Билет 45 Схема прохождения входящих документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Этапы входящих потоков:

Приём корреспонденции

Первичная обработка документов

Предварительное рассмотрение - При предварительном рассмотрении проводится всесторонняя оценка документов (важность, срочность исполнения…)

Регистрация

Рассмотрение документа руководством - Руководитель должен рассматривать документы и возвращать их строго в определённый срок. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюции

Исполнение документа

Разнесение документов в дела

Формирование дела

Оформление дела

Передача в архив

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы направляются в дело тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает документ исполненным.

Билет 46 Схема прохождения исходящих документов.

Этапы исходящих потоков:

Подготовка проекта документа

Согласование

Подписание, утверждение

Регистрация

Рассмотрение документа руководством

Для предварительного изготовления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ предоставляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он изготовился. Исходящие документы подписываются руководителем. Документы, не требующие подписи руководителя, отправляют за подписью руководителей структурных подразделений.

Подписанные документы регистрируются и отправляются на почту.

Однако в последние годы с развитием передачи документов с помощью технических средств связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи, то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

БИЛЕТ 47 Служба ДОУ, её виды, структурные части.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче  в архив, уничтожения).

БИЛЕТ 48 Функции структурных частей службы ДОУ. –нету (((

БИЛЕТ 49 Группы ОРД, их характеристика

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- администрация предприятий, учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания;

- кооперативные организации - решения;

- общественные организации - постановления, распоряжения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, например, перечисляют факты, события, пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, с указанием поисковых (ссылочных) данных. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе. Слова «постановляет», «решает», «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная с левой границы поля. Затем с новой строки располагается текст распорядительной части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях, постановлениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе [6].

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.