47. Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.

Решить проблему структурированного учета, хранения, упрощения доступа к документам и их оперативной обработки призван электронный архив предприятия.

Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.д.), электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.

Создание такого архива позволяет оптимизировать документооборот на предприятии, способствуя оперативному доступу к любому документу, возможности сортировки документации по заданному признаку, наилучшей сохранности документации в течение длительного времени, одновременному доступу к одному документу нескольких сотрудников, возможности использования цифровой подписи.

Однако, наличие электронного архива не исключает необходимости хранения бумажной документации определенного назначения, например, кадровой.

Для создания электронного архива и работы с ним необходимо специальное программное обеспечение и оборудование, призванные обеспечить переход от бумажного к электронному документообороту с учетом многообразия форматов документов, архивное накопление документов на соль техническую, быстрый их поиск и взаимодействие всех систем управления предприятием.

Документы поступают в электронный архив (ЭА) в виде:

Бумажных документов, законченных делопроизводством и сформированных в дела;

Электронные документы в виде файлов, полученных при электронном документообороте

Файлы документов, записанные на дисках, дискетах и других съемных носителей

Бумажные дела, подготовленные и сформированные в структурных подразделениях, принимаются сотрудниками архива в установленном порядке.

При этом сотрудники архива:

Проверяют состояние дел;

Помещают полученные документы в подсистему хранения данных, используя подсистему ввода этих документов в архив;

Индексируют документ, связывая электронный образ с бумажным оригиналом;

Создают регистрационные карточки в электронном виде (ЭРК).

В карточках отражается следующие реквизиты документа:

Основные реквизиты, вводимые оператором вручную или импортируемые автоматически из регистрационной карточки документа в электронном виде;

Архивные реквизиты, которые в том числе показывают, где находится документ в бумажном архиве;

Другие реквизиты, которые могут потребоваться для того, чтобы определить порядок доступа к текущему документу и найти его в едином хранилище данных.

На основании этой информации создают списки поступивших/выбывших документов. После этого все регистрационные карточки и ссылки на бумажные документы уничтожаются. После сканирования, архивные дела брошюруются и поступают в бумажный архив.

Электронные документы передаются в архив администратором, включая все связанные с ними файлы. Сотрудник архива создает ЭРК и помещает файл в хранилище данных.

Если с документа были сделаны распечатки, они помещаются в бумажный архив или уничтожаются.