Заголовок до тексту документа (реквізит 19) може набувати таких форм: Про приймання Матієнко л.В.

Про переведення Синельник О.Л.

Про звільнення Солодовченко Г.О.

Про надання відпустки Кондратенко О.В.

Про заохочення, Про накладення дисциплінарного стягнення із зазначенням прізвищ та ініціал у(ів) посадових осіб, яких стосується означена управлінська дія тощо.

У заголовку складного наказу пишуть узагальнений заголовок: „З особового складу”. Заголовки складних наказів можуть бути відсутні.

Відмітку про контроль (реквізит 20) проставляють у разі потреби.

21 – текст;

22 – підстава.

Підписувати даний документ (реквізит 23) має право тільки керівник підприємства або особа, яка виконує його повноваження.

Зовнішнє погодження ( реквізит 24) – проставляють лише для окремою групи наказів, що фіксують трудову діяльність керівного складу організації.

Особлива увага приділяється візуванню, оформлюваного реквізитом 25 – візи.

Проект наказу про кадрові переміщення (приймання, переведення, звільнення) працівника, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду, оклад згідно зі штатним розкладом тощо.

Якщо на підприємстві є юрист-консультант, то усі важливі накази повинні бути погоджені з ним. За його відсутності накази про звільнення візують голови профспілкових організацій, ради трудового колективу, фіксуючи відсутність порушень прав працівника при його звільненні.

Підписаний керівником підприємства наказ доводиться до відома згаданих у ньому осіб під розписку в оригіналі документа. Цю функцію покладають на начальника відділу (бюро) кадрів, інспектора ВК або ж працівника виконує його обов’язки. .

Особливості оформлювання текстів наказів з особового складу

До викладу тексту наказу пред'являються певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. Передусім застосовувані в тексті формулювання мають відповідати КЗпП України та іншим правовим нормативним актам. У наказах не має бути помилок, так виправлень.

У текстах наказів по особовому складу констатуючої частини може не бути.

Розпорядча частина розпочинається ключовими словами „ПРИЗНАЧИТИ:”, „НАДАТИ:”, „ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:”, „ЗВІЛЬНИТИ:”, „ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:”, „ОГОЛОСИТИ СУВОРУ ДОГАНУ:”, які згідно з ДСТУ 4163-2003 оформлюють великими літерами від межі лівого берега. Після них проставляють двокрапку.

Розпорядча частина має таку орієнтовну структуру:

• прізвище, (його друкують у наступному рядку з абзацу, рекомендовано – великими літерами), ім’я та по батькові (з початкових великих літер) посадових осіб, яких стосується фіксована управлінська дія;

• посада працівника (якщо це наказ не про приймання на роботу) із зазначенням структурного підрозділу;

• зміст дії;

• дата дії стосовно особи, про яку йдеться тощо.

У наказах з особового складу наприкінці тексту чи пункту має зазначатися підстава його складання. Зазвичай підставами можуть бути: заява працівника з візами або без них (за їх відсутності у заяві, візи проставляють у наказі), контракт з працівником тощо. Підставу наказів з особового складу оформлюють за зразком реквізиту 22.

Наказ про приймання на роботу

Приймання працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або Статутом (положенням) підприємства, установи, організації незалежно від форми власності.

Приймання працівника на роботу оформлюється виданням наказу або розпорядження (див. продовження додатка 3.4), в якому зазначають:

• ключове слово: ПРИЙНЯТИ:, ПРИЗНАЧИТИ: (на керівну виборчу посаду), ЗАРАХУВАТИ: (на навчання),

• прізвище, ім’я, по батькові працівника (СКРИПЧЕНКО Любов Петрівну, Кривобок Володимира Івановича),

• посаду (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд), до складу якої входить назва структурного підрозділу (на посаду секретаря корпоративного відділу, на посаду слюсаря-механіка 3-го розряду механоскладального цеху № 12);

• дату початку роботи (оформлюється з прийменником „з” ) Наприклад: з 03.09.2005);

• вид роботи (постійна, за сумісництвом);

• умови оплати праці обумовлюють, зазначаючи тарифну ставу чи оклад на момент видання наказу (з посадовим окладом 1 250 (одна тисяча двісті п’ятдесят) грн на місяць), посиланням на штатний розклад або контракт (з посадовим окладом згідно зі штатним розкладом, з оплатою відповідно до укладеного контракту).

У наказі або розпорядженні про приймання працівника на роботу можуть зазначатися додаткові умови, а саме:

• випробний термін з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі;

• строк укладення трудового договору (на ….. опалювальний сезон, на період відпустки по догляду за дитиною ….. тощо);

• тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладений на неповний робочий день або тиждень;

• відсоток ставки посадового окладу (0,5 ставки посадового окладу);

• прийманням матеріальної відповідальності;

• оплата витрат у зв’язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість;

• звільнення працівника від направлення у відрядження при роз’їзному характері роботи тощо.

Підставою для видання наказу (розпорядження) є:

Підстава: заява Скрипченко Л. П. з візами. Підстава: заява Кривобок В. І. Підстава: контракт від 00.00.0000 № _____ на 3 арк. в 1 прим.

Прийняття працівників на роботу за сумісництвом регулюється Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженим спільним наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінфіну від 28.06.1993 № 43 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 03.04.1993 № 245 „Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій”.

З наказом (розпорядженням), після його підписання керівником підприємства, установи, організації, ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці, заповнюють особову картку за формою Т-2, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги (алфавітної книги).

Накази про переведення і переміщення

Переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації, а також переведення в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, установою, організацією в разі виробничої потреби, простою, заміни відсутнього працівника урегульовується ст. 32-35 КЗпП України.

У тому випадку, коли ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі (розпорядженні) обов’язково зазначається мотивація переведення, а працівник, ознайомившись з наказом (розпорядження), повинен, крім підпису, зазначити “з переведенням згодний”.

Hе вважається пеpеведенням на іншу pоботу і не потpебує згоди пpацівника пеpеміщення його на тому ж підпpиємстві, в установі, оpганізації на інше pобоче місце, в інший стpуктуpний підpозділ у тій же місцевості, доpучення pоботи на іншому механізмі або агpегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої тpудовим договоpом. Bласник або уповноважений ним оpган не має пpава пеpеміщати пpацівника на pоботу, пpотипоказану йому за станом здоpов'я.

Накази про переведення працівників на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються і оформлюються на підставі розпорядження власника або заяви працівника (див продовження додатка 3.5).

У розпорядчій частині наказу (розпорядження) крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади, кваліфікації повинні бути зазначені:

• посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться,

• дата і строк переведення (постійно чи тимчасово). У разі тимчасового переведення вказують його тривалість;

• причини переведення (на іншу посаду, роботу, у зв’язку з виробничою потребою; простоєм; за станом здоров’я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

• умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством,

• підстави видання наказу (розпорядження).

Якщо колишній істотні умови праці не може бути збережено, працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, тоді трудовий договір припиняється за пунктом 6 ст.36 КЗпП України.

На підприємствах з великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідний працівник відділу кадрів заповнює уніфіковану форму наказу про переведення на іншу роботу (типова форма П-5). Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший передається у бухгалтерію. Таку ж форму вносять до особової справи працівника.

Після видання наказу (розпорядження) про переведення працівника на іншу посаду або роботу (постійно), до його особової картки (форма Т – 2), трудової книжки, а також до інших облікових документів роблять відповідні записи.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)

У розпорядчій частині наказу (розпорядження) про звільнення (див. продовження додатка 3.6) крім ключового слова „ЗВІЛЬНИТИ:”, прізвища, імені та по батькові працівника повинні бути зазначені:

• посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи),

• дата і причина (підстава) припинення трудового договору (звільнення

• з роботи (дату оформлюють без прийменника „з”, оскільки днем звільнення вважається останній день роботи).

• Наприклад: 27 вересня 2005 р.).

• пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;

• підстави та мотиви звільнення. Мотиви звільнення мають бути викладені стисло і чітко, підстави – відповідно до статті КЗпП України.

Згідно із КЗпП України підставами для пpипинення тpудового договоpу можуть бути:

1) угода стоpін;

2) закінчення стpоку (пункти 2 і 3 статті 23), кpім випадків, коли тpудові відносини фактично тpивають і жодна з стоpін не поставила вимогу пpо їх пpипинення;

3) пpизов або вступ пpацівника на військову службу;

4) pозіpвання тpудового договоpу з ініціативи пpацівника (статті 38, 39), з ініціативи власника або уповноваженого ним оpгану (статті 40, 41) або на вимогу пpофспілкового оpгану (стаття 45);

5) пеpеведення пpацівника, за його згодою, на інше підпpиємство, в установу, оpганізацію або пеpехід на вибоpну посаду;

6) відмова пpацівника від пеpеведення на pоботу в іншу місцевість pазом з підпpиємством, установою, оpганізацією, а також відома від пpодовження pоботи у зв'язку із зміною істотних умов пpаці;

7) набpання законної сили виpоком суду, яким пpацівника засуджено (кpім випадків умовного засудження і відстpочки виконання виpоку) до позбавлення волі, випpавних pобіт не за місцем pоботи або до іншого покаpання, яке виключає можливість пpодов- ження даної pоботи;

8) підстави, пеpедбачені контpактом.

Зміна підпорядкованості підпpиємства, установи, оpганізації не пpипиняє дії тpудового договоpу. Пpи pеоpганізації підпpиємства, установи, оpганізації пpипинення тpудового договоpу за ініціативою власника або уповноваженого ним оpгану можливе лише у випадку скоpочення чисельності або штату пpацівників (пункт 1 частини пеpшої статті 40).

Заохочення

Накази про заохочення (див додаток 3.10) будуються за тією ж схемою, що й інші накази з особового складу. Цей вид номіналу документа може мати такі ключові слова: „НАГОРОДИТИ:”, „ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:” тощо. До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку трудового колективу (ст. 143 КЗпП України), зокрема:

оголошення подяки;

преміювання;

нагородження цінним подарунком;

нагородження почесною грамотою;

присвоєння звання кращого працівника за фахом;

нагородження нагрудним значком тощо. Мотивація може набувати таких форм: „за тривалу і сумлінну працю та у зв’язку з 50-річчям від дня народження”, „за успішне виконання / перевиконання планового завдання” тощо. Підставою для видання наказу може бути доповідна записка або подання керівника структурного підрозділу. Цей наказ урочисто оприлюднюється, а у трудовій книжці працівника робиться відповідний запис про заохочення згідно з правилами їхнього ведення (ст. 144 КЗпП України)

Протягом строку дії дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.

Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни видають на підставі пояснювальної записки порушника трудової дисципліни та доповідної записки керівника структурного підрозділу. Відмова працівника дати письмове пояснення не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення й оформлюється службовим актом із зазначенням присутніх при цьому свідків.

Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути

передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України).

За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.

Про накладення дисциплінарного стягнення оголошується в наказі й повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП України). Оскарження не припиняє виконання наказу про накладання дисциплінарного стягнення.

Якщо протягом року з дня накладання дисциплінарного стягнення працівника не буде піддано новому дисциплінарному стягненню, то він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення.

Якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни і сумлінно виконував свої обов'язки, то стягнення може бути знято до закінчення одного року.

Дострокове знаття дисциплінарного стягнення провадиться керівником, який наклав його.

Для зняття дисциплінарного стягнення, накладеного вищим керівником, безпосередній керівник порушує перед ним відповідне клопотання.

Зняття дисциплінарного стягнення провадиться наказом, про що працівникові повідомляється.

Ключовим словами таких наказів можуть бути: „ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:”, „ОГОЛОСИТИ СУВОРУ ДОГАНУ:”. Складовими тексту є:

прізвище, ім’я по батькові;

посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи),

вид стягнення (догана, звільнення);

мотивація та підстава накладення дисциплінарного стягнення;

Право на відпустку громадян, що знаходяться в трудових відносинах з підприємством, організацією, установою незалежно від виду діяльності і галузевої належності, реалізують оформленням наказу про надання відпустки (див. продовження додатка 3.9).

Умови, тривалість надання відпусток, а також державні гарантії права на відпустку встановлені ст. 45 Конституцією України, Законом України від 15.11.1996 № 504/96-ВР “Про відпустки”, веденим в дію з 01.01.1997 і також КЗпП України. Порядок надання інших видів відпусток регулюється законами України: “Про статус суддів”, “Про статус і соціальну охорону громадян, потерпілих в результаті Чорнобильської катастрофи”, “Про державну підтримку засобів масової інформації і соціального статусу журналістів”, “Про пожежну безпеку” та ін.

У наказах про надання відпустки слід зазначити:

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;

• посаду (місце роботи) працівника;

• вид відпустки (основна, додаткова);

Статтею 4 Закону України “Про відпустки” встановлені такі види відпусток²:

щорічна відпустка:

• основна (ст. 6);

• додаткова (ст. 7, 8)

додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13-15);

творча відпустка (ст. 16);

соціальна відпустка (ст. 17-19);

відпустка без збереження заробітної плати (ст. 25-26).

• дату початку відпустки і повернення з неї, (З ... по... терміном на ..... календарних днів);

• за який період роботи надано відпустку;

• мотивацію (у разі потреби).

Після підписання наказу про надання відпустки в особову картку працівника й журнал обліку відпусток заносять відповідні записи.

Документування відряджень працівників у межах України та за кордон регулюється Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України 13 березня 1998 р. № 59 у редакції наказу Міністерства фінансів України від 10 червня 1999 р. № 146, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. № 218/ 2658. Згідно з цим нормативно-методичним документом службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (об’єднання), установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Державний комітет України з питань регулятивної політики та підприємництва в листі від 12 лютого 2002 р. № 1-221/805 відповідно до Інструкції про порядок відрядження в межах України та за кордон, зазначає, що направлення працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

• наказу (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження;

• завдань на відрядження;

• попереднього кошторису витрат на відрядження;

• посвідчення про відрядження із записом в журналі реєстрації посвідчень;

• документів, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю підприємства.

У наказах (розпорядженнях) про відрядження зазначають:

• ключове слово „ВІДРЯДИТИ:”;

• прізвище, імені та по батькові працівника;

• посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи);

• пункт відрядження (назва організації, місто, країна – якщо працівник відряджається за межі України);

• період відрядження (дата початку та закінчення відрядження), кількість днів відрядження³ оформлюють з допомогою мовного штампа „з ... по... терміном на .... днів”. Термін відрядження в межах України визначається керівником підприємства або його заступником і не може перевищувати 30 календарних днів⁴;

Підставою для видання наказу про відрядження, як правило, є доповідна записка, що подається на ім’я керівника. У ній обґрунтовується необхідність відрядження, її термін тощо.

У підприємствах 1-2 категорій з великою кількістю відряджень дозволяється застосовувати спеціальний бланк з грифом “Має силу наказу”, із зазначенням подання керівника структурного підрозділу на ім’я керівництва щодо відрядження працівника. Разом із зазначеним бланком додається і посвідчення про відрядження встановленої форми.

Бланки подання з грифом “Має силу наказу” та посвідчень про відрядження виготовляються управлінням справами, загальним відділом, канцелярією, зберігаються і видаються особою, відповідальною за ведення і реєстрацію відряджень.

Виготовлення і застосування бланків посвідчень про відрядження іншими структурними підрозділами і не встановленої форми забороняється.

Реєстрація бланків з грифом “Має силу наказу” та посвідчень про відрядження ведеться відповідальним за це працівником засобами автоматизованої системи або у спеціальному журналі.

Бланки з грифом “Має силу наказу” після відповідного оформлення передаються до бухгалтерії, де вони зберігаються і є підставою для виплати витрат на відрядження.

Підприємство, яке направляє працівника у відрядження, видає працівнику посвідчення про відрядження встановленої форми, затверджене наказом Державної податкової адміністрації України від 28 липня 1997 р. № 260 і зареєстроване в Міністерстві юстиції України 14 серпня 1997р. № 311/2115 (продовження додатка 3.9).

У посвідченні про відрядження фіксують фактичний час перебування працівника у відрядженні, населений пункт, до якого він відряджається, день вибуття з постійного місця роботи і прибуття до нього, день прибуття до пункту відрядження і день вибуття з нього⁵. Підпис особи, що здійснює реєстрацію посвідчень про відрядження, засвідчують відбитком печатки. Упродовж трьох днів після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт, а у разі потреби –звіт про відрядження або доповідну записку на ім’я керівника про результати відрядження.

Посвідчення про відрядження реєструють журналі реєстрації за встановленою Інструкцією формою:

№ п/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата і номер посвідчення про відрядження	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження