16. Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или причины какого-либо события, факта, поступка. Документы, которые чаще всего сопровождают основной документ, оформляются на общем бланке машинописным способом, но объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения сотрудников оформляются на чистых листах формата А4 рукописным способом. Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (если есть);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (не обязательно);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер;

- место издания; адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают служебные и по личному составу. Служебная справка оформляется на общем бланке или чистом листе бумаги. Правила оформления и состав реквизитов аналогичны оформлению докладной записки. Разница в содержании текста заключается в том, что в справке дается констатация фактов без выводов и предложений. Если справка содержит несколько вопросов, текст может быть разбит на подразделы. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы. При адресовании в вышестоящую организацию справку подписывает руководитель организации или руководитель структурного подразделения, который готовил данный документ. Служебная справка оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр – для направления адресату, второй подшивается в дело.

 Требования к составлению и оформлению актов

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, который подтверждает установленные факты и события. Чаще всего акты составляются постоянно действующими комиссиями или комиссией, которая назначается распорядительным документом – приказом руководителя. В отдельных случаях акты могут быть составлены одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор). Поводы для составления акта могут быть различными. Отсюда существует большая разновидность актов: о ликвидации учреждения, о приеме-передаче материальных ценностей.

Если нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от его разновидности акт оформляется и составляется по единой схеме. Акт может быть оформлен на трафаретном бланке, на общем бланке, на листах формата А4. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Акты, как правило, утверждаются руководителем учреждения. Заголовок формулируется в родительном падеже. Акт может служить основанием для издания распорядительного документа, как правило, приказа.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются". Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.