Билет 41 Экспертиза ценности документов.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.

Билет 42 Порядок формирования дел для последующего хранения.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

· экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

· оформление дел;

· описание документов постоянного и долговременного хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Билет 43 Порядок уничтожения дел с истекшим сроком годности.

В архивах документы теряют свою ценность в связи с завершением их обязательного срока хранения. Своевременный отбор и уничтожение дел – это совокупность услуг, способствующих оптимизации работы архива в целом и приводящих в порядок всю документальную базу. Отбор материалов к утилизации проводится либо при приеме дел в архив и проведении их повторной экспертизы ценности, либо же в связи с истечением срока хранения документов. Тогда сотрудник отыскивает их по номенклатуре дел и передает на уничтожение.

Оформление приемо-сдаточных накладных на уничтожение документов осуществляется с указанием веса, количества дел, сданных на утилизацию, а также даты передачи материалов. За погрузкой и вывозом документации для уничтожения необходим контроль специального сотрудника, отвечающего за сохранность бумаг.