Навчальний елемент 3.2. Розпорядчі документи з особового складу

Після вивчення цього навчального елемента Ви будете знати:

• види номіналів розпорядчих документів з особового складу;

• особливості документування управлінської інформації у документних формах наказів (розпоряджень) з особового складу;

• особливості організації тексту розпорядчих документів з особового складу.

Після вивчення цього навчального елемента Ви будете вміти:

• складати та оформлювати за допомогою друкувальних засобів накази, розпорядження з особового складу;

• складати тексти розпорядчих документів.

Порядок опрацювання навчального елемента:

І. Опрацюйте теоретичний та практичний матеріал за планом:

1. Призначення та номінали розпорядчих документів з особового складу.

2. Особливості оформлювання текстів наказів з особового складу

3. Приймання на роботу.

4. Переведення на іншу роботу.

5. Звільнення працівників.

6. Надання відпусток.

7. Відрядження.

8. Заохочення.

9. Стягнення.

10. Уніфіковані форми наказів з особового складу

Дайте відповіді на питання для самостійного контролю знань та виконайте практичні завдання:

1. Які управлінські дії урегульовують наказами з особового складу?

2. Проаналізуйте процес уніфікації форми і змісту наказів з особового складу.

3. Дайте характеристику термінів зберігання наказів з особового складу. Яким нормативним документом регламентується їх зберігання?

4. Згрупуйте накази (розпорядження) за кількістю порушуваних питань. Дайте характеристику цих груп.

5. У скількох примірниках залежно від виду номіналу документа оформлюють накази з особового складу?

6. Назвіть реквізити наказів з особового складу.

7. Укажіть на порядок реєстрації та присвоєння реєстраційних індексів наказів з особового складу залежно від виду номіналу документа.

8. Підрахуйте, яку мінімальну та максимальну кількість реєстраційних форм має вести підприємство залежно від категорії та обсягу документообігу?

9. Відтворіть технологію приймання працівника на роботу.

10. Яким чином документують переведення і переміщення працівників? Укажіть на послідовність та особливості документування цієї управлінської дії.

11. Яким чином фіксують заохочення працівників?

12. Проаналізуйте структуру та порядок видання накази про стягнення за порушення трудової дисципліни.

13. Розкажіть про технологію документування відряджень працівників.

ІІІ. Виконайте практичні завдання та складіть тест-допуск (практичні завдання та тест-допуск подано наприкінці навчального елемента).

Теоретичний виклад матеріалу

Призначення та номінали розпорядчих документів з особового складу

Наказами (розпорядженнями) з особового складу регламентують приймання громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, заохочення, накладення стягнень, зміну прізвища тощо. Ця група наказів є підставою для первинного обліку особового складу, нарахування працівникові заробітної плати, внесення запису до трудової книжки про його трудову діяльність (приймання, переведення (переміщення), звільнення, заохочення).

Накази з особового складу оформлюють, використовуючи їх уніфіковані форми, або ж друкують на загальних, спеціальних бланках або чистих аркушах паперу. Перевагу віддають повздовжнього розташування реквізитів.

Уніфікація цієї групи наказів полегшує їх використання упродовж досить тривалого їх терміну зберігання: накази про приймання, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників згідно зі статтею 16 Переліку типових документів зберігають 75 років, надання відпусток – 5 років, про стягнення, відрядження працівників¹, адміністративно-господарських питань – 3 роки.

Накази з особового складу залежно від кількості порушуваних питань можуть бути простими (одноаспектними) та складними (багатоаспектними). Прості накази містять інформацію про одного працівника – складні – кількох посадових осіб (див. додаток 3.7). Документувати управлінську дію складним наказом можна лише в тому разі, коли до цього номіналу документа включена інформація з однаковим терміном зберігання. Неприпустимо включати до одного наказу пункти про приймання на роботу одного співробітника, надання відпустки або відрядження – іншого, оскільки ці документи містять інформацію, для якої передбачено різні терміни зберігання: 75, 5, 3 роки відповідно.

Як правило, оформлюючи складні накази, дотримуються певної послідовності оформлювання розпоряджень: спочатку йдеться про приймання (призначення) на роботу, далі – про переведення (переміщення) на інші посади, лише потім – звільнення. У кожній групі розпоряджень прізвища працівників, яких стосується ця дія, розміщують в алфавітному порядку. Як і під час оформлювання інших організаційно-розпорядчих документів, перевага надається простим наказам.

Виходячи з досвіду практичної роботи можна зробити узагальнення щодо кількості примірників оформлювання наказів:

– звільнення, приймання, переведення на роботу оформлюють у 3-х примірниках, направляючи примірники:

І-й – до справи (оригінал);

ІІ –й – до бухгалтерії;

ІІІ– й – до особової справи (відділ кадрів).

– надання відпустки, відрядження, надання матеріальної допомоги оформлюють у 2-х примірниках:

І-й – до справи (оригінал);

ІІ – й  –до бухгалтерії;

– зміну прізвища, заохочення, стягнення оформлюють у 3-4-х примірниках:

І-й – до справи (оригінал);

ІІ –й  – до бухгалтерії (якщо йдеться про нарахування коштів);

ІІІ– й – до особової справи (відділ кадрів).

ІV – на дошку оголошень.

Реквізити наказу з особового складу

Порівняно з наказами із загальної діяльності накази з особового складу мають деякі особливості. Постійними реквізитами наказу є реквізити загального чи спеціального бланка 01, 02, 03, 06, 07 – залежно від установчих документів – назва виду документа (НАКАЗ).

Датою наказу (реквізит 11) є дата його підписання. Однак, окремі параграфи можуть мати свої терміни набуття чинності. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з першого вересня, тоді як наказ підписано з 28 серпня. Якщо терміни за якоїсь причини не зазначені, то вони вираховуються з моменту підписання наказу.

За рішенням організації до складу реєстраційного індексу документа (реквізит 12) окрім порядкового номера в межах груп включають умовні літерні позначення, оформлюючи їх через правобіжну похилу риску або дефіс.

Наприклад: № 55-ВК.

Пам’ятайте:

• незареєстрований документ не є чинним;

• щороку першого січня створюються нові реєстраційні форми (журнали, картотеки) наказів;

• окремими реєстраційними групами наказів з особового складу є:

приймання (призначення), переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, заохочення (останні можуть групуватися окремо);

надання відпусток;

накладення стягнень, відрядження, з адміністративно-господарських питань (про призначення чергових). Якщо ці види наказів становлять значну кількість, їх можна групувати окремо;

• реєстраційні форми обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових співробітників), як і самі документи, зберігаються 75 років;

• записи в реєстраційних формах мають відповідати наявності наказів.

Для реєстрування окремих груп наказів з особового складу можуть використовувати такі умовні літерні позначення:

К, (ВК, ОС) – приймання (призначення), переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, матеріальну допомогу;

З – заохочення (якщо групуються окремо), як от: № 29-З;

Відп. – надання відпусток;

В – відрядження;

С – стягнення тощо.

Особливості індексації документів визначатиметься інструкцією з діловодства установи залежно від специфіки формування і реєстрації наказів з особового складу.

Місце складення чи видання (реквізит 14) оформлюють за загальними вимогами цього реквізиту.