Тема 1.9. Информационно-справочные документы.

Состав документации и правила оформления

Вопросы:

1. Каковы назначение и состав информационно-справочных документов?

2. Чем документ «акт» похож на документ «протокол»?

3. Для решения каких управленческих задач составляется акт и каковы требования к оформлению этого документа?

4. Какие реквизиты акта отличают его от других документов?

5. Из каких частей состоит текст акта?

6. Какая информация содержится во вводной части текста акта?

7. Какая информация содержится в констатирующей части текста акта?

8. В скольких экземплярах составляется акт?

9. Сколько подписей проставляется под текстом акта?

10. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней справок?

11. В каких случаях на справке проставляется реквизит «оттиск печати»?

Упражнение 1. Составьте акт проверки расходования валютных средств, используя следующие данные:

1) наименования организации: ЗАО «Орбита»;

2) акт составлен 20.10.2011, регистрационный № 5;

3) место составления Москва;

4) акт утвержден генеральным директором ЗАО «Орбита» Васильевым Л.В. 20.10.2011;

5) во вводной части акта указано:

- проверка проведена на основании приказа генерального директора от 13.10.2011 № 10 «О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников ЗАО «Орбита» за границу;

- акт составлен комиссией в составе: председатель – заместитель главного бухгалтера Киселев И.К.; члены: начальник отдела кадров Шумов Н.П., юрисконсульт Лопухов М.Ю., бухгалтер Караченков Л.И.;

- присутствовали: зам. Генерального директора по персоналу Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.;

5) в констатирующей части акта указано:

- в период с 17 по 20 октября 2011 года комиссия проверила систему оформления документов по направлению работников ЗАО «Орбита» в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах;

- в ходе проверки комиссия установила: 1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером;

2. Отдел кадров передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку; 3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов;

- Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств;

6) акт составлен в трех экземплярах: 1-й направлен в дело № 26-05, 2-й - гл. бухгалтеру,

3-й – в отдел кадров;

7) акт подписан председателем и членами комиссии;

8) с актом ознакомлены 20.10.2011 зам. Генерального директора по персоналу Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.;

9) акт направлен в дело № 26-05 Григорьевой Т.П. 21.10.2011.

Упражнение 2. Отредактируйте предложенную справку

СПРАВКА Отдел планирования Генеральному директору ООО «Отлантик-Тур» Господину В.В. Петрову О продлении контакта с греческой фирмой «Арго» К концу апреля 2012 года нашей фирмой было продано 49 путевок в Таиланд, что на 25 % больше, чем в прошлом месяце. Для решения вопроса размещения столь массового клиента в местных отелях был продлен контракт с ОАО «Арго». Ст. менеджер ЗАО «Спутник» О.Н. Дорисов подпись 02.05.2012 № 25 Г. Москва

Упражнение 3. Составьте и оформите справку сотруднику ООО «Пламя» Петрову Андрею Александровичу о том, что он работает электриком в ООО «Пламя» с 01 февраля 2008 г. по настоящее время, его заработная плата составляет 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей в месяц.

Справка предназначена для представления в ГОУ ВПО «Российский государственный гуманитарный университет».

Место составления справки – Москва. Справка выдана 22 ноября 2011 г., зарегистрирована в журнале выдачи справок под № 199/04-01.

Справка подписана директором Савиным Юрием Петровичем и главным бухгалтером Коробовой Викторией Петровной.

Подписи должностных лиц заверены печатью организации.

Нормативные правовые акты

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России.2003

Литература

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: ИНФА-М, 2008

Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие М.: МГИУ, 2008

Практическое домашнее задание

Составьте акт проверки состояния работы с документами в техническом отделе ОАО «Капиталстрой», расположенного в Москве. Проверку проводила комиссия в составе: председатель – зав. канцелярией Ефимова Н.И., члены комиссии: секретарь Краснова А.Б., менеджер Панкратов С.Т., ведущий инженер Хорошилова Е.К., зав. техническим архивом Петрова Т.Я.

При проверке присутствовала делопроизводитель технического отдела Назарова В.И.

Проверкой были выявлены недостатки в работе с документами в отделе: неправильное формирование дел, нарушение сроков хранения, отсутствие актов о выделении документов к уничтожению. К акту была приложена объяснительная записка делопроизводителя технического отдела на 2-х листах в 1-ом экземпляре.

Проверка проводилась 18.05.2012 (акт № 5) в соответствии с приказом генерального директора ОАО «Капиталстрой» Раевского М.И. от 11.05.2012 № 79 «О совершенствовании работы с управленческой документацией».

Акт был оформлен в день проведения проверки в 3-х экземплярах (в дело № 01-08, зав. техническим отделом, зав. техническим архивом, и в тот же день утвержден генеральным директором.

С актом 18.05.2012 была ознакомлена делопроизводитель технического отдела Назарова В.И., а 21.05.2012 – зав. техническим отделов Воронов И.Д. Секретарь канцелярии Краснова А.Б. подшила акт 22.05.2012 в дело № 01-08.

8. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)