Глава 1. Теоретическая основа аудита расчетов с подотчетными лицами.

1. Понятие аудита расчета с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом налич­ные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйст­венные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При отсутствии у организа­ции своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяю­щим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно. Нормы на командировочные расходы, используемые при исчислении налога на прибыль, регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

Данным постановлением Правительства установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и, реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольст­вия.

В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

При оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход командированного работника организации, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выбывающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании (ст. 217 части второй НК РФ).

Суточные, выплаченные работникам организации сверх норм, таким образом, включаются в совокупный доход работника и облагаются налогом на доходы физических лиц. Единым социальным налогом данные суммы не облагаются, так как они не включаются в налоговую базу при расчете налога на прибыль, но страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастного случая и профессиональных заболеваний на них начисляются.

НДС по услугам по проживанию включается в состав налоговых вычетов только в том случае, если по ним имеется счет-фактура. НДС по услугам по проезду командированного лица включается в состав налоговых вычетов в случае, если в проездном билете он выделен дельной суммой.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма АО-1) с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу Банка России на день совершения операции.

Юридические лица вправе без ограничений и без специальных разрешений Банка России покупать безналичную иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников указанных юридических лиц в иностранные государства, с обязательным зачислением куп­ленной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках. По­купка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается.

Покупка и выдача иностранной валюты для оплаты командировочных расходов осуще­ствляются юридическими лицами - резидентами в соответствии с Инструкцией Банка России от 25.06.97 г. № 62 "Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов".

Получение иностранной валюты с текущего валютного счета для оплаты командировочных расходов может осуществляться юридическими лицами - резидентами не ранее чем за десять банковских дней до убытия работников в зарубежную командировку и только на основании представляемых соответствующими юридическими лицами - резидентами в уполномоченные банки заявлений, в которых указываются номера и даты приказов по орга­низации о командировании их работников за границу.

Работник предприятия, командируемый в иностранные государства, получает валюту из кассы предприятия под отчет или непосредственно в банке.

При возвращении из командировки работник предприятия сдает авансовый отчет с при­ложением оправдательных документов.

Остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу предприятия в валюте. При сдаче юридическим лицом - резидентом в уполномоченный банк возвращен­ных работником в кассу организации не израсходованных за границей во время команди­ровки подотчетных сумм в иностранной валюте, а также не выданных работнику из кассы организации для оплаты командировочных расходов указанные суммы в иностранной ва­люте не подлежат обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Российской Феде­рации [3].

В соответствии с письмом ЦБ РФ от 08.12.97 г. № 12-2/8-2778 в случае выезда командируемого лица в срочную внеплановую служебную командировку за пределы РФ без аванса в иностранной валюте организация вправе возместить ему расходы, понесенные во время командировки, в иностранной валюте или в рублях по выбору командируемого лица.

В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организаци­ей работнику в валюте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения отчета.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Нормы на командировочные расходы (на суточные) по заграничным командировкам установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93.

Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при въезде из РФ, и за каждый день пребывания в командировке на иностранной территории – в иностранной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две страны и более за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Командировочное удостоверение командированному зарубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте