KONZERN-RICHTLINIE Nr. 03/01 GROUP DIRECTIVE

Vr6025 HJ

2011-05-05

_VOITH

Gültig für alle Konzerngesellschaften mit Ausnahme der US-Konzerngesellschaften.

Geltung für US-Konzerngesellschaften nur, soweit durch deren jeweils zuständige Gesellschaftsgremien ange­nommen.

Ersatz für Konzern-Richtlinie Nr. 03/01 vom 2005-07-29

Risiko- und Qualitätsmanagement

Inhaltsverzeichnis

1	Allgemein	2
1.1	Geltungsbereich	2
1.2	Ziele	2
1.3	Integration von Risiko- und Qualitätsmanagement	3
2	Risikomanagementsystem	4
2.1	Risikoarten	4
2.2	Risikomanagement-Verantwortliche	4
2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3	Risikomanagement-Prozess Risikoidentifizierung Risikoanalyse und -bewertung Risikosteuerung	4 4 4 5
2.3.3.1	Konzernrisiken	5
2.3.3.2 2.3.4	Leistungsrisiken Risiko-Überwachung und -Reporting	5 5
2.3.4.1	Leistungsrisiken	5
2.3.4.2	Konzernrisiken	6
Liste der Anlagen und Abkürzungen		7

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1 Allgemein

1. Geltungsbereich

Diese Konzern-Richtlinie ist gültig für alle Konzerngesellschaften. Sie regelt die allgemein gültigen Anforderun­gen an das Risiko- und Qualitätsmanagement im Konzern/Group (G).

Die Führungsgesellschaften der Konzernbereiche/Group Divisions (GD) regeln die Detailabläufe des Risiko- und Qualitätsmanagements in ihren Gesellschaften/Operating Units (OU) in separaten Konzernbereichs-Richtlinien.

Zusätzlich gelten die Geschäftsordnungen für die Geschäftsführungen der Konzerngesellschaften und ihrer Bei­räte.

2. Ziele

Unternehmerische Tätigkeit am Markt bedeutet das Treffen von Entscheidungen unter Unsicherheit. Risiko ist daher ein wesensimmanentes Element jeder unternehmerischen Betätigung. Es steht in engem Zusammenhang mit anderen Managementsystemen wie Qualitätsmanagement, Prozessmanagement und IT-Management.

Alle Elemente des Risikomanagements sind in einem umfassenden Risikomanagementsystem zusammenge­fasst, dessen Ziele wie folgt beschrieben werden:

> Schutz des Konzerns und seiner Gesellschaften vor Risiken, die die Erreichung der Unternehmensziele ge­fährden, insbesondere solche, welche die Existenz einzelner Gesellschaften oder gar des Konzerns gefähr­den; existenzgefährdende Risiken bestehen für eine berichtende Einheit, wenn

• aggregiertes Risikopotential > 50 % des Eigenkapitals oder

• aggregiertes Risikopotential > 10 % des Umsatzes.

• Erhöhung des Wertes des Konzerns und seiner Gesellschaften durch Reduzierung der Risikopotentiale und der Eintrittswahrscheinlichkeiten.

• Erfüllung der rechtlichen Erfordernisse, insbesondere des deutschen Gesetzes KonTraG analog zu einer amtlich notierten Aktiengesellschaft. Das Risikomanagementsystem soll dabei nicht nur praktikabel sein, sondern auch ausführlich dokumentiert und auditiert werden.

• Erfüllung der unternehmerischen und führungsmäßigen Anforderungen:

• die Regularien werden top-down etabliert.

• das Reporting erfolgt bottom-up entsprechend der Berichterstattungsregeln.

• das System muss zuverlässig zu Frühwarnsignalen führen, über die die oberen Führungsebenen ent­sprechend der etablierten Berichterstattungsregeln informiert werden.

• die Organisation muss sich an den Inhalt des Systems halten, was ebenfalls durch Audits überprüft wird.

• Risikomanagement darf andererseits das unternehmerische Handeln nicht behindern.

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> Unterstützung des professionellen unternehmerischen Denkens auf allen Ebenen:

• das System muss zu einem ausgewogenen Gleichgewicht zwischen richtig eingeschätzten Risiken und Chancen führen.

• Risikomanagement soll zum bewussten Umgang mit den Risiken und Chancen führen.

• Risikomanagement soll durch systematisches Vorgehen und die grundsätzliche Einbeziehung aller Mitarbeiter die flächendeckende Erfassung von Risiken gewährleisten.

> Anwendung von bestehenden Richtlinien, Verfahren und Berichtswegen:

• das Risikomanagement-System ist nicht ein separates System für sich, es macht Gebrauch von und basiert auf den bestehenden Management- und Controlling-Instrumenten und baut auf einem umfas­senden internen Kontrollsystem auf.

• das Qualitätsmanagement soll mit dem Management der technischen Risiken verbunden werden. 1.3 Integration von Risiko- und Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement umfasst - wie Risikomanagement - alle Bereiche / Prozesse innerhalb der Gesellschaft. Beide Managementsysteme haben weitere Ähnlichkeiten:

• sie haben das gemeinsame Ziel, Qualitäts- und Risikokosten zu senken.

• sie sollen durch Identifizierung von Frühwarnsignalen Korrekturmaßnahmen initiieren (Regelkreis).

• sie werden durch externe Standards geregelt (ISO, KonTraG).

• sie erfordern Kontrollsysteme mit definierten Prozessen, die dokumentiert und auditiert werden.

Falls ISO-Zertifikate erforderlich sind, soll für die Qualitätsaudits bei den Konzernrisiken (Pkt. 2.2) auf die Risiko­management-Berichte zurückgegriffen werden (es wird kein paralleles Qualitätsmanagementsystem für diese Bereiche eingeführt).

Das Qualitätsmanagementsystem der OUs / GDs soll in das "Technische Risiko- und Qualitäts-Management" (TRQM) integriert werden. Die jeweiligen Systemmanager (TRQO/TRQMr, (Pkt. 2.3)) jeder OU und ggf. der GDs sind verantwortlich für die Umsetzung, Pflege und Audits des TRQM-Systems. Dies bedeutet, dass die Quali­tätsmanagement-Handbücher überarbeitet und um die Thematik "Vermeiden von technischen Risiken zum Nut­zen unserer Kunden und von uns selbst" erweitert werden müssen. Dazu ist auch die in Anlage 1 wiedergegebe­ne Grundsatzerklärung der Konzerngeschäftsführung (bzw. 21.November 2004 des Konzernvorstandes) zum Risiko- und Qualitätsmanagement (auch verfügbar in Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Spanisch, Chinesisch) in die Handbücher aufzunehmen.

Die OUs sollen die TRQMr so positionieren (direkt einem Geschäftsführer berichtend) und unterstützen, dass sie in der Lage sind, effektiv an dem wichtigen Ziel der Reduzierung von Qualitäts- und Risikokosten bei Voith beizu­tragen. Dies erfordert neue Tätigkeitsbeschreibungen für eine stärkere Einflussnahme auf die Geschäftsprozesse und angemessene Stellenbesetzungen.

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