1. What is the desired outcome of the meeting? (How will you know the meeting was successful?)
This is the first and most important question to ask before any meeting.
Too often meeting planning revolves around the topic – which doesn’t define success at all. Why would you meet if you didn’t know what you wanted to accomplish? I’m not sure why you would, but it happens thousands of times everyday.
Before you schedule or at least plan your meeting, you need to know what your desired outcome(s) are. Without these, your meeting is doomed to being less effective (and more frustrating) than it could be.
2. Who needs to be there? (And who doesn’t?)
I’m guessing some of the meetings you’ve attended that you would consider to be ineffective or boring were meetings where you didn’t see a need for being there at all. This experience should give you a clue . . . the best meetings have the right people (and only those people) in attendance.
Once you know what you want to accomplish, then (and only then) should you think about who needs to be there. Let your desired outcomes drive who you include in your meeting.
3. Is the agenda prepared? (If not now, when?)
Your desired outcome(s) are a pivotal part of your agenda and so once you have them determined you are a long way towards completing your agenda. Add the timing, order of events, and a listing of the desired outcomes, as well as the location, length, attendees, etc. and get that to people ahead of time.
4. What can I do to prepare? (How can I help others prepare?)
If you are planning this meeting, you need to think through the agenda to make sure you are prepared from a logistical standpoint. You also need to make sure the others you have invited understand the agenda, how they can contribute, and what preparation they need to do.
Beyond your planning role though, as a meeting participant you also need to consider your preparation for the content of the meeting. Think about the information or ideas that you need to bring with you. If you need input from others or need to review something, make sure you have done that as well.
5. What can I do to make this meeting succeed? (What is my responsibility?)
Once the planning is done and the agenda is published, this important question remains. Answering this question reminds you that there are many things you can do to make the meeting more effective. Those things you can do include:
being on time
Actively participating
Maintaining an open mind
Listening
Making sure everyone is contributing
Asking questions
I could go on, but you get the idea. It doesn’t matter what your stated role is for the meeting, hopefully you are there because you have something to contribute. It is your responsibility to offer that contribution.
When everyone attending a meeting thinks about their responsibility – and acts on it, you’ll be amazed at the results.
A comment about roles
At the start of this article I mentioned that these questions applied to anyone. However, as you read most of them you may have been thinking that this article is mostly for leaders, managers or others who plan meetings.
While those people might be the people actually determining the desired outcomes and inviting people, all of these questions still apply to all of us.
If we aren’t responsible for the planning of the meeting, we still need to know the desired outcomes. If we are invited, we need to ask why.
If there isn’t an agenda, we can raise our hands and ask for one (or suggest one is written at the start of the meeting). We all can do our best to be prepared, and of course question #5 is completely relevant to anyone – regardless of your role or classification in the organization.
If you want better meetings, ask yourself these questions, and take action on your answers.
Task 2
Choose one of the articles and render it in English.
1
Збори - це групове спілкування, що керується та організується. Їх успіх на 90% залежить від підготовки. Підготовка наради починається з визначення її необхідності. Після рішення організувати колективний процес обговорення уточнюють його тему і ціль. Шляхом виділення й угруповання проблем розробляється порядок денний. Найбільш «важкі» пункти, що вимагають розширеного обговорення, пророблення, найкраще помістити в другу третину зборів, коли фізична і розумова працездатність групи досягає піка. Поточні чи термінові питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а «найпростіші» чи пункти найбільш цікаві - залишити наприкінець.
Наступний крок - визначення кількісного і якісного складу аудиторії, підготовка учасників.
Зовсім не обов'язково на кожну нараду запрошувати керівників усіх підрозділів. Залучаються звичайно ті посадові особи, що найбільш компетентні у обговорюваній проблемі. За кількістю учасників збори можуть бути вузькими (до 5 чоловік), розширеними (до 20 чоловік) і представницькими (понад 20 чоловік). Маленькі групи високопродуктивні, але в них важко зав'язати розмову, є ризик прийняття ненадійних рішень. Великі, як правило, приймають вивірені рішення на основі багатьох точок зору, але в них важко дійти згоди , необхідний посилений контроль, існує небезпека виникнення угруповань, тиску на «саботажників». Ідеальна кількість учасників для внутрішнього ділового засідання - від 6 до 9. Усі співробітники повинні бути завчасно ознайомлені з темою, метою, порядком денним і необхідними матеріалами, документами.
Найкращий час для проведення зборів - це пізній ранок (11 годин середи, четверга). Для регулярних нарад відводять визначений день тижня.
Місцем проведення, як правило, є кабінет керівника організації. Однак краще скликати наради в спеціально обладнаному приміщенні. Воно повинно мати гарну акустику, звукоізоляцію, вентиляцію, нормальну температуру повітря, зручні для роботи меблі. Оптимальне розташування учасників - на відстані витягнутої руки один від одного за столом трапецієподібної форми.
Доцільна тривалість спільної розумової діяльності великого числа людей - 40 - 45 хвилин. Якщо обставини справи вимагають більшого часу, то після 40 хвилин оголошують десятихвилинну перерву. Регламент установлюється на початку наради. Звичайно вступне і заключне слово ведучого, а також усі виступи плануються на 10 хвилин. У вступному слові треба ясно і конкретно, коротко викласти обговорювані проблеми і ще раз звернути увагу присутніх на кінцеву мету наради. Щоб створити стимул для дискусії, можна підкреслити практичну значимість питань, поставити перед слухачами ряд конкретних задач. Одне з найважливіших вимог до голови наради - не нав'язувати із самого початку свою позицію іншим учасникам.
Звертаючись до ораторів, головуючий називає учасників на ім’я по батькові, за можливістю підкреслює їхній досвід і компетентність з відповідного питання. Голова повинен бути вкрай уважний не тільки до суті виступу, але і до того , як кожен з них вписується у загальну конструкцію, як працює на досягнення наміченої мети; чи не веде убік.
Організатор стежить за регламентом, у ході і після розгляду кожної проблеми коротко резюмує виступи. Це дозволяє домогтися впевненості в тому, що всі присутні чітко розуміють, про що мова , що в ході дискусії досягнуть визначеного прогресу. Якщо оратор виходить за рамки питання, варто дипломатично зупинити його. Критичну оцінку пропозицій дають негайно після промови, чи, якщо використовується метод «мозкового штурму», після висловлення всіх ідей.
Наступний можливий етап наради - прийняття рішень. Зачитується заздалегідь підготовлений проект рішення, і учасники наради вносять свої корективи, приймають його за результатами голосування. Після прийняття рішень визначаються особи , що здійснюють його виконання і контроль.
Закінчуючи збори головуючий може закликати усіх до виконання тих планів, програм, до досягнення тих цілей, до яких прийшли в підсумку; коротко резюмувати хід обговорення; похвалити найбільш вдалі ідеї, ділові виступи; подякувати усіх за продуктивну роботу.
2
ПРОТОКОЛ
Хай думок не кожен порух, та чи єдність, чи розкол,
все, що відбулось на зборах, вам розкаже Протокол.
Головуючий. Присутні (кількість їх). Порядок дня.
Основні думки присутні, план, конкретні завдання.
Що зробив наш осередок (все важливе, непросте).
Слухали: про те-то й то-то, Ухвалили: те-то й те...
Між державами угоди про кордон чи про футбол,
підписали на нараді і складали - Протокол.
Зміст документа
Протокол — це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, ухвалені в результаті обговорення. Цей документ складає секретар або інша спеціально призначена особа. Підписують протокол секретар і голова зборів.
Реквізити
Реквізити протоколу:
• назва виду документа;
• порядковий номер;
• назва зібрання (збори, нарада, конференція тощо);
• назва установи (підприємства, організації), де відбувається зібрання;
• дата проведення;
• місце складання (назва населеного пункту);
• прізвища й ініціали присутніх (або кількість присутніх);
• посади, прізвища, ініціали голови зборів і секретаря;
• порядок денний (у називному відмінку) із зазначенням доповідачів із кожного
питання;
• основний текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості аркушів
і примірників; підписи голови та секретаря.
Основна частина
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ нумерується (1, 2, 3 і т. д.). Розділи протоколу містять такі складники:
Слухали |
Виступили |
Ухвалили |
|
|
|
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо присутніх на зборах (нараді, конференції тощо) багато, то зазначається тільки їхня кількість. Датою протоколу є дата проведення зібрання.
Види протоколів
За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:
короткі (записуються лише обговорювані питання, прізвища доповідачів, ухвалені рішення);
повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів та інших учасників);
стенографічні (записуються дослівно всі виступи, репліки, запитання, відповіді).
Стилістичні особливості
Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів. У протоколі поєднуються засоби офіційно-ділового стилю з публіцистичним, а іноді і з розмовним, оскільки в цьому документі фіксуються виступи учасників зібрання, які користуються усіма багатствами мови.
|
|
Being a good negotiator isn't just for business people. In fact, mastering negotiation skills will help you in just about every aspect of your life. It can get you a few extra vacation days, or an extension on a deadline, or even an upgrade on your hotel room. In this unit you will learn a few tips on how to get what you are looking for every time and still make your counterpart feel like they got a great deal.
Listen to people talking about what the word ‘negotiation’ means in their language. Write a brief definition next to each nationality. Then decide which definition comes closer to:
the meaning of negotiations in your language
a definition of what an ideal negotiations should be
Dutch (Holland) _______________________________________________
Urdu (Pakistan) _______________________________________________
Wolof (Senegal) _______________________________________________
Japanese (Japan) ______________________________________________
A