Тема 1.2. Понятие о документах. Способы создания документов (документирования) и назначение (функции) документов.

Носители информации. Признаки и структура документа. (1 ч.)

Вопросы для обсуждения:

1. Каковы основные предпосылки возникновения документа?

2. Взаимосвязь понятий «информация» и «документ».

3. Дайте определение материального носителя документированной информации.

4. Почему люди не могут пользоваться только устной информацией и стараются зафиксировать информацию, т.е. создавать документы?

5. Какой объем и содержание имеют понятия «информация» и «документ»?

6. Какими средствами и способами можно создавать документы?

7. Какие функции присущи документу?

8. Какое значение имеет функциональный анализ документа для практической работы с документированной информацией?

9. Понятие «документ» и «официальный документ».

10. При каких условиях документ приобретает юридическую силу?

11. Какие признаки документа являются документообразующими?

12. Какова структура документа?

Нормативные правовые акты

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч.1). Ст. 3448

Федеральный закон от 27.07.2006 № 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч.1). Ст. 3451

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России. 1998

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

Литература

Андреева В.И.Делопроизводство: организация и ведение. М. КНОРУС.2012

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М. «Восток-Запад». 2005

Практическое домашнее задание

1. Найдите и исправьте ошибки в следующих предложениях.

   0. Документальная информация играет важную роль в организации управленческих процессов.

   1. Рукопись контрольной работы была выполнена студентом на компьютере.

   2. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.

Методические указания. Ответ представьте в виде таблицы.

Описание ошибки	Правильная формулировка

2. Заполните пробелы в следующих предложениях.

   0. Если документ содержит и звуковую, и изобразительную информацию, то он называется ……… документом.

   1. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется ………. .

   2. Проследить процесс формирования окончательной редакции текста документа можно лишь увидев все …….. документы.

   3. Помогая организовывать обмен информацией между различными объектами, документы выполняют ……… функцию.

2. Семинарское (практическое) занятие

Тема 1.5. Бланки документов, требования к оформлению. Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов (2 ч.)

Вопросы:

1. Какие варианты расположения реквизитов бланка вы знаете?

2. Какие способы размещения реквизитов бланка вы знаете?

3. Какие виды бланков установлены стандартом?

4. Каким организациям разрешено иметь гербовые бланки?

5. На каких документах располагается Государственный герб Российской Федерации? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба Российской Федерации располагаться одновременно с гербом (геральдическим знаком) субъекта Российской Федерации?

6. Для чего и как используется товарный знак? Как удостоверяется товарный знак?

7. Из каких документов берутся реквизиты: «Код организации» и «Код формы документа»?

8. Можно ли в документах писать наименование организации сокращенно?

9. Какая информация входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

10. Почему при написании реквизита «Место составления или издания документа» необходимо учитывать административно-территориальное деление страны?

Упражнение 1. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:

1. ФГБОУВПО «Российская академия правосудия»;

2. Московский государственный университет;

3. Открытое акционерное общество «Каскад»; Закрытое акционерное общество «Плутоний»;

4. Фирма «Спутник»; Фирма «Виола».

Упражнение 2. Составить общий бланк организации, используя следующие данные:

- наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Империя» (ООО «Империя»);

- место нахождения организации – Москва;

а) угловой; б) продольный

Упражнение 3. Составить бланк письма организации, используя следующие данные:

- наименование организации: Закрытое акционерное общество «Звезда» (ЗАО «Звезда»);

- адрес: Первомайская ул., д. 10, Москва, 135676;

- телефон (495) 621-0501; Факс (495) 621-0503;

- E-mail: zvezda@ mail.ru;

- ОКПО 32544206; ОГРН 1036600150574;

- ИНН/КПП 7709046240/771001001

а) угловой б) продольный

Нормативные правовые акты

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» // СЗ РФ. 2003. № 27. Ст. 2696

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России.2003

Литература

Быкова Т.Д., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. Под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2006

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. СПб, 2004

Практическое домашнее задание

1. Составить общий бланк организации: угловой и продольный.

2. Составить бланк письма организации: угловой и продольный.

3. Семинарское (практическое) занятие