1.3. Службовий документ як носій інформації

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші. Сукупність  документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становлять систему документації.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ — це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі та просторі. Переважну частину управлінської інформації фіксують. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність — управлінською документацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві. Документи використовуються в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін «документ» багатозначний і залежить від галузі використання. Латинською мовою слово «documentum» означає «взірець», «посвідчення», «доказ». Сучасні енциклопедичні словники трактують слово «документ» у таких значеннях:

• письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки;

• офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення);

• достовірне історичне письмове джерело;

• матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація[8, c. 13].

Згідно ДСТУ 2732-2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» документ — це інформацiя, зафiксована на матерiальному носiї, основною функцiєю якого є зберiгати та передавати її в часi та просторi[2]. Тому прийнято вважати, що в офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою. Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. Тому у документі поєднано багато функцій:

1. Інформаційна;

2. Правова;

3. Соціальна;

4. Комунікативна;

5. Культурна;

6. Управлінська;

7. Облікова;

8. Історичного джерела.

В залежності від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, в яких управлінська інформація зафіксована будь-яким способом письма — рукописним, машинописним, друкарським, електронним[8, c. 15].

Таким чином, управління суспільством, галузями народного господарства, державними структурами в Україні полягає в постійному оперуванні інформацією. Більша частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. А матеріальними носіями зафіксованої інформації є безпосередньо документ.