Тема 3.2. Комплектование Государственного архивного фонда страны и экспертиза ценности документов

Понятие о комплектовании государственных и ведомственных архивов

Комплектование - это систематическое пополнение архива в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов АФ РФ.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов установления профиля архива:

• определение профиля архива;

• определение источников комплектования;

• определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования. Определение источников комплектования

Источники комплектования государственных архивов.

Источники комплектования - это учреждения (государственные и негосударственные) или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Критерии определения круга лиц, документы которых могут быть приняты в государственный архив.

В 1960-е - 1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

Для учреждений:

— значение учреждения в системе органов власти и управления. В отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.).

• полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций.

• соответствие документов учреждения профилю государственного архива. Для документов личного происхождения:

— значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры^общественной жизни и других областей.

— история фонда, т.е. степень сохранности лйчногифонда^^палнчис собранных фондо.обрязордтелем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса.

— взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

Законодательные акты и правила, регламентирующие порядок комплектования архивов. Отраслевые примерные списки видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования ¹⁵, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

~ учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих организаций, а также выборочному приему.

Выборочный прием документов.

Под выборочным подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений ... поступали в архив один или несколько фондов (как правило, «лучший», «средний» и «худший»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовый выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности ценных документов.

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. (Вместо Верховного Совета СССР — Федеральное собрание; вместо Совета Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Новые примерные списки 1992 года. Особое внимание уделяется изучению состава документов вновь созданных органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти, муниципалитетов...

Уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы.

¹⁵ Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР. ГАУ при Совете Министров СССР. М., 1960; Примерные списки учреждений, организаций и предприятий являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов. ГАУ при Совете Министров СССР. М., 1987.

99

100

«Принцип территориальности» комплектования, т.е., где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих организаций. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

Проблема приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников (особенно по личному составу).

Проблема сохранения документов негосударственных структур. Списки потенциальных источников комплектования, включая общественные организации.

Предельные сроки хранения документов ГАФ в ведомственных архивах. Роль ведомственных архивов в комплектовании государственных архивов. Источники пополнения состава документов государственных исторических архивов. Функции государственной инспекции архивов.

Требования к документам при передаче их из архивов учреждений на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов. Понятие «экспертиза ценности документов». Значение экспертизы ценности документов в оптимизации Архивного фонда Российской Федерации, его комплектовании полноценными документальными источниками. Задачи, принципы и методы экспертизы ценности документов. Критерии установления научной и практической ценности документов. Значение и состав групп критериев, определяющих ценность содержания документов. Особенности отбора на хранение документов с повторяющейся информацией. Критерии оценки внешних особенностей документов. Выявление особо ценных документов. Этапы экспертизы ценности документов. Организация деятельности государственных и ведомственных экспертных служб по обеспечению качественного состава документов АФРФ.

100

101