- •1.Законодательное регулирование управления документацией в организации.
- •2. Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
- •3. Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
- •4. Понятия информация, документ, электронный документ. Их развитие. Связь информации и документа.
- •5. Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
- •7. Материал для документирования его развитие.
- •8. Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
- •9.Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
- •10. Понятия унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в. Цели и методы унификации управленческих документов.
- •12.Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
- •13.Алгоритм подготовки документа.
- •14.Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •15. Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •16. Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
- •17.Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •18. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- •19. Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления).
- •20. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
- •21. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
- •22.Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
- •23.Технология обработки входящих документов.
- •24.Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
- •25.Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
- •26.Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
- •28.Организация контроля исполнения документов и поручений.
- •29.Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
- •30. Понятия ценность документа, экспертиза ценности документа. Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
- •31.Понятие документальный фонд и архивный фонд. Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
- •33. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- •34. Кадровая информационно-документационная система.
- •35. Организация рабочих мест персонала управления в системе доу.
- •36. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
- •37. Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
- •38. Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
- •39. Классификация методов исследования и анализа систем управления и доу.
- •40. Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления.
- •41. Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
- •42. Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
- •44. Понятие и типология информационных технологий доу.
- •45. Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
- •46. Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу. Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
- •47. Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
- •48. Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
- •49. Информационные технологии хранения документов.
- •50. Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
- •51. Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
- •52. Применение баз данных в организации документооборота.
- •53. Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
41. Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
Какие структурные подразделения в организации можно отнести и .м.?? ответ: служба ДОУ? IT отдел, м.б. архив.
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).
Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы — информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент ИС и ИТ — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.
Цель разработки ИО ИТ — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО— обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.
Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
Информационное обеспечение ИТ и ИС управления персоналом организации
Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.
Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности.
При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:
Реквизит - информационная единица низшего уровня, отражает отдельные свойства объекта, имеющие смысловое содержание и не поддающиеся дальнейшему делению. При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, коды должностей и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (машина). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты, объединяясь, образуют структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления, например: температура воздуха +20 градусов. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей.
Информационное сообщение – совокупность показателей, содержащихся в документе
Информационный массив (файл) - группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду). Выделяют файлы постоянной и переменной информации.
Информационный поток – массивы, объединённые по различным признакам, используемые при решении различных комплексов задач управления.
Информационная система - охватывает всю информацию об экономическом объекте и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными называют информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.