3.1.5. Контроль как функция управления

Управление – непрерывный процесс целенаправленных действий, одним из которых является контроль. В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить и как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль включает следующие основные стадии:

• установление стандартов (целей, прогресс в отношении которых поддается измерению, например, время, стоимость и др.);

• мониторинг и анализ фактически достигнутых результатов, выявление отклонений;

• прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

• корректирующие действия.

Контроль является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. Контроль – одна из функций управления, имеющая двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функции управления, а с другой – самостоятельная функция управления [10].

Посредством функции контроля выявляются проблемы, позволяющие скорректировать деятельность организации по предотвращению кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов: он входит в обязанности руководителя любого ранга.

Объектами контроля выступают организация, происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы.

Субъектом контроля выступает контролирующее звено.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему обеспечиваются единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.

Функции контроля могут быть различными:

• предупреждение кризисных ситуаций;

• поддержка успешных действий.

Можно выделить следующие требования, предъявляемые к контролю:

• ориентация на результаты. Конечная цель контроля – не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают соответствующим правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен интегрироваться с другими функциями управления;

• соответствие виду деятельности. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может не выявлять важную информацию;

• своевременность контроля, что связано с важнейшей целью контроля – устранять отклонения, прежде чем они станут необратимы;

• гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям;

• экономичность контроля. Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправданно до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, то организации необходимо изменить саму систему или вести менее тщательный контроль.

На практике выделяют следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный. Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Он включает

введение в практику определенных правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение является своего рода гарантом такого выполнения. Поэтому необходимо разрабатывать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, особое внимание уделять подбору кадров, разрабатывать внутрифирменные стандарты на процессы, товары, услуги, разрабатывать планы (например, текущий финансовый план) и т. п.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе про­ведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники. Текущий контроль традиционно является прерогативой непосредственного руководителя. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяют не отклоняться от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей.

Объектом текущего контроля, как уже было отмечено, являются подчиненные сотрудники, а осуществляется он начальниками. Задачи текущего контроля – это оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, которые могут возникать в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Задачами такого контроля является предотвращение ошибок в будущем, измерение результативности и определение необходимого вознаграждения сотрудников.

Что касается методов контроля, то практика выделяет простой и детальный контроль. Простой контроль не предполагает определения степени выполнения плана на каждом из этапов оценки (здесь возможны два вида оценки: либо выполнено, либо нет). Детальный контроль предполагает выявление степени выполнения запланированного.

По результатам контроля возможны следующие действия:

1. Ничего не предпринимать, если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигнуты. При этом измерения необходимо продолжать, повторяя цикл контроля.

2. Устранить отклонения необходимо, если оценки свидетельствуют о том, что уровень отклонения от стандарта превысил установленный, при этом система контроля должна точно указывать причину столь значительных отклонений. При этом очень важным является вопрос определения допустимых отклонений.

Поскольку большая часть работ в организации выполняется объединенными усилиями групп людей, точно установить первопричины той или иной проблемы бывает трудно, а иногда и невозможно. Корректирующие действия по устранению отклонений должны начинаться с выяснения причин этих отклонений, с тем, чтобы добиться возвращения организации к верному образу действий.

Прежде чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все внутренние факторы и их взаимосвязи, имеющие отношения к данной проблеме. Поскольку подразделения организации, так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей.

3. Пересмотр стандартов необходим, когда стандарты и планы оказываются нереальными, недостаточно обоснованными или недостижимыми в изменившихся условиях внешней и внутренней среды. Даже успешно действующие организации зачастую вынуждены пересматривать стандарты в сторону понижения.

В заключение отметим, чтобы система контроля действовала эффективно, следует доводить до сведения соответствующих работников организации установленные стандарты и достигнутые результаты. Такая информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Необходима, кроме того, уверенность, что установленные стандарты поняты сотрудниками. Для этой цели должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты, и теми, кто должен их выполнять.

Участие сотрудников организаций в процедуре контроля – эффективное средство улучшения контроля на всех уровнях. Нужно по возможности обеспечить участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера.

Рекомендации по проведению эффективного контроля

• необходимо устанавливать объективные стандарты, которые воспринимаются сотрудниками. Они должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки деятельности, полно и объективно отражают их работу, и понимать, что все это помогает организации в достижении ее целей. Иначе они могут игнорировать и нарушать стандарты, испытывать усталость и разочарование;

• необходимо устанавливать двустороннее общение с подчиненными, чтобы у них при возникновении проблем с системой контроля была возможность открыто обсудить их, не опасаясь неудовольствия начальства. Общение должно увеличивать вероятность того, что работники поймут цель контроля и помогут установить скрытые упущения в его системе;

• нужно избегать чрезмерного контроля, поскольку перегрузка подчиненных многочисленными формами контроля, поглощающими все их внимание, приведет к раздражению, снижению инициативы и мотивации к труду;

• необходимо устанавливать жесткие, но реальные стандарты, так как людей можно мотивировать только на достижение реальных для них целей;

• вознаграждать за достижение стандарта, чтобы мотивировать движение к установленным стандартам результативности.