Тема 1.10. Служебная переписка. Разновидности и правила оформления. Подготовка и выдача выписок из документов и копий документов (1 ч.)

Вопросы:

1. Какие разновидности служебных писем вы знаете?

2. Из каких основных частей состоит текс письма?

3. Что понимается под термином «деловой стиль» письма?

4. В чем особенность визирования исходящих писем в отличие от визирования внутренних документов?

5. Почему служебное письмо образно называют «визитной карточкой» организации?

6. Имеют ли строго установленную форму докладные и объяснительные записки?

7. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?

8. Какой реквизит используется при оформлении выписок из документов и заверении копий документов?

Упражнение 1. Составьте письмо от имени директора ЗАО «Темп» Полякова С.Г. в адрес ОАО «Счетмаш» с просьбой о высылке каталога продукции этого предприятия. При составлении письма используйте следующие данные:

1. ЗАО «Темп» зарегистрировано по адресу: 286015, г. Москва, ул. Забайкальская, 5 (ОКПО 28314251, ОГРН 1027700380896, ИНН/КПП 7743021543/732501001).

2. В секретариат ЗАО «Темп» можно позвонить по тел. (495) 122-1516, факс (495) 122-1517, E-mail: mail@temp.ru.

3. Письмо-запрос было подготовлено Антоновым Григорием Александровичем, менеджером ЗАО «Темп» (служебный тел (495) 122-1526, и зарегистрировано 17.02.2012, № 76/05-08.

4. ОАО «Счетмаш» расположено в г. Ульяновске (ул. Филатова, 32, почтовый индекс 432067.

5. Письмо-запрос было адресовано Генеральному директору ОАО «Счетмаш» Яковлеву Олегу Николаевичу.

6. Письмо поступило в ОАО «Счетмаш» 24.02.2012. и зарегистрировано в журнале регистрации входящей корреспонденции под № 31/04-03.

7. Прочитав письмо, Яковлев О.Н. дал поручение начальнику отдела маркетинга Попову С.А. выслать в ЗАО «Темп» каталог продукции в срок до 01.03.2012.

Упражнение 2. Составьте и оформите докладную записку заместителя начальника отдела кадров ЗАО «Электрон» Свиридова Алексея Петровича на имя генерального директора организации Назарова Григория Николаевича, в которой он доводит до сведения генерального директора, что отдел кадров подготовил дела длительных сроков хранения к сдаче в архив и просит выделить средства для оплаты переплетных работ согласно прилагаемым данным.

К докладной записке прилагается справка о количестве дел, подлежащих сдаче в архив в 2011 г. на 1 листе в 1 экземпляре.

Докладная записка составлена 22 ноября 2011 г., зарегистрирована под № 15.

Упражнение 3. Составьте и оформите объяснительную записку начальника отдела ценных бумаг ОАО «Автобанк» Соколова Владимира Викторовича на имя председателя банка Сидорова Олега Федоровича о несвоевременном представлении отчета за Ш квартал 2010 г. в связи с отсутствием отчетных данных Тверского филиала банка из-за повреждения факс-модемной связи.

Объяснительная записка составлена 22 ноября 2011 г., зарегистрирована под № 10.

Упражнение 4. Отредактируйте текс объяснительной записки. Состарьте правильный вариант

П.О. Карпову Декану факультета Объяснительная записка О причинах неявки на экзамен Я, Тимофеева Анна Павловна, не была на экзамене по истории не потому, что не выучила предмет и боялась завалиться, как говорят, а потому, что накануне упала и сильно подвернула ногу. Поэтому я решила, что лучше сдам его, когда будет пересдача. С уважением, Студентка группы П-11 Тимофеева

Упражнение 5. Определите, правильно ли заверена копия приказа

Текст Приказа Генеральный директор личная подпись Б.С. Сидорчук Верно Секретарь личная подпись В.С. Золотарева

Нормативные правовые акты

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1993

Литература

Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект. 2008

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. М: МЦФЭР, 2007