Тема 2.3. Ведомственные архивы

Ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов, он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного подчинения управления ведомства.

Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в уел овиях демонтажа учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето-осень 1991 г.). Архивная реформа в России и поиск путей преодоления кризиса в ведомственном хранении. Правительственное постановление «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». (№ 191 от 03.03. 1993 г.).

Задачи ведомственного архива:

• комплектование документами, законченных делопроизводством;

• учет и обеспечение сохранности документов;

• создание к ним научно-справочного аппарата;

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениями ведомства в работе с документами;

- подготовка и передача в госархивы документов по истечению срока их хранения в ведомственном архиве.

Классификация российских ведомственных архивов с переменным составом документов и их основные виды.

Ранее существовали следующие типы архивов: "центрального архив", "центральный отраслевой архив", "объединенный ведомственный архив", "объединенный межведомственный" архив". Значение принятия «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» (1995 г.).

В настоящее время зависимости от компетенции организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

• центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источником комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

• центральный отраслевой архив, хранящий документы организаций, отнесенных к определенной отрасли. Всех уровней подчиненности независимо от их территориального подчинения;

• объединенный архив, осуществляющий хранение документов нескольких организаций отрасли, не связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности.

94

95

- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудивизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечению срока хранения в государственные архивы.

Входящие в систему Росарахива научно-исследовательские и другие организации обеспечивают разработку научно-технических проблем архивного дела и внедрения их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России и организации текущего делопроизводства.

Появление понятия «депозитарное хранение» (отраслевые архивные фонды) и его легитимизация в Указах президента РФ № 552 от 17.03.1994 г., № 460 от 1.04. 1996 г. Министерства, службы, федеральные службы и комитеты РФ, наделяемые правом депозитарного (долговременного) хранения и использования архивных фондов.

Специализированные ведомственные архивы депозитарного профиля (с постоянным составом документов).

Архив Президента РФ (в Кремле)

Архив внешней политики Российской империи (Большая Серпуховская ул, 15; тел. 236-01-68).

Архив внешней политики Российской Федерации (там же)

Архив Министерства обороны Российской Федерации (Подольск Московской обл., Кирова, 76; тел. 137-91-71);

Архив Министерства юстиции РФ (ул. Обуха, 4; ул. Ермолова 10 а.)

Архивы в системе МВД и спецслужб. Архив федеральной службы безопасности РФ

Архивы Российской Академии наук,

Архивы Министерства культуры (библиотек, музеев).

Ведомственное хранение (архивы с переменным составом документов и депозитарные архивы) как проблема в развитии отечественного архивного дела, в формировании полноценной базы исторической науки и в целом информационного общества.

Ведомственные архивы С.-Петербурга

Архив УВД Санкт-Петербурга

Центральный военно-морской архив МО РФ (В Гатчине).

Архив военно-медицинских документов при Военно-медицинском музее МО РФ.

Архив Военно-исторического музея артиллерии, инженерных войск и войск связи (Архив ВИМАИВиВС).

Сведения о некоторых архивах

Архив ВИМАИВиВС: Архив Военно-исторического музея артиллерии, инженерных войск и войск связи.

Архив был образован по инициативе заведующего Артиллерийским музеем Николая Ефимовича Бранденбурга в 1872 г. (предложение передать в архив "все старинные дела до 1807 года"). В 1885 г. переданы из архива окружного московского артиллерийского склада XVII в. Этот комплекс пополнился в 19381 01939 гг. за счет документов, переданных их ЛОИИ АН СССР. В 1890 г. из чертежной ГАУ поступило собрание артиллерийских чертежей и рисунков.; в 1891 г. переданы материалы за 1808-1816 гг. С 1899 г. в архив стали поступать дела различных технических заведений и артиллерийских частей (1830— 1880). Основная часть документов ГАУ Х1Х-начала XX вв. поступила во второй половине 1920-х гг. Тогда же были переданы первые дела советского периода. Путем закупок приобретены документы личного происхождения: М.Д. Скобелева, А.П. Ермолова, М.И. Кутузова, Ф.Ф. Беллинсгаузена и др. В 1937 г. Архив получил коллекцию документов Интендантского и полковых музеев, часть дел из Музея великого князя Михаила Николаевича и музея Военно-учебных заведений. В 1939 г. в состав архивного фонда вошли материалы Императорского русского военно-исторического общества. Значительное пополнение документами советского периода произошло в 1949-1971 гг. (Артиллерийского комитета ГАУ и др.). В 1965 г. в архив были переданы материалы по истории войск связи (1932-1950). Последнее плановое поступление произошло в 1991 г. (191 дело Главного артиллерийского полигона за 1914-1951). В архив поступили также документы видных военачальников и конструкторов вооружения. В течение последних лет созданы два пополняющихся фонда: "Коллекция материалов военноОтехнического характера" и "Коллекция документов мемуарного характера". Материалы о градостроительстве, медицинском обслуживании, документы о землепроходцах и путешественниках. Издание Николаем Ефимовичем Бранденбургом трех томов "Исторического каталога Санкт-Петербургского Артиллерийского музея" (СПб., 1877, 1883, 1889). В июле 1941 г. - эвакуация архива с другим имуществом музея в Новосибирск; возвращение в сентябре 1945 г. К началу 1930-х гг. большая часть архивных материалов была разобрана. Защита А.П. Лебедянской кандидатской диссертации "Пушкарский приказ" (1950). Проверка архива Музея комиссией Главного архивного управления (197 404 ед хр., систематизированных в 59 фондах). Неожиданное решение о

95

96

передаче архива в ЦГВИА и ЦГАСА (вопрос поднимался с 1935 г.), но все осталось по-прежнему. Началась интенсивная научная обработка документов, улучшились условия хранения. На 1 января выявлено в архивах Ленинграда более 2 млн. дел по истории артиллерии. В 1969 г. снова началась борьба за существование архива в связи с решением передать документы в ЦГВИА и ЦГАСА; но у ГРАУ (Главного пакетно-артиллерийского управления) не оказалось средств на перевозку. Отсутствие финансирования сыграло положительную роль. Архив продолжал принимать исследователей, распечатывая в присутствии комиссии хранилища. Только в концу 1978 г. обстановка несколько стабилизировалась. В 1983 г. работу архива проверяла Экспертная комиссия Генерального штаба.

96

97