34. Кадровая информационно-документационная система.

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

· законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

· плановую документацию;

· организационно-правовую документацию;

· персональную документацию;

· договорную документацию;

· распорядительную документацию;

· учетную кадровую документацию;

· документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

· отчетную и отчетно-справочную документацию.

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

1. документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.

3. документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

4. служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служеб. записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению учетных степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; и т.д.);

- документация по прохождению воинской службы;

- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д.

ПРИЕМ НА РАБОТУ

В соответствии с действующим ТК РФ работодатель обязан оформлять трудовые отношения с работником в письменном виде (статья 67 ТК РФ).

Общий порядок оформления приема на работу закреплен в статье 68 ТК РФ. В соответствии с положениями указанной статьи прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

В целом документальное оформление процедуры приема на работу включает в себя следующие этапы:

- ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором;

- предъявление лицом, поступающим на работу, необходимых документов;

- согласование и подписание трудового договора;

- выдача работнику экземпляра трудового договора и проставление подписи работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

- составление приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1, №Т-1а);

- ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу и выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для оформления следующих документов:

- вносится соответствующая запись в трудовую книжку (или заводится трудовая книжка в случае, когда трудовой договор заключается впервые);

- заполняется личная карточка форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

- в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);

- сведения о работнике вносятся в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13);

- оформляется личное дело (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);

- вносятся соответствующие записи в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Движение персонала — базисная категория кадрового менеджмента. Персонал компании не бывает статичен.

Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

Документация по оформлению командировки:

- № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

- № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а). Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет);

- № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

- № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Документом, обязательным к ведению и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. Этот журнал фиксирует все перемещения: как собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Обязанность ведения журнала закрепляется приказом руководителя организации.

Документация при увольнении работника:

- заявление об увольнении(в случае расторжения трудового договора по инициативе работника);

- соглашение сторон (при расторжении трудового договора по соглашению сторон);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, и объявляется работнику (работникам) под роспись.

В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

- при расторжении трудового договора по сокращению численности или штата работников необходимо издать приказ о сокращении численности или штата.Кроме этого, работодатель должен иметь в наличии документ, свидетельствующий о письменном уведомлении работника о предстоящем сокращении с его подписью, в случае отказа работника от другой должности – его письменный отказ.

- в случае расторжения трудового договора на основании несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, должно быть заключение аттестационной комиссии, письменное согласие первичной профсоюзной организации, если работник является членом профсоюза, должностная инструкция, отказ работника от другой должности, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора;

- при увольнении работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей должны быть акты о совершении дисциплинарных проступков, докладные записки работников, объяснительные работника или составленные работодателем акты об отказе от дачи объяснений, приказы о дисциплинарных взысканиях с подписью работника об ознакомлении с данными приказами или акт об отказе работника об удостоверении факта ознакомления с приказом, а также приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (увольнении);

- для увольнения за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения необходимо иметь докладную записку от лица, выявившего факт нахождения работником на работе в состоянии алкогольного опьянения, медицинское заключение, акт о нахождении на работе в состоянии опьянения, объяснительную работника, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора;

- для увольнения за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения необходимо иметь докладную записку от лица, выявившего факт нахождения работником на работе в состоянии алкогольного опьянения, медицинское заключение, акт о нахождении на работе в состоянии опьянения, объяснительную работника, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.

- на основании приказа делается запись в личной карточке (форма №Т-2),в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и трудовой книжке; - производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

· фамилия, имя, отчество;

· дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

· образование;

· профессия;

· специальность.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, - на основании документов о наличии специальных знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.