1.2 Нормативная база, регулирующая аудит расчетов с подотчетными лицами.

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчет­ными лицами, относятся следующие.

1. Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000 г. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его приме­нению.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (гл. 21, 23, 25).

3. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)

4. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". (Приложение 1)

5. Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н (ред. от 09.12.2008) "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 17.08.2004 N 5981).

1.3 Источники информации для проверки (необходимые первичные документы и регистры)

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выда­ваемые работникам предприятия из кассы на мелкие администра­тивно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории РФ и за границу;

• представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей де­нежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудо­емким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплош­ным методом, поэтому для его проведения целесообразно привле­кать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными ли­цами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, за­явления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав доку­ментов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвы­чайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следо­вательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изу­чению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• приказы о направлении сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских расходов;

• приказы об утверждении смет представительских расходов.

Авансовый отчет - это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1. (Приложение 2)

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре. 

Приказ о направлении работника в командировку является одним из документов для оформления служебной командировки. Обычно для направления в командировку достаточно оформить командировочное удостоверение, но если работник направляется зарубеж или если целью командировки будет, например, проведение ряда переговоров в разных компаниях, вследствие чего сделать отметки в командировочном удостоверении будет проблематично, то лучше всего будет оформить приказ о направлении работника в командировку. 

При направлении в командировку нескольких сотрудников составляется приказ по форме № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку». (Приложение 3)

Приказ составляется работником кадрового отдела на основании служебного задания и подписывается руководителем организации.

В приказе о направлении работников в командировку обязательно указывается:

• Ф.И.О. сотрудников и их должности;

• место назначения;

• даты начала и окончания командировки;

• цель командировки;

• необходимые командировочные расходы и источники их финансирования.

Представительские расходы - это в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ: 

• расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,

• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.К ним не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Смета - это один из документов, который  подтверждает несение представительских расходов (в соответствии с Письмом Минфина от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807).  Финансовое ведомство также относит к числу таких документов:

• приказом (распоряжение) руководителя организации о выделении средств на представительские расходы;

• первичные документы, подтверждающие приобретение товаров (услуг) на представительские цели;

• отчет о представительском мероприятии с указанием цели.Однако смета не упомянута ни в гл. 25 НК РФ, ни в Приказе Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н, поэтому налогоплательщик вправе обратиться в суд за признанием Письма Минфина от 13.11.2007 г. не соответствующим законодательству.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с под­отчетными лицами находят отражение в следующих регистрах син­тетического учета и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (дебиторская задолженность);

• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

• Главная книга;

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Бухгалтерский баланс – это основная форма бухгалтерской отчётности, способ группировки активов и пассивов организации в денежном выражении. Он характеризует имущественное и финансовое состояния организации в денежной оценке на отчётную дату.

Баланс имеет форму двусторонней таблицы: одна сторона — активы, включающие требования и вложения; вторая — пассивы, отражающие обязательства и капитал. В основном статьи баланса по традиции следуют друг за другом в порядке ликвидности, хотя есть исключения. Основное свойство отчёта состоит в том, что суммарные активы всегда равны суммарным пассивам. Это обусловлено тем, что при отражении операций на счетах в балансе соблюдается принцип двойной записи.

Бухгалтерский баланс даёт наглядное представление о финансово-экономическом положении компании, позволяет провести анализ её состояния и возможность получить прогнозы на будущее.

Отчёт о движении денежных средств — отчёт компании об источниках денежных средств и их использовании в данном временном периоде. Этот отчёт прямо или косвенно отражает денежные поступления компании с классификацией по основным источникам и её денежные выплаты с классификацией по основным направлениям использования в течение периода. Отчёт даёт общую картину производственных результатов, краткосрочной ликвидности, долгосрочной кредитоспособности и позволяет с большей лёгкостью провести финансовый анализ компании.

На сегодняшний день все национальные и международные разработчики стандартов финансовой отчётности пришли к выводу о важности раскрытия информации об источниках поступления и направлениях использования компаниями денежных средств, отчёт о движении денежных средств стал частью пакета финансовой отчётности.

Главная бухгалтерская книга — сводный документ, в котором представлены итоговые данные по бухгалтерским отчётам и счетам. Главная бухгалтерская книга ведётся на основании бухгалтерских книг и содержит всю информацию о финансовом положении компании. (Приложение 5)

Бухгалтерская книга является официальным документом, в котором отражаются статьи баланса, покупаемые и продаваемые товары, источники доходов и расходов, должностные оклады. Фактически, в бухгалтерских книгах фиксируются все хозяйственные операции.

Журнал-ордер по форме N 7 предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете N 71.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса).

В журнале-ордере N 7 синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счету N 71 "Расчеты с подотчетными лицами" суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

Журнал-ордер N 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.