Раздел 3. Теория и методика архивоведения

Тема 3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов АФ включает в себя их классификацию и систематизацию.

Понятие классификации архивных документов и ее значение.

Классификация - выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация - физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их организации.

Организация документов осуществляется :

1) в пределах АФ РФ; 2) в пределах конкретного архива; 3) в пределах конкретного архивного фонда (фондирование)

Организация документов - совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к документам... в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации находится архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Классификация документов АФ РФ как научная основа их организации в целях повышения ретроспективной документированной информации в интересах общества. Уровни классификации. Роль классификации в организации документов на всех стадиях их хранения: в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах.

Признаки классификации ГАФ РФ и их значение для создания сети государственных архивов и архивов ведомств. Ступени классификации архивных документов в зависимости от уровня их комплекса в составе ГАФ. Классификация документов на уровне ГАФ страны, архива, архивного фонда.

Понятие о классификации ГАФ страны (первая ступень классификации).

До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были принадлежность документов:

1) к определенным историческим эпохам» 2) к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; 3) к административно-территориальным единицам; 4) отраслям государственной и общественной деятельности; 5) к составу документации данного фондообразователя. Дополнительно: Разделение их по способу и техники закрепления документации.

В настоящее время критериями организации хранения документов являются:

1) формы собственности - государственная часть АФ РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть АФ РФ; 3) виды носителей, способы и техника закрепления информации—письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы; 4) сроки хранения - постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части АФ РФ в госархивах (Тельчаров. С. 58).

Все критерии применяются в совокупности.

Классификация ведомственных архивов как источников комплектования конкретных групп государственных архивов.

Классификация документов в пределах архивов. Понятие о классификации документов в пределах архива.

В пределах архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам или архивным коллекциям.

Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Понятие «фондообразователь».

Признаками фондообразователя являются:

1) наличие правового акта об его образовании, регистрации, компетенции, порядке действия; 2) самостоятельный баланс; 3) расчетный счет в банке; штатное расписание, печать, собственные бланки; для физического лица - наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальной, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащее постоянному архивному хранению.

97

98

Понятие — «Архивный фонд» - классификационная единица ГАФ РФ. Изучение деятельности фондообразователей.

Видовые понятия архивного фонда.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности: архивный фонд учреждения (организации, предприятия), объединенный архивный фонд, фонд личного происхождения (лица, семьи, рода), архивная коллекция

Объединенный архивный фонд - формируется из документов двух и более фондообазователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц -родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

«Архивная коллекция» и ее разновидности. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фонодообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.

Основные принципы фондообразования:

^\1) Недробимость архивных фондов и их комплексов; 2) единое название фонда; 3) единый номер фонда; единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда - фондирование документов.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы.

Единица хранения.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Три формулировки понятия «документ»:

1. Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом (Словарь современной архивной терминологии социалистических стран, 1982).

2. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве» (ГОСТ - 16487 - 83).

Понимается материальный объект специально сохданный для передачи информации (Стена и надпись - «Здесь был Вася»)

3) Документ - Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ- Р51141 - 98). (Алексеева и др. С. 53).

Виды работ. Входящие в процесс фондирования. Признаки самостоятельности учреждения (лица) как фондообразователя. Хронологические границы архивного фонда. Размещение архивных фондов в архивохранилищах. План (схема) размещения архивных фондов. Назначение и особенности пофондовых и постеллажных топографических указателей.

Классификация документов в пределах архивного фонда. «Архивный документ», «личный документ», «документ личного происхождения», «подлинник официального документа», «подлинный документ», «копия документа».

Концепции теоретических и методических основ классификации архивного фонда. Единица хранения (дело). Дело - классификационная единица хранения в пределах фонда. Практическое осуществление классификации - систематизация дел в пределах фонда. Понятие о схеме систематизации фонда. Основные (ведущие) и второстепенные признаки систематизации.

98

99