- •1.Законодательное регулирование управления документацией в организации.
- •2. Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
- •3. Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
- •4. Понятия информация, документ, электронный документ. Их развитие. Связь информации и документа.
- •5. Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
- •7. Материал для документирования его развитие.
- •8. Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
- •9.Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
- •10. Понятия унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в. Цели и методы унификации управленческих документов.
- •12.Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
- •13.Алгоритм подготовки документа.
- •14.Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •15. Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- •16. Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
- •17.Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •18. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- •19. Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления).
- •20. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
- •21. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
- •22.Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
- •23.Технология обработки входящих документов.
- •24.Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
- •25.Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
- •26.Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
- •28.Организация контроля исполнения документов и поручений.
- •29.Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
- •30. Понятия ценность документа, экспертиза ценности документа. Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
- •31.Понятие документальный фонд и архивный фонд. Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
- •33. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- •34. Кадровая информационно-документационная система.
- •35. Организация рабочих мест персонала управления в системе доу.
- •36. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
- •37. Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
- •38. Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
- •39. Классификация методов исследования и анализа систем управления и доу.
- •40. Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления.
- •41. Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
- •42. Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
- •44. Понятие и типология информационных технологий доу.
- •45. Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
- •46. Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу. Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
- •47. Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
- •48. Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
- •49. Информационные технологии хранения документов.
- •50. Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
- •51. Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
- •52. Применение баз данных в организации документооборота.
- •53. Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
21. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
Инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.
- Раздел 1 "Общие положения".
- Раздел 2 "Документооборот".
- В разделе 3 "Регистрация документов".
- Раздел 4 "Организация справочной работы".
- В разделе 5 "Контроль за исполнением документов".
- Раздел 6 "Оперативное хранение документов".
- В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив".
В разделе «Общие положения» устанавливают:
сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
ответственность за ее несоблюдение;
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
нормативно-методическую базу.
Раздел «Документооборот» включает:
порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
основные инстанции движения документов;
порядок подготовки и отправки исходящих документов;
порядок учета объема документооборота.
В разделе «Регистрация документов» устанавливается:
порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
сроки, формы и методы регистрации;
правила индексации документов.
Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:
принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
порядок систематизации и классификации справочной информации;
технологию информационно-поисковой работы.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
категории документов, подлежащих обязательному контролю;
порядок их постановки на контроль;
технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на док-х и др.);
обязанности исполнителей;
типовые сроки исполнения;
порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
правила формирования в дела отдельных категорий документов;
порядок разработки и использования номенклатуры дел;
порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
правила подготовки дел к хранению;
требования к описанию и оформлению дел;
порядок передачи дел в архив.
Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации).
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.