1.4 Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится в целях выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ 22 сентября 1993 года N 40. В приказе об учетной политике организации должен быть указан срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы. Отдельным организационно-распорядительным документом организации утверждается список лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. На конец отчетного периода у подотчетных лиц не должны скапливаться неиспользованные суммы. Данные суммы могут расцениваться как беспроцентные ссуды, которые должны быть оформлены договорами займа с работниками, где оговаривается срок и порядок возврата денежных сумм.

Если остатки неиспользованных подотчетных сумм не будут своевременно возвращены, то в учете подобные хозяйственные ситуации отразятся проводками:

Дебет 84 Кредит 71 - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки;

Дебет 73 Кредит 84 - суммы, подлежащие взысканию, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника;

Дебет 70 Кредит 84 - суммы, подлежащие взысканию, когда они могут быть удержаны из заработной платы;

Дебет 50 Кредит 73 - суммы погашенной наличными дебиторской задолженности подотчетным лицом.

Обращаем ваше внимание на то, что трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно ст.125 КЗоТ РФ при каждой выплате зарплаты общий размер всех удержаний не должен превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством - 50% зарплаты, причитающейся к выплате работнику. Так, при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником при всех условиях должно быть сохранено 50% заработка. Однако вышеуказанные гарантии сохранения заработной платы не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. В соответствии со ст.126 КЗоТ РФ не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и иных выплат. По распоряжению администрации возмещение ущерба работником производится в размере, не превышающем средний месячный заработок, путем удержания из заработной платы на основании ст.126 КЗоТ РФ. Судебный порядок взыскания ущерба применяется только в том случае, если работник отказался добровольно удовлетворить требования администрации.

В случаях возбуждения уголовных дел о хищениях и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых судом согласно приговору или решению суда.

Поскольку денежные средства у подотчетных лиц обычно занимают небольшой удельный вес в общей сумме денежных средств в обороте (за исключением операций розничной торговли), в процессе проведения инвентаризации обычно не проводятся проверки на существенность остатка наличности у подотчетных лиц на конец отчетного года. Однако следует напомнить, что членам инвентаризационной комиссии необходимо при осуществлении инвентаризации любого вида имущества и обязательств руководствоваться в первую очередь требованием существенности, которое является одним из наиболее важных общих требований к бухгалтерской отчетности и принципам ее формирования.

Требование существенности отчетных данных означает, что в соответствии с п.4 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организаций каждый существенный показатель, способный повлиять на экономические решения пользователей бухгалтерской отчетности, должен представляться в ней отдельно. Несущественные суммы аналогичного характера или назначения могут объединяться и не представляться отдельно. Такое объединение может проводиться в Бухгалтерском балансе, Отчете о прибылях и убытках или в пояснениях к ним. Согласно этому же пункту существенной признается сумма, удельный вес которой в общем итоге соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%. Вместе с тем допускается принятие организацией в приказе по учетной политике решения о применении другого критерия существенности, отличного от вышеназванного. Таким образом, определение критерия существенности при формировании учетной политики относится в настоящее время к компетенции бухгалтера, его профессиональному суждению на основе ориентира в 5% от соответствующего показателя в год (от общего итога соответствующего показателя, либо от общего итога актива, или группы показателей) в большую или меньшую сторону. Например, в форме N 2 - это 5% от итога дохода (кредит 46, 47, 48). Если речь идет о крупной организации, то критерий существенности оценивается на уровне прогнозов, и, вероятнее всего, он будет больше 5%; если же речь идет о малом бизнесе, то он может быть обоснованно определен и ниже 5%. Насколько ответственным будет решение организации, можно судить по тому, что в данной ситуации обоснованность критерия существенности придется доказывать не только налоговым органам (в случае необходимости), но и своим учредителям.

Следовательно, критерий существенности является теперь одним из важнейших элементов учетной политики организации, который необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

По решению организации она может представлять информацию об отдельных существенных показателях в виде самостоятельных форм отчетности или включать эти показатели в пояснительную записку.

Аудиторская практика показывает, что при проведении инвентаризации подотчетных сумм в некоторых случаях требуется фактическая проверка средств, находящихся у подотчетных лиц, например, в случае если наличные деньги на руках и не поступившие на депозит средства занимают большой удельный вес в остатке кассовой наличности и если процедуры документального контроля неэффективны.

Рекомендуем при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами использовать следующую рабочую таблицу:

Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в балансе,

Главной книге, журнале-ордере N 7 (поквартально)