- •Билет 4 Формуляр-образец ус орд. Его назначение.
- •Билет 34 Контроль исполнения документов.
- •Билет35 Отправка исходящих документов.
- •Билет36 Номенклатура дел. Виды номенклатур дел.
- •Билет37 Порядок составления номенклатуры дел на предприятии.
- •Билет 38 Текущее хранение документов.
- •Билет 39 Порядок формирования дел в текущем делопроизводстве.
- •Группировка документов в дела
- •Билет 40 Организация хранения дел в текущем делопроизводстве.
- •Билет 41 Экспертиза ценности документов.
- •Билет 42 Порядок формирования дел для последующего хранения.
- •Билет 43 Порядок уничтожения дел с истекшим сроком годности.
- •Билет 44 Порядок составления описей дел, подлежащих передаче в архив.
- •Билет 45 Схема прохождения входящих документов.
- •Билет 46 Схема прохождения исходящих документов.
- •Билет 50 Юридическая сила документа
Билет 38 Текущее хранение документов.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
-документы текущего управления;
-документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;
-собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.
Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.
Билет 39 Порядок формирования дел в текущем делопроизводстве.
Общие принципы формирования дел
Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.
Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
-распределение исполненных документов по делам;
-расположение документов внутри дела;
-оформление обложки дела.
В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником.
Группировка документов в дела
Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.
Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
Билет 40 Организация хранения дел в текущем делопроизводстве.
По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.