Раздел 3. Организация хранения документов

Тема 3.1. Организация оперативного хранения документов.

Номенклатура дел, методика ее составления. Формирование дел.

Студент должен

знать:

- цели и задачи оперативного хранения документов;

- перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов;

- основные правила формирования дел;

- правила работы с номенклатурой дел и порядок ее составления;

уметь:

- формировать дело в соответствии с номенклатурой дел;

- правильно формулировать заголовки дел;

- индексировать дела в соответствии с установленным порядком;

- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

Ключевые слова и основные термины по теме: срок хранения документов, номенклатура дел, типовая номенклатура дел, индекс дела, заголовок дела, количество дел, систематизация заголовков дел, формирование дел, признаки заведения дел, группировка отдельных категорий документов.

Понятия: «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Значение номенклатуры дел для классификации документов организации.

Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкрет­ной номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурного подразделения организации.

Основные требования к организации оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве. Нормативные документы, регламентирующие данный этап документооборота. Порядок формирования дел в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.

Тема 3.2. Экспертиза ценности документов.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Студент должен

знать:

- принципы и критерии определения научно-технической и практической ценности документов;

- систему экспертных органов;

- правила проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в организации;

- порядок подготовки дел к передаче в архив;

- правила оформления и описания дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения;

- унифицированные формы описей дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения;

уметь:

- применять перечни документов со сроками хранения;

- составлять акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- подготавливать дела к передаче в архив организации;

- оформлять обложки дел, подлежащих передаче в архив;

- составлять описи дел временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу.

Ключевые слова и основные термины по теме: экспертиза ценности документов, экспертная комиссия, акт о выделении к уничтожению документов, опись дел, оформление дел, описание дел, обложка дела, подшивка дела, заверительная надпись дела, внутренняя опись дела, архив организации.

Понятие экспертизы ценности документов. Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.

Система экспертных органов. Экспертная комиссия организации, ее задачи, функции, права, обязанности и организация деятельности. Экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений.

Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации. Особенности оформления протокола заседания экспертной комиссии организации.

Оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок уничтожения документов, не подлежащих длительному хранению. Требования к оформлению акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Требования к оформлению дел временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу. Оформление описей дел временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу. Составление сдаточной описи дел. Порядок передачи дел в архив организации.

Виды архивов: ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу, государственные архивы. Сроки хранения документов в ведомственных архивах.

Понятия: «архивный фонд», «документальный фонд», «государственный архивный фонд».