7. Какие задачи должен решить менеджер в ходе собеседования с претендентом на вакантную должность?

Критерий 1 - пунктуальность соискателя. Это важный признак взаимного уважения кандидата на должность и того, кто с ним беседует. Конечно, бывают и опоздания. Если это произошло, стоит выяснить причину. Более или менее оправданными будут опоздания по причине форс-мажорной занятости на текущем месте работы (с обязательным предупредительным звонком человеку, который будет собеседовать). Критерий 2 - внешность и одежда. В деловом мире принято приходить на встречи в костюме. Как правило, это требование осознается кандидатами и принимается. Это норма. Критерий 3 - опыт работы. Предоставьте кандидату возможность рассказать о своем опыте. Попросите его привести примеры того, как он решал специфические задачи, актуальные для компании. При необходимости по ходу беседы скорректируйте тот список вопросов, который у вас был подготовлен. Обязательно расспросите о достижениях, делая упор на количественные и качественные характеристики. Критерий 4 - профессиональные качества. Оцените речь кандидата: насколько грамотно он излагает свои идеи, в какой степени владеет профессиональной лексикой, знаком ли с новыми концепциями в организации бизнеса и пр. Оцените, сможет ли прижиться кандидат (в совокупности присущих ему профессиональных и личностных качеств) в условиях вашей корпоративной культуры. По ходу беседы можно задать вопросы об образовании кандидата, его моральных качествах. Ответы оцените по следующим критериям. Критерий 5 - образование. Имеет смысл спросить о том, какое дополнительное образование получил соискатель (курсы повышения квалификации, MBA, второе высшее образование, семинары и тренинги). В данном случае первое высшее образование, как правило, уже не так важно, ведь главный критерий оценки соискателя - это опыт. Критерий 6 - нравственные качества. Один из современных трендов в ведении бизнеса - это социальная ответственность, участие в общественной жизни, спонсорство и благотворительность. Поинтересуйтесь у кандидата, претворял ли он в жизнь подобные идеи на прежних местах работы. А есть еще и такая проблема, как "откаты". Хорошо бы узнать отношение претендента на должность и к этой проблеме. Можно задать прямой вопрос: "Как вы поступите, если контрагент предложит вам "благодарность"?".

7. Составить должностную инструкцию для секретаря-референта.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов. 1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка. 1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения. 2.5. Ведет прием посетителей. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.