4.2.Методика управления коммуникациями на совещании.

Важная форма установившегося взаимодействия при выполнении производственных задач - совещания.

Общие цели совещаний:

1.Получение необходимой информации для принятия эффективного УР.

2.Выработка общих позиций по сложному прогрессивному вопросу.

3.Мобилизация усилий сотрудников в интересах успешного решений проблемы.

Для достижения этих целей необходимо:

1. Продумать повестку дня.

2. Установить связи и характер взаимодействия участников и представляемых ими подразделений.

3. Установить последовательную постановку вопроса.

4. Заранее дать поручения тем, кто будет готовить доклады по отдельным вопросам.

5. Убедиться, что все участники ознакомлены с вопросами на повестке дня.

6. Проверить подготовку документов, технических средств, помещений.

Руководитель играет одновременно несколько ролей: генератор идей, ведущий, пример рассудительнсти и сдержанности.

Основные этапы совещания:

1.Подготовительный: представление цели совещания, регламента его проведения, оценка настроя присутствующих и приведение их к активности

2.Повестка дня: руководитель сообщает главную информацию, порядок рассмотрения вопросов, их важность, и возможные результаты совещания

3.Конкретизация деталей (предоставляется слово участникам, выслушиваются мнения, руководство поддержанием дисциплины, контроль времени обсуждения, исключаются второстепенные вопросы, делаются промежуточные выводы, передается слово от участнкика к участнику.)

4. Заключительный этап (после совещания руководитель анализирует его ход и результаты, фиксирует задания и сроки исполнения последовательного контроля (они будут положены в повестку последующих совещаний).

4.3.Коммуникации в ходе переговоров.

Переговоры – основная форма внешних коммуникаций.

Подготовка к переговорам зависит от

• Предмета обсуждения

• Положения участников (уровня)

• Важности партнерства

• Долгосрочности взаимоотношений с партнером

• Объема планируемой сделки

Переговоры проводятся руководителем или одним из работников.

Типы переговоров.

1. Переговоры о намерении сторон (письма о намерении), о будущих разработках, исслоедованиях.

2. Техникоэкономические.

3. Коммерческие переговоры (по заключению торгового контракта).

Обычно переговоры не начинаются с обсуждения деловых вопросов. Стороны стараются оценить заинтересованность в обсуждаемых вопросых. Демонстрировать интерес к сделке не принято. Важно выработать позитивно-настойчивый стиль.

Переговорная стратегия.

1. Английский подход. Поиск и выдвижение встречных интересов.

2. Немецкий подход. «Насточивая борьба», перевес в которой достигается за счет перегруппровки аргументов.

3. Японский (восточный). «Подход затягивания», создание целей компромиссов.

Основные стадии переговоров.

1. Предварительный (носит ознакомительный характер и влючает обзор обстановки на рынке, установление контактов, сбор информации, определение полномочий сторон и отдельных исполнителей).

2. Начальный – в процессе переговоров (ведутся переговоры с несколькими фирмами так, как будто именно с ними будет подписан контракт, важно установить доверие и оценить возможность перспективы сотрудничества).

3. Основная (наиболее напряженная и проходит в несколько этапов, после выбора одного партнера и прекращения переговоров с другими, стороны садятся за стол переговоров для обсуждения вопросов, которые станут основой будущего контракта (предмет контракта, сроки поставки, условия платежа).

На этой стадии проявляются основные принципы:

- конкретность и выполнимость обязательств;

- установление четкой грани между возможным, компромисным и невозможным.

- четкая аргументация и логическое обоснование своих позиций.

4. Заключительный (окончательное оформление результатов переговоров после уточнения и согласования результатов сторон, утверждение текста контракта, согласуется процедура подписания, проверяются копии текста и документов, и лица, имеющие право подписи, подписывают контракт).

В ходе сложных и длительных переговоров после завершения каждого раунда составляются записи – резюме, которые в российской практике имеют форму отчетов и подписываются в досье контракта. Одновременно готовится справка о компании-партнере и ее представителях, которая содержит несколько моментнов:

- сведения о характере и объеме основной деятельности;

- заинтересованность партнера в долгосрочном взаимодействий и сотрудничестве;

- твердость и уступчивость, проявляемые в обсуждениях вопросов;

- характер допущеных ошибок и т.д.

Переговоры от имени компании ведет один человек, а присутвующие могут задавать вопросы и комментировать с его разрешения.

Методы переговоров.

1. Метод «колбасы». Информация, представляется партнером, начиная с «вкусной» части (выгоды).

2. Метод «рамки». Определение граничных условий, по которым фирма может уступить.

3. Предупредительный метод. Аналогичен методу «рамки», но об узловых параметрах говорится в начале обсуждения.

Управление переговорными рисками.

1.Своевременное и качественное страхование.

2. Закрепление в договоре всех возможных трудностей, форсмажорных обстоятельств, рисков.

3. Валютные оговорки, плавающие цены.