Тема 3. Засоби ділового спілкування

Тема 3.1. Етикет ділових паперів

1. Загальні вимоги до мови документа.

2. Традиції ділового письмового мовлення.

3. Загальні вимоги до оформлення документів.

Завдання:

1. Вивчити питання етикетної регламентації документальної комунікації.

2. Виокремити основні вимоги до підготовки документа.

3. Дати відповіді на контрольні та проблемні питання.

4. Підготувати зразки документів, оформлених згідно вимог.

Теоретична довідка

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини. Документ має правове і господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Найважливіша властивість документа – вміщення інформації.

Основні вимоги до документа:

• він повинен видаватись повноважним органом або повноважною особою;

• не повинен суперечити діючому законодавству та директивам керівних органів;

• повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, базуватись на наявних фактах і містити конкретні пропозиції та вказівки;

• повинен бути складений за встановленою нормою;

• повинен бути бездоганно відредагований і оформлений.

Основні види документів: автобіографія, акт, довідка, заява, договір, доповідна записка, доручення, заява, звіт, інструкція, квитанція, лист, наказ, накладна, наряд, оголошення, посвідчення, постанова, пояснювальна записка, протокол, резолюція, розписка, розпорядження, характеристика.

Основні принципи підготовки документа: об’єктивність, логічна послідовність, повнота інформації, ясність і точність опису, відсутність суперечностей, переконливість, лаконічність, оформлення згідно традицій і стандартів і нормативів ділового мовлення.

Питання мовного етикету в діловому писемному спілкуванні має принципове значення. До основних проявів етикету ділових паперів є:

• переконливість документа, що ґрунтується на повноті і точності висловлень;

• використання словесних форм ввічливості;

• стриманість тону висловлень;

• дотримання службового рівня при підписанні документів;

• використання ділової лексики;

• грамотність і ретельність оформлення з дотриманням вимог.

Оформлення документа здійснюється за певними правилами.

Головні з них такі:

• в документі має бути вказано назву установи, організації у бланку або в повному розгорнутому найменуванні посади особи, яка підписує документ (у випадку оформлення документа на чистому аркуші);

• в документі має бути вказано його вид (різновид), окрім листів;

• особливості викладення змісту документу зумовлені його видом;

• документ повинен мати: заголовок (окрім листів), адресат (для службової кореспонденції), адресу (для приватної кореспонденції), датування затвердження;

• на документах, що надходять до установи, ставиться штамп з датою надходження.

Оформлення документів здійснюється відповідно змісту єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) – науково впорядкованого комплексу основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процес діловодства, починаючи з моменту створення, надходження документа і до його передачі в архів.

Контрольні питання:

1. Що таке документ?

2. Які основні властивості документів?

3. Назвіть основні види документів.

4. Які основні вимоги до документу?

5. Що є проявом етикету ділових паперів?

6. Які правила оформлення документів?

7. Для чого в документах проставляється штамп з датою надходження?

8. Яке призначення бланків для ділових паперів?

9. Що містить в собі бланк ділового паперу?

10. Які обов’язкові реквізити документів?

11. Які словесні форми ввічливості доцільно використовувати в листах-відмовах?

Проблемні питання:

1. Чому лексика ділових паперів має етикетне значення?

Теми рефератів:

1. Оформлення ділових паперів у спілкуванні з іноземцями.

2. Ґенеза письмового ділового спілкування.

Література:

1. Альбов А.С. Письмо к зарубежному партнеру. – Л., 1991.

2. Ваш зарубежный партнер. Переписка, документация, контракты. – М., 1992.

3. Етика ділового спілкування: Курс лекцій / Т.К.Чмут, Г.Л.Чайка, М.П.Лукашевич, І.Б.Осечинська. – К., 1999.

4. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К., 1977.

5. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – К., 1995.

6. Плотников А.В. Деловая переписка с зарубежными партнерами. – М., 1992.