Рис. 7.17 Скасування форматування

4.Щоб скасувати виділення осередків, клацніть де-небудь на поле робочої таблиці. Потім переглянете ці осередки, і ви побачите, що в них не залишилося ніяких слідів форматування – ні особливих шрифтів, ні числових форматів і ніяких інших.

5.Якщо необхідно скасувати форматування не цілком, а лише частково, то варто діяти більш обережно. Часто можна домогтися багато чого, раціонально використовуючи кнопки панелі інструментів. Наприклад, якщо в осередках, що містять напівжирний шрифт і курсив, потрібно скасувати только курсив, виділите ці осередки і клацніть на кнопці Курсив на панелі інструментів. Якщо ж потрібно відмовитися від такого режиму форматування, для якого відповідна кнопка на панелі інструментів відсутній, у діалоговому вікні Формат осередків активізуйте потрібну вкладку і знайдіть у ній відповідний "вимикач" даного режиму. Таким способом можна скасувати будь-які обрані раніше режими.

Лекція 8. Видалення, перенос і копіювання кліток

Зауваження: Всі операції застосовуються або до активної клітки, або до виділеного інтервалу кліток, якщо такий існує.

Видалення вмісту кліток.

1.Виділити потрібний інтервал кліток.

2.Натиснути клавішу «Delete» або «Backspace».

Після того як формула введена в осередок, користувач може неї перенести, скопіювати або поширити на блок осередків.

Перенос умісту кліток.

Для переміщення формули необхідно виконати наступні дії:

1.Виділити осередок з формулою;

2.Підвести покажчик миші до того місця границі осередку, де зображення по-

82

кажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку ;

3.Натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи неї, перемістити вміст осередку в потрібне місце таблиці. Для завершення переміщення формули необхідно

відпустити кнопку миші.

При переміщенні декількох формул, виділених у блок, указатель миші варто підводити до границі блоку.

При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання в цій формулі не змінюються, а осередок, у якій раніш знаходилася формула, стає вільною.

Копіювання вмісту кліток.

Для копіювання формули потрібно виконати наступні дії:

1.Виділити осередок з формулою;

2.Підвести покажчик миші до того місця границі осередку, де зображення покажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку;

3.Натиснути клавішу Ctrl і ліву кнопку миші і, утримуючи них у натиснутому положенні, перемістити вміст осередку в потрібне місце таблиці. Для завершення копіювання формули варто спочатку відпустити кнопку миші, а потім

– клавішу Ctrl.

При копіюванні декількох формул, виділених у блок, покажчик миші необхідно підводити до границі блоку.

Поширення вмісту кліток

Крім копіювання і переміщення формулу можна поширити на частину рядка або стовпця. При цьому відбувається зміна відносних посилань. Для поширення формули необхідно виконати наступні дії:

1.виділити осередок з формулою;

2.підвести покажчик миші до чорного квадрата в правому нижньому куті осередку, при цьому зображення покажчика зміниться на чорний хрестик;

3.натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи неї в такому положенні, перемістити курсор до необхідного місця таблиці, тобто до останнього осередку діапазону, на який необхідно поширити формулу. Для завершення дії необхідно

відпустити кнопку миші.

Поширення блоку формул відбувається за аналогічною схемою. У випадку, коли на блок осередків необхідно поширити одну формулу, спочатку випливає неї поширити на відповідну частину рядка або стовпця (тобто заповнити спочатку яку-небудь границю блоку), після чого аналогічними діями заповнити частину блоку, що залишилася, осередків

Випадки копіювання

Можливі наступні випадки копіювання:

1.одна клітка копіюється:

•в одну клітку;

•у будь-який інтервал кліток;

наприклад: клітка D4 можна копіювати в F2 або в інтервал B3:K9

2.інтервал кліток в одному рядку копіюється:

•у такий же інтервал кліток в одному рядку;

83

• в інтервал кліток з будь-яким числом рядків, але з тим же числом стовпців, що й у вихідному інтервалі;

наприклад: інтервал B2:E2 можна копіювати в інтервал D6:G6 або в інтер-

вал A3:D9

3.інтервал кліток в одному стовпці копіюється:

•у такий же інтервал кліток в одному стовпці;

•в інтервал кліток з будь-яким числом стовпців, але з тим же числом рядків, що й у вихідному інтервалі.

наприклад: інтервал C3:C6 можна копіювати в інтервал F2:F5 або в інтер-

вал B4:K7

4. інтервал кліток з декількома рядками і стовпцями копіюється:

• у такий же інтервал кліток.

наприклад: інтервал A2:C5 можна копіювати в інтервал B3:D6.

У формулі, скопійованої в інший осередок, змінюються посилання, однак осередок, де раніш знаходилася формула, залишається без зміни.

При копіюванні формул виникає необхідність у керуванні зміною адрес осередків або посилань.

Посилання на осередки і діапазони осередків

У багатьох формулах використовуються посилання на одну і більш осередків. Для посилання використовується адреса осередку або діапазону (або ім'я, якщо це – іменований осередок або діапазон). Існує чотири типи посилань. Розрізняти ці типи допомагає знак долара:

•Відносні: посилання цілком відносне. При копіюванні формули посилання на осередок вставляється в нове місце. Приклад: А1

•Абсолютні: посилання цілком абсолютне. При копіюванні формули в інший осередок посилання не змінюється. Приклад: $А$1

•Абсолютний рядок: посилання частково абсолютне. При копіюванні формули змінюється частина посилання, що відноситься до стовпця. Та частина, що відноситься до рядка, залишається незмінної. Приклад: А$1

•Абсолютний стовпець: посилання частково абсолютне. При копіюванні формули змінюється частина посилання, що відноситься до рядка. Та частина, що відноситься до стовпця, залишається незмінної. Приклад: $А1

Створення абсолютного посилання

Коли ви створюєте формулу, указуючи на осередки, усі посилання на осередки і діапазони будуть відносними. Для того щоб посилання стало абсолютної, вам доведеться вручну розставити знаки долара. Є і ще один спосіб: коли ви вводите адреси осередків або діапазонів, використовуйте клавішу <F4>. З її допомогою можна перебирати всі можливі режими посилання.

Режим посилання доцільно змінювати тільки в тому випадку, якщо ви плануєте копіювати формулу. Наприклад, якщо в записі формули посилання на осередок D7 записати у виді $D7, то при переміщенні формули буде змінюватися тільки номер рядка "7". Запис D$7 означає, що при переміщенні буде змінюватися тільки ім'я стовпця "D". Якщо ж записати адреса у виді $D$7, то посилання при переміщенні формули на цю адресу не зміниться, і в розрахунках

84

будуть брати участь дані з осередку D7. Якщо у формулі зазначений інтервал осередків G3:L9, то керувати можна кожним з чотирьох символів: "G", "3", "L" і "9", поміщаючи перед ними символ "$".

Створення посилань на осередки інших робочих аркушів або робочих книг

У формулі можуть використовуватися посилання на осередки і діапазони осередків, розташовані в інших робочих аркушах. Для того щоб задати посилання на осередок іншого листа, розташуєте перед адресою осередку ім'я листа, за яким випливає знак оклику. Розглянемо наступний приклад формули з посиланням на осередок іншого робочого листа (Лист2):

=Лист2 !A1+1

Можна створювати формули і з посиланнями на осередки іншої робочої книги. Для цього перед посиланням на осередок введіть ім'я робочої книги (у квадратних дужках), потім – ім'я листа і знак оклику:

= [Budget.xls]Лист1 !А1 + 1

Якщо в імені робочої книги присутня один і більш пробілів, ім'я книги (і ім'я робочого листа) варто узяти в одинарні лапки. Наприклад:

= '[Budget Analysis.xls]Лист1' !А1 + 1

Якщо робоча книга, на яку задається посилання, закрита, необхідно додати повний шлях до файлу цієї книги:

='C:\MSOffice\Excel\[Budget Analysis.xls]Лист1' !A1+1

Створювати зовнішні посилання можна і просто вказуючи на осередки. Для цього файл джерела повинний бути відкритий. Звичайно створити формулу можна, указавши на результати у відносних посиланнях на осередки. Але коли за допомогою цього методу ви звертаєтеся до осередку іншої робочої книги, Excel створює абсолютні посилання (якщо ви плануєте копіювати формулу в інші осередки, посилання необхідно зробити відносними).

При роботі з зовнішніми посиланнями можуть виникнути несподівані труднощі. Наприклад, якщо ви використовуєте команду ФайлÖЗберегти як для того, щоб зробити копію книги-джерела, зв'язані формули автоматично змінюються і посилання указує вже на інший файл (найчастіше не той, що вам потрібний). Плутанина з посиланнями може виникнути й у випадку перейменування файлу книги-джерела.

Використання посилань для відновлення даних ушкодженого файлу

По тим або інших причинах одна з книг Excel може бути ушкоджена. Якщо ушкоджену книгу неможливо завантажити, ви можете створити зв'язану формулу і з її допомогою відновити всю інформацію або її частину (формули відновити неможливо). Зробити це можна, оскільки для створення зв'язаної формули файл не обов'язково повинний бути відкритий. Наприклад, ушкоджений файл називається Badfile.xls. Для того щоб відновити дані робітника листа Лист1, відкрийте порожню робочу книгу і введіть наступну формулу в осередок

Al:

=[Badfile.xls]Лист1 !А1

Скопіюйте цю формулу вниз і вправо, щоб відновити максимум інформації. Зрозуміло, найкраще робити резервні копії найбільш важливих файлів.

85