Розділ 1 історія документування управлінської інформації

1.1. Управлінська інформація та її ознаки

Організація та здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, керівним персоналом будь-якої організації, установи та їх підрозділами неможливе без належної організації роботи з документами, що містять управлінську інформацію.

Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру: внутрішні зв'язки що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками, а зовнішні зв'язки — з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні. З точки зору технології, управління підприємством являє собою процес отримання, оброблення інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця (передача інформації). Найважливішою частиною управління є прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення необхідна повна, оперативна та достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та оброблення стан справ не змінився. Достовірність інформації визначається мірою відповідності її змісту об'єктивному стану справ.

На робоче місце керівника підприємства чи виконавця інформація має надходити у формі, що полегшує її сприйняття та оброблення. Інформація — це відомості про навколишнє середовище, про процеси, що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами. Існує велика кількість визначень поняття «інформація», кожне з яких використовується згідно з конкретними цілями та завданнями. З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну тощо. Інформація використовується підприємствами для планування, організації, координації господарської діяльності[13, с. 7—8].

Загалом, управлінська інформація — це та інформація, яка використовується установами, підприємствами, організаціями з метою управління їх діяльністю, діяльністю галузей та економіки країни в цілому. А безпосередньо в організації — сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині і зовні організації. Управлінську інформацію, що міститься в службовому документі класифікують за такими ознаками:

• за змістом (кадрова, технічна, фінансово-економічна, правова, суспільно-політична, природоохоронна тощо);

• за призначенням (для керівників і виконавців, для одноразових дій та повсякденного використання, для зовнішнього та внутрішнього користування);

• за ступенем конфіденційності (для загального користування, службового користування, таємна, надтаємна, особливої важливості, що підлягає розголошенню за встановленим терміном);

• за ступенем достовірності (достовірна і перевірена, що підлягає додатковій перевірці, сумнівна, що базується на домислах та чутках).

А також за ступенем готовності для користування нею — первинна несистематизована і необроблена, проміжна, тобто та, що пройшла попередню обробку, і кінцева, що готова для аналізу й прийняття рішень на базі цієї інформації. Не менш важливим є обсяг, джерела, терміни збору та доставки, способами одержання й поширення та іншими ознаками. Джерелами управлінської інформації можуть бути вище керівництво та підлеглі їм керівники, органи управління, засоби масової інформації, інформаційні системи, періодична преса, технічна документація, фотографії, мікрофільми та ін. Слід також приділити увагу усній управлінській інформації. Адже для отримання оперативної інформації керівники установ часто застосовують практику усних доповідей. Саме в цьому контексті сприйняття усної управлінської інформації носить достовірний характер. Дослідження психологами вказують, що людина сприймає не всю, що надходить до неї інформацію. Це може залежати від багатьох суб’єктивних факторів, зокрема особистості, що передає інформацію та особистості, що її сприймає, від фізіологічних можливостей органів чуття обох опонентів, складу та рис характеру, здібностей вловлювати в потоці усної інформації «тонкощі», вміння вірно визначати значення невербальної інформації, концентрації уваги на обговорюваному питання, сткпеня довіри учасників обміну інформацією один до одного і ряду інших причин. Важливим аспектом передачі усної інформації є концентрація уваги на поведінці співрозмовника — жести, міміка, поза, погляд, його одяг та взуття, манери та інші форми зовнішнього вираження індивідуальності. Що дасть можливість не тільки переконатись в достовірності інформації, але і знайти підхід до цієї людини, яка надає цю інформацію. Інформація являє собою зв’язуючу основу процесу управління, оскільки вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об’єкт, який здійснюється шляхом видачі управлінських команд розроблених на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. Відсутність же інформації, не дозволяє керівникові здійснювати свідомі та аргументовані дії, оскільки вона служить вихідним матеріалом для теоретичної та практичної діяльності людини, розкриття механізму перетворення можливості в дійсність. Інформація відображає стан та зміни стану певної системи. Різноманітність цих станів системи, що відображаються, породжують різноманітність інформації. У цьому розуміння — рух інформації визначає рух системи. Власне управлінська інформація виникає безпосередньо в процесі управління. Це планова, нормативна та інша інформація, необхідна для організації управління певною організацією. Така інформація міститься в службових документах. Будь-яка управлінська інформація зазнає ряду операцій:

1. Передавання інформації — це переміщення її якимось каналом зв’язку від джерела до споживача, основним принципом якої є проходження її найкоротшим шляхом з мінімальними витратами часу і праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

2. Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне виявлення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації.

3. Обробка інформації — це сукупність різніх дій, здійснюваних на наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

4. Зберігання інформації полягає в передаванні її в часі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використовуючи класифікаційні ознаки.

5. Оцінка інформації проводиться при виявленні її придатності в майбутньому використанні.

6. Використання інформації характеризується доцільністю, оптимальністю та адекватністю, що призводить до ефективного вирішення питання.

7. Знищення інформації приходить в випадку її старіння чи забезпечення управління належала людині – працівнику апарату управління з його відносно обмеженими потенційними можливостями.

Серед носіїв управлінської інформації найпоширеніше використовуються текстові документи виконані на папері. Службовий документ має значну практичну цінність і повинен бути максимально правильним за формою та змістом складеним, а також придатним для тривалого зберігання. Таким чином, управлінська інформація має важливе значення в управлінській діяльності підприємств, організацій чи установ. Адже відсутність цієї інформації призводить до прийняття необґрунтованих або ж хибних рішень, а її надлишок — до збільшення обсягу повідомлень без збільшення інформативності, зайвих витрат праці та часу на їх опрацювання.