30. Понятия ценность документа, экспертиза ценности документа. Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Её основы были заложены в 14-18 вв., дальнейшее развитие она получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в. Ещё в 19 в. работники архивов и историки указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и её законодательного регулирования. Большая заслуга принадлежит здесь отечественному архивисту Д.Я. Самоквасову. Тенденция к рассмотрению экспертизы ценности документов как направления обозначилась в конце 1950-х гг. и в полной мере появилась в 1960-е гг.

Нормативно-методическая база ЭЦД:

-действующее зак-во и правовые акты РФ по архив.делу и ДОУ (ФЗ "Об архивном деле в РФ", Положение об Архивном фонде РФ и др.);

-типовые и ведомст. перечни документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

-нормативно-методич. документов Федеральной архивного агентства РФ (Росархив) и ГС ДОУ, Примерное положение о постоянно действующей ЭК учреждения, организации, предприятия, Основные правила работы архивов организации и др.

Ценность документа – свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

По степени ценности документы делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой.

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

в делопроизводстве; в ведомственном архиве; в государственном архиве.

В делопроизводстве решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов.

Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений и отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов.

Критерии— признаки, на основании которых определяется ценность документов.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности документов являются:

критерии происхождения:

- функционально-целевое назначение учреждения или лица — автора документа в жизни общества;

- время и место образования документа. критерии содержания: - значение имеющейся в документе информации; - повторение информации документа в других документах; - вид документа; - подлинность документа критерии внешних особенностей: - форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа; - физическое состояние документа; - степень полноты сохранности фонда.

Экспертные комиссии создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя учреждения в количестве не менее трёх человек, функции и задачи комиссии закрепляются в положении. Положение разрабатывается на основе примерного положения «О постоянно действующей экспертной комиссии». Имеются экспертные комиссии также в областных архивах и их филиалах.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, однако, его решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

В функции ЭПК (ЭК) входит:

рассмотрение списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;

рассмотрение перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы

рассмотрение проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами;

рассмотрение описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;

рассмотрение вопроса о комплектовании архива документами личного происхождения;

методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

ЭПК (ЭК)проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание экспертной комиссии учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом экспертной комиссии учреждений и обобщение этого опыта.

В результате ЭЦД выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам ЭЦД составляется ряд документов:

- опись дел постоянного срока хранения;

- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации.

По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.

При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения". Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)", в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России".

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

-содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

-происхождение документа (место и время издания);

-внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:

-номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;

-операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:

-какие документы и в какое дело перешить,

-какие документы подлежат уничтожению,

-с каких документов можно снять гриф конфиденциальности;

-какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

-какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);

-какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

-какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

-с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.