Задание 5
В режиме конструктора создайте таблицу Сведения о сотрудниках, в которой будут содержаться сведения о сотрудниках, необходимые для отдела кадров. Особенность такой таблицы состоит в том, что в ней будет столько же записей, сколько и в таблице Сотрудники. При этом каждая запись таблицы Сотрудники будет соответствовать только одной записи таблицы Сведения о сотрудниках. Внесите в созданную таблицу данные из рисунка 6.
Рисунок 6 – Сведения о сотрудниках
Порядок выполнения задания 5
1. Запустите режим создания таблицы с помощью конструктора.
2. Создайте структуру таблицы Сведения о сотрудниках, как показано на рисунке 7.
Рисунок 7 – Структура таблицы «Сведения о сотрудниках»
3. Обратите внимание, чтобы имя и тип данных первого поля КодСотрудника в точности совпадало с таким же полем из таблицы Сотрудники.
4. Задайте ключевое поле.
5. Закройте окно конструктора. При закрытии сохраните новую таблицу под именем Сведения о сотрудниках.
6. Откройте таблицу Сведения о сотрудниках в режиме таблицы и заполните ее данными (рисунок 6).
7. Чтобы вставить фотографию сотрудника в поле Фото, выполните команду меню Вставка → Объект → выберите тип объекта - Точечный рисунок → ОК (рисунок 8). Откроется графический редактор Paint, в окне которого выполните команду меню Правка → Вставить из файла → откройте папку Фото сотрудников → двойным щелчком мыши выберите файл с точечным рисунком, соответствующий фамилии сотрудника → затем выполните команду меню Файл → Обновить Сотрудники: таблица и закройте графический редактор Paint. При этом в поле Фото появится не фотография сотрудника, а надпись – точечный рисунок.
Рисунок 8 – Окно вставки точечного рисунка
8. После ввода данных сохраните изменения и закройте таблицу Сведения о сотрудниках.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА
РАБОТА С МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ
Цель работы: научиться работать с многотабличной базой данных: создавать связи между таблицами базы данных и организовывать поиск, сортировку, фильтрацию записей в базе данных.
Задание 1
В созданной базе данных между таблицами Структура и Сотрудники установите связь «один-ко-многим». Установите обеспечение целостности данных, которое означает, что все изменения в таблице Структура отражаются и в таблице Сотрудники.
Порядок выполнения задания 1
1. Вызовите
специальное окно «Схема
данных». Для
этого щелкните по кнопке Схема
данных
или выполните
команду меню Сервис
→ Схема данных. Открывшееся
окно имеет рабочую область, в которой
уже могут быть расположены таблицы, а,
если они отсутствуют, их можно добавить
с помощью команды меню Связи
→ Добавить таблицу → в
диалоговом окне «Добавление таблиц»,
последовательно выбрать и добавить
таблицы, между которыми необходимо
установить связи (в нашем случае таблицы
Структура
и Сотрудники)
→ закрыть окно «Добавление таблиц».
Таблицы появятся в окне «Схема данных»
в виде небольших окон. При необходимости
расширьте размеры окон добавленных
таблиц так, чтобы в них полностью
отображались названия полей (рисунок
9). Заголовок
окна соответствует названию таблицы,
содержимое окна – названиям полей.
Рисунок 9 – Окно «Схема Данных»
2. Связь между таблицами создается на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым. Эти поля могут иметь одинаковые или разные имена, но должны содержать данные одного типа. В таблице Структура поле КодОтдела является ключевым. Это понятно, поскольку у каждого отдела должен быть свой уникальный код, идентифицирующий его однозначно. Если мы рассмотрим таблицу Сотрудники, то увидим, что в ней поле Отдел не может быть уникальным, поскольку в одном отделе может числиться сразу несколько сотрудников. На схеме данных эти поля уже соединены линией связи. Это связано с тем, что в таблице Сотрудники было создано новое поле Отдел с использованием подстановки значений из таблицы Структура.
3. Чтобы установить обеспечение целостности данных, необходимо изменить вид связи. Для этого выполните двойной щелчок по линии связи. Откроется диалоговое окно «Изменение связей» (рисунок 10).
Рисунок 10 – Диалоговое окно «Изменение связей»
4. В окне «Изменение связей» установите флажок Обеспечение целостности данных. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в MS Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения. Установленное обеспечение целостности данных означает, что, если в таблице Структура изменить название отдела, эти изменения отразятся и в таблице Сотрудники.
5. В окне «Изменение связей» щелкните по кнопке Объединение. В дополнительном окне «Параметры объединения» установите переключатель 3 («Объединение ВСЕХ записей из "Сотрудники" и только тех записей из "Структура", в которых связанные поля совпадают»). Подтвердите свой выбор, нажав кнопку ОК, а затем кнопку Создать (рисунок 11).
Рисунок 11 – Окно «Параметры объединения»
6. Просмотрите в окне «Схема данных» созданную связь. Связь имеет вид линии со стрелкой (рисунок 12). С одной стороны, эта линия маркирована знаком 1, с другой – значком ∞ «бесконечность». Это графический метод изображения связи «один ко многим». Закройте окно «Схема данных» и сохраните изменения макета.
Рисунок 12 – Схема связей между таблицами
7. Откройте таблицу Структура. Слева в таблице теперь расположен столбец со значками «+». Эти значки указывают на наличие связи «один-ко-многим» и позволяют просмотреть запись из связанной таблицы Сотрудники. Щелкните по значку «+» в какой-нибудь строке. Откроются строки из связанной таблицы с фамилиями сотрудников этого отдела. Закройте таблицу Структура.