обязательства. Проявляется элемент самомотивации и энтузиазма. Оно делает задачи ясными и четкими. Вместе с тем, эффективное применение данного метода требует от руководителя высокого профессионализма, хороших знаний работниками общих целей организации. Появляется необходимость организовывать взаимосвязь целей. Реализация такого управления предполагает проведение большого объема работ. Сама процедура склоняет к установлению краткосрочных целей. Проявляется тенденция к застою в целях и негибкости, преобладанию "количественных" целей над "качественными".

Все эти положения еще раз подчеркивают многогранность управления, его категорическое невосприятие однобокости. Нельзя управлять только в одном направлении или с помощью одного метода и подхода. Эффективность управления и деятельности организации можно достичь с помощью использования в совокупности различных направлений.