Использование формул в таблицах

Для выполнения несложных вычислений над числовыми данными в таблице могут быть использованы формулы. В отличие от Excel Word не отображает для ячеек таблицы уникальные адреса, поэтому ссылки на ячейки в формулах можно выполнять в соответствии с расположением ячеек, над данными которых производятся вычисления, относительно ячейки с формулой: left (слева), right (справа), above (сверху), below (снизу). Для вычислений необходимо выполнить следующие действия:

• установить курсор в ячейку, куда должна быть вставлена формула, выбрать команду меню ТаблицаФормула;

• в диалоговом окне «Формула» Word вставляет наиболее вероятную формулу для вычислений. В поле Формула после знака равенства вставить функцию, выбрав ее из списка Вставить функцию. После вставки курсор будет помещен между скобками, внутри которых указывается аргумент функции (left, right, above, below);

• при необходимости можно выбрать формат отображения результатов вычислений в списке Формат числа;

• щелкнуть по кнопке OK, после чего Word вставит поле, содержащее формулу, в ячейку таблицы и отобразит результат вычислений.

Формула, вставляемая в ячейку, может содержать, кроме функций, различные математические операторы, позволяющие выполнять действия над значениями ячеек таблицы. Формула начинается со знака равенства, а ячейки или диапазоны ячеек, над значениями которых выполняются действия, указываются в круглых скобках.

Ссылки на значения ячеек в формулах обычно выполняются по их положению в строках и столбцах: строки нумеруются сверху вниз, а столбцы именуются латинскими буквами слева направо. Например, для использования в расчетах данных ячейки, располагающейся во второй строке второго столбца, в формуле указывается адрес ячейки B2. Для указания диапазона ячеек используется символ двоеточие, помещаемый между адресами первой и последней ячейки диапазона: (B2:B4).

Например, формула =SUM(F2:F4) вычисляет сумму значений ячеек F2, F3 и F4.

Следует учитывать, что в Word используются абсолютные (фиксированные) ссылки. Если впоследствии в таблицу будет вставлена строка или столбец, в результате чего изменится положение ячейки, на которую указывает ссылка, то формула с такой ссылкой станет некорректной.

В Word при создании формул возможна обработка данных других таблиц. Если в одну из таблиц документа должна быть вставлена формула со ссылкой на данные другой таблицы, то предварительно следует пометить таблицу с этими данными закладкой. Далее выполнить следующие действия:

• установить курсор в ячейке, в которую необходимо вставить формулу, и выбрать команду меню ТаблицаФормула;

• создать формулу, ссылаясь на данные другой таблицы по имени закладки, для чего в формуле перед указанием диапазона ячеек, над данными которых необходимо произвести вычисления, вставить имя закладки, выбрав его в поле Вставить закладку диалогового окна «Формула».

Для указания диапазона в пределах таблицы, содержащей формулу, также можно использовать закладку.

Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст

Word позволяет преобразовать текст, разделенный запятыми, символами табуляции или какими-либо другими символами, в таблицу. Для подобного преобразования следует:

• выделить текст, подлежащий преобразованию, и выбрать команду меню ТаблицаПреобразоватьПреобразовать в таблицу;

• ввести в поле Число столбцов количество столбцов предполагаемой таблицы;

• выбрать соответствующий режим автоподбора ширины столбцов (постоянная с указанием конкретного значения, по содержимому или по ширине окна);

• указать символ-разделитель, используемый для разбивки преобразуемого текста на ячейки (знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой), и щелкнуть по кнопке OK.

Возможно и обратное преобразование таблицы в текст, для чего следует:

• установить курсор в пределах таблицы и выбрать команду меню ТаблицаПреобразоватьПреобразовать в текст;

• указать используемый символ разделителя;

• если таблица содержит вложенные таблицы, указать это в поле Вложенные таблицы, и щелкнуть по кнопке OK.