9. Основные признаки персонала. Факторы, оказывающие воздействие на людей в организации.

Персонал организации не является автономно функционирующей категорией, поскольку находится в непосредственном взаимодействии как с организацией, так и с ее внешней средой.

Важным в этой связи является акцентирование внимания на факторах, оказывающих влияние на персонал организации. Основной целью управления персоналом является эффективное использование персонала для достижения целей и задач организации. Знание факторов, влияющих на персонал, могут быть очень актуальными. В теории управления персоналом и в теории менеджмента существует ряд классификаций факторов, оказывающих влияние на персонал, построенных на основе различных подходов. 1. По характеру отношения к организации выделяют внутренние и внешние факторы. К внутренним факторам относятся: 1) уровень оплаты труда (оклад, сдельная оплата); 2) структура организации; 3) структура управления; 4) условия труда(график работы); 5) уровень освещенности; 6) перерыв на обед. Основным признаком внутренних факторов является то, что они могут быть изменены в соответствии с преследуемыми целями организации. К внешним факторам относятся: 1) предложение на рынке труда; 2) спрос на рынке труда; 3) экология места проживания персонала. Внешние факторы в гораздо меньшей степени подвержены влиянию со стороны организации, что приводит к проблематичности управления ими. 2. По степени воздействия на персонал выделяются факторы непосредственного и опосредованного влияния. К факторам непосредственного влияния можно отнести: 1) уровень оплаты труда; 2) систему поощрений в организации; 3) существующую систему адаптации. Факторы данного типа влияния оказывают прямое воздействие на персонал. Перед каждой организацией всегда встает вопрос о системе поощрения сотрудников, что играет определенную роль и является стимулом к выполнению поставленных задач. К факторам опосредованного влияния можно отнести: 1) экологию места проживания; 2) удаленность от непосредственного места работы; 3) сферу ЖКХ. В целом необходимо учитывать всю совокупность факторов, влияющих на персонал. В теории управления принято обобщать данный процесс под термином «факториальный анализ». Жизненная важность учета рассматриваемых факторов основана на том, что они оказывают прямое влияние на характер и динамику реализации целей и задач в области управления персоналом. Следовательно, их целенаправленный учет и изменение позволит повысить эффективность управления персоналом и в целом — организацией. Факторы воздействия на людей можно также разделить на: 1) экономические; 2) психологические; 3) социальные; 4) конечно-целевые.

10. Назначение и типовая структура должностной инструкции и личностной спецификации.

Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме. Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.

Основные сведения, отражаемые в должностной инструкции:

1. Перечень задач, возлагаемых на работника.

2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности.

3. Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.

4. Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов.

5. Организационно-правовые основы деятельности работника.

6. Трудовая функция и условия, характеризующие ее выполнение.

7. Виды работ в рамках порученной ему функции.

8. Полномочия (права и обязанности) работника.

9. Место работника в иерархии (связи по должности).

10. Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с ненадлежащим выполнением порученной ему трудовой функции.

11. Требования по охране труда.

Структура документа

Структуры должностной инструкции должна включать следующие основные разделы:

• общие положения;

• полномочия (обязанности и права) работника;

• взаимоотношения (связи по должности) работника;

• ответственность работника;

• заключительные положения.

Раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:

• основания для разработки документа;

• функциональное назначение документа;

• область применения документа;

• порядок замещения должности;

• компетенция работника (за что отвечает работник);

• квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

• чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.

Раздела «Полномочия (обязанности и права) работника» построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника. Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:

• виды и способы взаимодействия;

• объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);

• порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).

Раздел «Ответственность работника» содержит информацию:

• о порядке привлечения работника к ответственности;

• виды и меры ответственности;

• полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.

Раздел «Заключительные положения» может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу. Помимо всего вышесказанного, должностные инструкции могут содержать приложения.

Личностная спецификация - документ, описывающий характеристики, которыми должен обладать человек для успешного выполнения работы. Различают личностные спецификации:

- из семи пунктов по А.Роджеру; и

- из пяти пунктов по М.Фрейзеру.

Она дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования. Личностная спецификация включает в себя следующие разделы и требования к персоналу:

а) физический облик - рост, вес, лево-, праворукость, состояние здоровья (аллергии, слух, зрение и т.п.), возраст, пол, речевые характеристики. Внешний вид, поведение;

б) достижения (образование, квалификация, опыт) - уровень образования, тип учебного заведения, знание языков, дополнительное профессиональное обучение, опыт работы (где, выполняемые обязанности, достигнутые результаты, объем ответственности и т.п.);

в) интеллект - беглость речи, четкое выражение мыслей, скорость восприятия, память, абстрактное мышление, уровень интеллекта;

г) специальные способности - к вычислениям, механические, навыки устного выступления, умение разбираться в чертежах, формулах, художественные и музыкальные способности;

д) интересы - приоритеты (интеллектуальная или физическая работа, конструирование, общественная работа и т.д.); мотивация (деньги, престиж, власть, услуги, карьера и т.п.);

е) черты характера - влиять на других, инициативность, самостоятельность, эмоциональность, ответственность, жесткость характера, доверчивость и т.п.;

ж) внешние условия (социально-бытовые) - место рождения, место жительства, занятия членов семьи, финансовые условия семьи, расстояние от дома до работы, наличие возможности к переездам, командировкам и т.д.

Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой, либо в табличной форме. В последнем случае каждое требование к работнику может быть выражено в трех вариантах:

а) основные требуемые качества - т.е. такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

б) желаемые качества - преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия других главных качеств;

в) противопоказания - качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.