НАВЧАЛЬНИЙ ЕЛЕМЕНТ 3.4.

Оформлення, ведення та облік трудових книжок

Після вивчення цього навчального елемента Ви будете знати:

– правила ведення трудових книжок

Після вивчення цього навчального елемента Ви будете вміти:

Порядок опрацювання навчального елемента:

І. Опрацюйте теоретичний та практичний матеріал за планом:

1. Загальні положення з ведення трудових книжок.

2. Заповнення трудових книжок.

3. Внесення відомостей про роботу.

4. Заповнення трудової книжки при звільненні.

5. Внесення змін до трудової книжки.

6. Видача трудової книжки у разі звільнення.

7. Облік та зберігання трудових книжок.

ІІ. Дайте відповіді на питання для самостійного контролю знань та виконайте практичні завдання:

1. Яким нормативним документом слід послуговуватися, оформлюючи трудові книжки?

2. Які зміни та доповнення внесено до „Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників”? Чим це вмотивовано?

3. Який порядок оформлювання трудових книжок працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи?

4. Укажіть на порядок оформлення у трудових книжках відомостей про працівника, який вперше приступає до роботи?

5. Яким чином фіксують видачу вкладиша до трудової книжки?

6. Які записи вносять до трудових книжок?

7. У який спосіб вносять зміни прізвища до трудових книжок?

8. Узагальніть інформацію про порядок внесення відомостей про роботу.

9. Які записи роблять у трудових книжках у разі перейменування установи?

10. Які записи у трудових книжках засвідчують відбитком печатки? Якою має бути печатка для підтвердження записів у трудових книжках – гербовою, прирівняною до гербової, відділу кадрів?

11. Чиїм підписом засвідчують внесення записів до трудової книжки у разі наявності відділу кадрів – керівника організації чи начальника відділу кадрів? А в наказах з особового складу?

12. Узагальніть інформацію про порядок заповнення трудових книжок працівників при їх звільненні. З’ясуйте нормативно-правові аспекти процедури звільнення працівника з роботи.

ІІІ. Виконайте практичні завдання та складіть тест-допуск (практичні завдання та тест-допуск подано наприкінці кожного навчального елемента).

Теоретичний виклад матеріалу

Загальні положення з ведення трудових книжок

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій чи іншій посаді та підтверджує загальний стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі статтею 48 Кодексу законів про працю України, є трудова книжка.

Заповнення трудових книжок, вкладишів до них, видача трудової книжки у разі звільнення, видача дубліката трудової книжки, розрахунки, умови зберігання та обліку трудових книжок обумовлено „Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях”, затвердженій наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 року № 58, а зі змінами¹, внесеними спільним наказом Мінпраці та Мін’юсту від 08 червня 2001 року № 259/34/5 у зв'язку з прийняттям Закону України „Про внесення змін до Кодексу законів про працю України” від 24 грудня 1999 року № 1356-ХІV, –„Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників²” (далі – Інструкція).

Другий абзац пункту 1.1 Інструкції викладено у новій редакції, яка зазначає, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Інструкція доповнена новим пунктом 2.20-1, в якому зазначається, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Зазначені в першому абзаці цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис: „Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначається дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)”, при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: трудовий договір (номер), „зареєстрований” (дата), а при звільненні – запис „звільнений з роботи” (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України), при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: „трудовий договір (номер) знято з реєстрації” (дата). Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.

Відповідно до статті 10 Конституції України та Закону України „Про мови”, державна мова – українська і ведення діловодства та заповнення трудових книжок здійснюється державною мовою, а у відповідних розділах трудової книжки інформація дублюється російською мовою.

Окремим рядком вносяться відомості про час проходження служби в Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах внутрішніх справ із зазначенням дати призову та звільнення.

Трудові книжки ведуться також при прийманні на роботу студентів денних відділень вищих навчальних закладів. Робота студентів не є сумісництвом, а отже ведення трудових книжок здійснюється згідно з чинним порядком (на сумісників трудові книжки ведуться за основним місцем роботи). Відповідно до ст. 56 Закону України від 05.11.1991 № 1788-XII „Про пенсійне забезпечення” період навчання зараховується до стажу³, що дає право на трудову пенсію незалежно від того, передувала навчанню робота чи ні. З огляду на це час навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, училищах і на курсах з підготовки кадрів, підвищення кваліфікації та перекваліфікації, перебування в аспірантурі, докторантурі та клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок. До того ж Інструкція не вимагає суворої послідовності записів у трудові книжки, а тому запис про навчання може бути зроблений і після запису про прийняття на роботу в період навчання.

Пунктом 2.14 Інструкції передбачено, що робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом за основним місцем роботи на підставі довідки, яку працівник подає з місця роботи за сумісництвом.

Час догляду за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років; пенсіонером та людиною похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.

Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним час одержання допомоги з безробіття, початок виплати та припинення її . Якщо безробітний сам знайшов собі роботу, служба зайнятості вносить запис про припинення виплати допомоги за заявою безробітного та видає трудову книжку на руки.

Не ведуться трудові книжки на працівників, які працюють за укладеними цивільно-правовими договорами для виконання певних обсягів робіт.

Запис у трудових книжках щодо безперервного стажу роботи нині втратив чинність (крім випадків щодо обчислення стажу державної служби для визначення грошової винагороди). Пенсійний стаж, стаж для визначення розміру оплати з тимчасової непрацездатності підраховується сумарно. Зокрема постановою Кабінету Міністрів України від 24.04.2000 № 697 „Про доповнення правил обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги з тимчасової непрацездатності” встановлено порядок такого розрахунку.

Якщо всі відповідні сторінки трудової книжки заповнені, вшивається вкладиш нового зразка, а на титульній сторінці основної книжки робиться відповідний запис із зазначенням серії та номера вкладиша. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом “Виданий вкладиш” і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

Особа, яка втратила трудову книжку, подає письмову заяву керівнику за останнім місцем роботи. В термін не пізніше 15 днів, а на практиці, за бажанням працівника, дублікат трудової книжки може видаватися відразу для подальшого працевлаштування. На титульній сторінці трудової книжки вноситься запис „Дублікат”.

Якщо трудова книжка пошкоджена, також виписується дублікат, а на пошкодженій книжці робиться запис “Замість видано дублікат”, а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

Заповнення трудових книжок

До трудової книжки вносяться:

• відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;

• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

• відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

• відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Відомості про працівника – прізвище, ім'я, по батькові, який вперше приступає до роботи, вносяться до титульної сторінки трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта (свідоцтва про народження).

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Якщо відбулась зміна прізвища, то в цьому випадку слід керуватись п.2.13 згаданої Інструкції, яким зазначено, що зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується роботодавцем за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище і записується нове з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки і засвідчується підписом особи, керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу

У графі 3 розділу “Відомості про роботу” як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. Порядковий номер запису зазначають у послідовності ведення записів (01, 02, 03, …). Нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника. Дати зазначаються арабськими цифрами: число та місяць – двозначними, роки – тільки чотиризначними. Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 лютого 2005 р., у графі 2 трудової книжки записується „05.02.2005”. Записи виконуються охайно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.

У графі 3 пишеться: „Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво” із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду.

Відповідно до пункту 2.14 Інструкції записи до трудової книжки про найменування роботи, професії чи посади здійснюються відповідно до найменування професій і посад, вказаних у Державному класифікаторі професій України 003-95. Від назв робіт і посад, вказаних у додатках А і Б Класифікатора, можуть утворюватися похідні назви робіт і посад – старший, провідний, головний тощо. Класифікатор є обов’язковим для застосування всіма роботодавцями. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи підприємства несуть дисциплінарну, а в передбачених законодавством випадках – іншу відповідальність.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках обов’язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи надається новий розряд, тоді про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим порядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: “Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то”, а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження), його дата і номер.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

З практики ведення трудових книжок відзначається недотримання вимог інструкції – відсутність записів перед звільненням для осіб працездатного віку відомостей про час, термін та місце підвищення кваліфікації за період роботи в установі протягом останніх двох років перед звільненням. За відсутність такого запису несе матеріальну відповідальність підприємство, а саме в пункті 3 статті 26 про особливі гарантії працівникам, які втратили роботу у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці Закону України „Про зайнятість населення”, зазначається, що якщо протягом двох років, які передують вивільненню, працівник не мав можливості підвищити свою кваліфікацію чи одержати суміжну професію за попереднім місцем роботи і якщо при працевлаштуванні йому необхідно підвищити кваліфікацію або пройти професійну перепідготовку, то витрати на ці заходи проводяться за рахунок підприємств, установ, організацій, з яких вивільнено працівників.

Занесення відомостей про нагородження та заохочення в трудових книжках відокремлено за розділами. У розділі „Відомості про нагородження” вноситься запис щодо нагородження державними нагородами та відзнаками відповідно до Закону України від 16.03.2000 року № 1549-111 „Про державні нагороди України”. Статтею 3 цього закону визначено види нагород: звання Героя України, ордени, медалі, відзнаки „Іменна вогнепальна зброя”, почесні звання України, Державні премії України, Президентська відзнака. До цього розділу вносять записи щодо нагородження: грамотами Верховної Ради України та урядовими нагородами Кабінету Міністрів України.

Заохочення за особливі трудові заслуги заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про нагородження" по формі:

№ запису	Дата (число, місяць, рік)	Нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
1	2	3	4

У розділі „Відомості про заохочення” вносять відомості про заохочення за успіхи в праці: відомчі відзнаки, подяки; відомості про відкриття, на які видані дипломи, винаходи і раціоналізаторські пропозиції та виплачені грошові винагороди. Кожному запису відповідає послідовна нумерація, дата, чим відзначений (номер або назва документа – підстава для внесення запису). Грошові заохочення, які мають регулярний характер та передбачені системою оплати праці, до трудових книжок не вносяться.

№ запису	Дата (число, місяць, рік)	Відомості про заохочення, пов’язані з роботою на підприємстві, в установі або організації	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
1	2	3	4