4. Понятия информация, документ, электронный документ. Их развитие. Связь информации и документа.

"ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, выраженные в какой-либо объективной форме, обеспечивающей возможность их хранения и распространения". ИЛИ сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации (ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения).

"ДОКУМЕНТ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования". ИЛИ Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения).

Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать во времени и пространстве то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.

В русском языке понятие “документ” появилось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, прежде всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.

"ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования". ИЛИ Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. (ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения).

Связь между информацией и документом. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

5. Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации; Функции, обеспечивающие процесс управления; Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией;

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Частные или специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

Историческая — документ является историческим источником.

Документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

Свойства документной информации можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает. Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Свойствами документной информации выступают:

• Релевантность - (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

• Ценность - потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению; ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками; ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов; в управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели; ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника; для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

• Полнота - оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией; от полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений; документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся; тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах; поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации; следует различать полноту и избыточность информации; избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация; она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления;

• Полезность информации - ценность информации в определённых конкретных условиях.

• Достоверность информации - отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации; с увеличением полноты достоверность увеличивается; однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности; достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации; поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна; каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности; проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией); она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов; таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

• Со временем информация, даже самая полезная, стареет; поэтому важнейшим её свойством является новизна; понятие новизны относительно; одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

• Своевременность информации - её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

• Доступность - возможность получения информации потребителем.

• Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

• Эргономичность - оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

• Адекватность (определённость) - соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа; но можно говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

6. Текстовое документирование и этапы его развития.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

пиктографическое (рисуночное письмо); идеографическое (информация фиксируется дословно);

слоговое (каждый графический знак обозначает слог); буквенно-звуковое (алфавитное, где каждый знак имеет отдельный звук).

По способу изложения принято выделять 3 вида текстов официальных документов:

1 Повествование(рассказывать события в хронологической последовательности)

2 Описание(характеристика какого либо явления, предмета события)

3Рассуждение( логически последовательный ряд суждений умозаключений)

Тексты официального документа включает, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот, что содержит основную информацию. Основной элемент текста может состоять :

1 введение, в котором излагаются цели задачи причины составления документа

2изложение,где приводятся цифры, факты, доводы

3заключение,содержащие суть вопроса, т.е предложение, распоряжение или просьбу

Помимо этого, в числе элементов текста входят также заголовок и приложение. Заголовок – это максимальное краткое обозначение его содержания. Многие служебные документы имеют приложения, дополняющие разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста.

По содержанию тексты бывают простыми и сложными в зависимости от количества затронутых вопросов.

Если углубиться в историю (этапы) развития. Письмо прошло несколько ступе­ней развития

1. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8 – 6 тыс. лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм–первобытное ис­кусство. Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира.

2. Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использовалась слова со сходным звучанием. Для то­го, чтобы различить значение данного знака (например, «дом» или «выходить») стали ставить над ним специальный зна­чок–детерминатив, т. е. так называемый ключ. Эти знаки са­ми не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упроща­лись и превратились в условные значки – иероглифы.

3.Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки воз­никли во II тысячелетии до н. э. в шумерском письме из логограмм.

4.Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные. Но наиболее распространено мнение, что оно создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа «черт и резов». В VII – VIII вв. славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две азбуки–глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты. Очень быстро более удобная кириллица почти повсеместно вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII в. развитие шло стихийно, а с начала XVIII в.– в порядке государственных реформ. Реформами 1707–1710 гг. были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи «пси», «кси», «омега», «юс», «ферт», «земля», «иже»2. В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917–1918 гг. были исключены буквы – i, фита, ижица, ять. В 1935 г. были введены буквы «й» и «ё».

Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В XIV в. возникает новая форма–полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность бука, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв. Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV в. возникает и декоративное письмо – вязь. На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII в. скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита, она продолжает развиваться в гражданской письменности XIX–XX вв. Завершающим этапом является современное письмо.

С изобретением пишущей машины появляется машинопись как способ текстового документирования. Во второй половине XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление пишущих машин. Первые модели под названием «Ремингтон» полу­чили широкое распространение прежде всего в управленческом аппарате. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального со­ставления документа.

Так как человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных пародов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту. Стенография была известна в Древней Греции в 350 г. до н. э. и Древнем Риме в I в. до н. э., причем римская система стенография применялась до XI в. Современные системы стенографии сложились первоначально в Англии в XVII в. (геометрическая и курсивная). В СССР в 1933 г. была принята единая государственная система стенографии (ГЕСС, курсивная, морфологическая), в основу которой положена стенография, разработанная доктором физико-математических наук Н. Н. Соколовым.