Объектом анализа информационного обеспечения управления являются все стороны управления, рассмотрение управления с точки зрения системного подхода.

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности («соответствия») организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты – чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Системный анализ информационного обеспечения включает два взаимосвязанных направления:

– расчленение информационного обеспечения на его составные части;

– синтез отдельных сторон и элементов информационного обеспечения с оценкой их соответствия друг другу и комплектности всех включенных в него данных. Расчленение информационного обеспечения создает основу его централизации и специализации, а синтез является гарантией комплексного обеспечения потребителей.

Направления анализа информационного обеспечения управления

Анализ информационного обеспечения управления проводится в следующих направлениях по методам, применяемым в процессе анализа:

1) Семантический, или смысловой, предполагающий оценку полноты информации, ее объективности, достоверности, точности, надежности, прогрессивности (степени отражения последних научных достижений), соответствия взаимной увязки, преемственности информации объектов одного класса.

Семантический анализ в большей степени является качественным, отражающим содержательную сторону и методологию построения.

Эталоном, оценки семантической стороны информационного обеспечения является модель управляемого объекта и его связей с более крупной системой. Поскольку такая модель может быть создана как единая для какого–то класса объектов, то затраты и трудоемкость ее создания оправданы. Сейчас отклонения фак­тической семантической характеристики от эталонной весьма ве­лики. Однако в народном хозяйстве создана реальная база для ее упорядочения в процессе создания АСУ и ряда мероприятий в области совершенствования учета и статистики.

2) Прагматический анализ. Оценка информационного обеспечения проводится с позиции потребителя. Предполагает анализ полезности информации. Этот анализ проводится применительно к конкретному объекту и пе­риоду времени. Он включает оценку информационного обеспече­ния субъекта необходимой информацией, т.е. практического ис­пользования в процессе управления; достоверности информации, т. е. обеспеченности всеми данными, необходимыми для управления; частоты или интенсивности использования; полноты использования своевременности поступления информации приспособленности для вариантной обработки надежности и достоверности ин­формации для задач конкретного класса; удобства пользования.

3) Анализ экономичности построения информационного обеспечения предполагает оценку следующих компонентов:

– комплексности информационного обеспечения;

– централизации информационного обеспечения и специализации;

– повторяемости фиксации данных;

– уровня затрат на информационное обслуживание, включая затраты времени пользователя на поиск и обработку информации;

– гибкости информационного обеспечения и времени на корректировку информационных массивов;

– периодичности обновления информации;

– коммуникабельности с другими информационными системами.

4) Синтаксический анализ информационного обеспечения предполагает выявление законов и закономерностей постепенного агрегирования, усреднения информации и образования документов.

Синтаксический анализ представляет собой

1) изучение классификационных связей в информационном массиве. Он включает ха­рактеристику:

• степени усреднения информации по объектам;

• агрегирования информации по разным уровням управления;

• степени единства отдельных информационных массивов;

2) соответствия (адекватности) устойчивых массивов информации (компонентных блоков) составу и содержанию управленческих ре­шений;

3) соответствия (адекватности) состава информационных масси­вов параметрам материальных процессов.

5) Динамический анализ предполагает выявление слабых мест в построенной структуре и иерархии управления, прослеживание потоков информации по вертикали и по горизонтали. Проводится анализ циркулирования информации между ступенями и звеньями управления. Динамический анализ предполагает изучение интенсивности прямоточности, стабильности и целеустремленно­сти потоков информации, возможность их разветвления и слияния.

Рассмотрим подробнее особенность анализа движения информации, т.е. анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений, имеющее место в производственной системе, позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени.

Принципы организации массивов информации, на которые необходимо обратить внимание при обосновании направлений и характера движения в рамках блоков информационного обеспечения:

– принцип объединения данных по их входимости в задачи управления;

– принцип объединения данных по времени их проникновения;

– объединения данных по частоте обращения к ним;

– объединения данных по внутри массивным адресным связям.

Целенаправленное использование перечисленных принципов по­зволяет по–разному и наиболее эффективно организовать блоки информации. Затраты по их осуществлению достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процес­са управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного об­служивания (на формирование информации; на рационализацию форм отображения информации; на организацию банков данных в конкретных объектах или межобъектных банков данных).

Данные могут обрабатываться и перемещаться в следующих направлениях: 1) поточно, по мере возникновения; 2) с регулярной периодичностью, когда информация накапливает­ся, после чего обрабатывается и перемещается через заранее ус­тановленные интервалы времени; 3) не регулярно, т.е. по мере возник­новения отдельных информационных совокупностей. Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.

Динамический анализ проводится в следующей последовательности.

Первым этапом анализа является обследование. Обследование может проводиться двумя методами:

– путем обследования потоков, которые существуют на данном предприятии, выделяя круг задач, которые решают подразделения аппарата управления;

– путем определения задач подразделения аппарата управления, анализа информации, которая необходима для решения этих задач и сопоставления ее с потоками документации, сложившимися в процессе управления.

Далее определяется степень сбора, обработки и хранения информации с целью обеспечения однозначности и однородности фиксации информации, тождественности ее отражения на разных носителях.

Следующим этапом является анализ в рамках одного уровня и по иерархическим уровням системы, т.е. проведение горизонтального и вертикального анализа системы управления.

При вертикальном анализе выявляются следующие характеристики информационного обеспечения СУ:

– анализ степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выбрать те из них, которые характерны для одного явления на разных уровнях, т. е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях;

– анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование ча­стных в обобщающих, которые отражают общие закономерности изменения явлений для передачи на более высокий уровень уп­равления;

– степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усредненным, в частности анализ компоновки групп объектов и явлений, характеризуемых одним показателем (обоснование признаков одного реквизита);

– анализ выхода информации в большей мере характеризует ее полезность.

В этом случае рассматриваются выход информации в вышестоящую организацию (отчетно–результативная информация) и выход информации в виде параметров и показателей воздейст­вия на управляемый объект. Это по существу степень активности информации.

Горизонтальное движение информации, т. е. передача ее внут­ри отдельного функционального подразделения и между ними, проводится путем сопоставления схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как ее маршрутизацию определяют процессы разработки решений.

Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей:

а) прямоточность движения информации, которая выявляет неоправданное возвратное движение носителей информации;

б) ритмичность, т.е. четкое продвижение в соответствии с графиком;

в) специализация потоков информации, используемая для отчетов в вышестоящие органы управления и для принятия решений отдельных видов и уровней;

г) плотность (интенсивность) информационных по­токов, т.е. количество проходящей информации в единицу времени;

д) параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвле­ния и слияния.

При обосновании информационных потоков необходимо учесть:

– движение информации в рамках самого информационного обеспечения;

– взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной подсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

– иерархическую направленность движения информации;

– направленность и виды оформления выходной информации.

Таким образом, результаты анализа информационного обеспе­чения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих, процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев – по совершенствованию организационных структур уп­равления. В то же время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управ­ленческих решений разного типа, т. е. с содержанием работ по управлению.

Результатом анализа является процесс изменения информационной системы с целью повышения качества принимаемых решений в управляющей подсистеме.

Механизм внедрения и изменения информационной системы управления

Существует ряд факторов, влияющих на эффективность интегрированных информационных систем управления (ИС):

– понимание необходимости внедрения интегрированных ИС;

– понимание основ построения интегрированных ИС;

– готовность к выделению квалифицированных ресурсов;

– готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;

– готовность к внедрению со стороны предприятия;

– готовность к изменениям;

– понимание необходимости внедрения интегрированных ИС.

Прежде чем приступать к внедрению ИС руководящий состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в качестве функциональной базы.

За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие и т. д.).

Без предварительной теоретической подготовки руководству предприятием часто сложно сделать вывод о том, что понимать под эффектом от внедрения, где его ожидать и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.

Внедрению ИС в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности.

Любая промышленная ERP–система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т. д.

Ниже приведен возможный перечень этапов, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно⁴.

1. Определение будущего состояния Компании.

1.1. Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании.

1.2. Письменное описание разделяемого видения.

1.3. Формулирование миссии.

1.4. Разработка бизнес–модели компании (модели новой бизнес–системы).

1.4.1. Разработка модели бизнес–процессов.

1.4.2. Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения.

• спецификация работы;

• должностные инструкции;

• информационные системы, системы коммуникации и координации;

1.4.3. Разработка системы управления и оценок

• системы планирования;

• системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмы мониторинга, оценки и контроля;

• формальные системы мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;

• системы обучения и развития сотрудников;

1.4.4. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

2. Диагностика и анализ текущего состояния.

3. Управление переходом.

Совершенно очевидным является тот факт, что без строгой организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ, добиться успешного внедрения невозможно. Любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, требуют:

– формирования структуры управления проектом;

– определения регламента контроля хода и качества реализации;

– планирования и выделения ресурсов;

– четкого ведения проектной документации;

– своевременной реакции на отклонение от графика и принятия необходимых мер по устранению недостатков.

Делегирование выполнения проекта силам нанимаемых консультантов может дать только промежуточные положительные результаты, выраженные в отчетах, рекомендациях и мероприятиях по обучению, полагаться на полноценное внедрение системы при таком подходе – заранее обрекать себя на провал.

В соответствии с вышесказанным следует подчеркнуть, что руководство предприятия должно быть заинтересованно в формировании квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии – организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием.

Отметим основные причины неудач внедрения ИС управления предприятием:

– недооценка сложности процесса внедрения;

– недооценка организационной составляющей проекта;

– неготовность к структурным изменениям и изменениям процессов деятельности;

– непонимание разницы между консультационным сопровождением процесса внедрения и практическими работами по внедрению.

Таким образом, для успешного внедрения информационных технологий на предприятии целью руководящего менеджмента является анализ возможных трудностей и исходя из ситуации поиск наиболее целесообразного управленческого решения.

Перечень операций, совершаемых в процесса	Наименование подразделения в рамках которого строится оперограмма			Трудоёмкость, чел/дн	Периодичность (раз в месяц)	Использование технических средств
	Исполнитель 1	Исполнитель 2	Исполнитель 3
1.
2.				Оперограмма движения информации по исполнителям по операциям в рамках совершаемого процесса
3.
4.
5.
6.

Рис. 8.7. Оперограмма движения информации