Расчеты с подотчетными лицами.

В практической деятельности часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами расходы по служебным командировкам, закупать товарно-материальные ценности и др. Руководитель предприятия вместе с бухгалтером разрабатывает положение о выдаче денежных средств в подотчет, в котором указываются условия и сроки выдачи денежных средств. Следует помнить, что в учетной политике организации должен быть оговорены сроки расчетов с подотчетных лицами. Подотчетное лицо рассчитывается перед бухгалтерией составлением авансового отчета, к которому прикладываются все документы, подтверждающие расходование денежных средств.

Если по истечении 3х дней неиспользованные подотчетные суммы не сданы в кассу, они включаются в совокупный доход работника.

Выданные в подотчет работнику на представительские расходы денежные средства, списываются на основании оправдательных документов ( смета на представительские расходы, утвержденная Советом директоров, исполнительная смета, в которой отражен характер и состав мероприятий, документы, подтверждающие расходы).

Для отнесения представительских расходов на себестоимость должно быть подтверждение, что прием представителей другой организации связан с поддержанием взаимного сотрудничества.

Командировочные расходы.

Приказом руководителя назначается лицо, ответственного за ведение специального журнала по регистрации командировочных лиц. На основании приказа руководителя оформляется командировочное удостоверение, бухгалтерия составляет смету-расчет командировочных расходов, учитывая дальность расстояния характер выполняемого задания, срок командировки. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Суточные рассчитываются из расчета 100 руб, в день включая выходные и праздничные, квартирные из размера 550 руб в день (если нет документа – 12 руб в день). Размеры сверхнормативных расходов, утверждаются протоколом Собрания учредителей. Сверхнормативные расходы исключаются из налогооблагаемой базы и включаются в совокупный доход работника, с удержанием налога НДФЛ.

Транспортные расходы оплачиваются на основании билетов. При утере проездных билетов к отчету прилагается справка соответствующего транспортного агентства. Без документов проезд оплачивается по минимальному тарифу за счет чистой прибыли. Если страхование жизни входит в стоимость билета, то оно оплачивается полностью, если страховка оформлена отдельно, то оплата проводится за счет чистой прибыли и облагается налогом НДФЛ. Из предоставленных проездных билетов и квитанций на пользование постельными принадлежностями расчетным путем выделяется НДС.

Из предоставленных документов на наем жилья НДС выделяется при условии, если он выделен отдельной строкой.

Основные бухгалтерские проводки:

Д-т 71 – К-т 50 – получен подотчет из кассы,

Д-т 20 – К-т 71 – подотчетные средства отнесены на себестоимость продукции (командировочные расходы),

Д-т 10 – К-т 71 – оприходованы материалы от подотчетного лица,