Введение

Входящая в состав Microsoft Office программа Access предназначена для создания и работы с электронными базами данных. СУБД MS Access обладает широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных.

В данном издании приведены лабораторные работы, позволяющие пользователю изучить основные приемы работы с СУБД MS Access 2003. Используя данный практикум, можно освоить следующие операции при работе с базой данных:

• создавать многотабличные базы данных и устанавливать связи между таблицами;

• редактировать и модифицировать таблицы;

• организовывать поиск, сортировку и фильтрацию записей в базе данных;

• создавать запросы различных типов в режиме конструктора запросов;

• создавать формы, используя автоформы, режим мастера и конструктора форм;

• создавать отчеты, используя автоотчеты, режим мастера и конструктора отчетов, выполнять сортировку и группировку данных в отчете.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS

Цель работы: научиться использовать основные команды меню MS Access; получить навыки по созданию базы данных; изучить принципы редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1

Создайте файл базы данных Фирма.mdb. Организуйте хранение информации в создаваемой базе данных с помощью трех таблиц: «Сотрудники», «Структура» и «Сведения о сотрудниках». С помощью мастера таблиц создайте таблицу Сотрудники, содержащую сведения о сотрудниках фирмы, и внесите в нее данные из таблицы 1.

Таблица 1 – Сотрудники

Код сотрудника	Фамилия	Имя	Отчество	Дата найма
1	Саксонова	Ирина	Игнатьевна	25.04.1995
2	Потапенко	Сергей	Александрович	14.08.1999
3	Новиков	Николай	Георгиевич	23.02.2001
4	Трубач	Елена	Владимировна	17.06.1998
5	Гладыш	Михаил	Васильевич	25.03.2000
6	Леонова	Юзефа	Ивановна	03.05.2003
7	Ильин	Семен	Владимирович	12.11.2004
8	Белова	Полина	Анатольевна	16.08.2007
9	Макарова	Мария	Григорьевна	18.09.2005
10	Кузнецов	Глеб	Давыдович	14.01.2000
11	Погоня	Сергей	Вячеславович	02.07.2002
12	Белько	Валерий	Дмитриевич	26.12.2003
13	Ястреб	Олег	Павлович	13.09.1999
14	Шипилова	Ирина	Валерьевна	25.03.2005
15	Степаненко	Ольга	Сергеевна	18.01.2006
16	Пух	Валентина	Николаевна	19.05.2001
17	Антонюк	Александр	Владимирович	23.11.2002

Порядок выполнения задания 1

1. Запустите СУБД MS Access.

2. Выполните команду меню Файл → Создать.

3. В окне «Microsoft Access» в группе Создание файла выберите Новая база данных (рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно «Microsoft Access»

4. В появившемся окне «Файл новой базы данных» в строке «Папка» выберите свою папку, в строке «Имя файла» наберите название базы данных – Фирма и щелкните мышью по кнопке Создать.

5. В окне СУБД MS Access выберите объект Таблицы и режим Создание таблицы с помощью мастера (рисунок 2).

Рисунок 2 – Окно СУБД MS Access

6. Выполните последовательно шаги мастера таблиц. В окне «Создание таблиц» в поле «Образцы таблиц» выделите таблицу Сотрудники. Затем в окне «Образцы полей» выберите поле КодСотрудника и с помощью кнопки переместите выбранное поле в окно «Поля новой таблицы». Аналогично переместите и остальные поля Фамилия, Имя, Отчество и ДатаНайма в окно «Поля новой таблицы». Для продолжения работы щелкните по кнопке Далее (рисунок 3).

Рисунок 3 – Окно «Создание таблиц»

7. На следующем шаге мастера задайте имя для новой таблицы – Сотрудники и установите переключатель «автоматическое определение ключа». Эти параметры нас вполне устраивают, поэтому для продолжения работы щелкните по кнопке Далее.

8. На следующем шаге выберите параметр, который предлагает мастер таблиц – «ввести данные непосредственно в таблицу» и щелкните по кнопке Готово.

9. После завершения работы мастера таблиц автоматически появляется таблица с выбранными полями. Введите в нее исходные данные из соответствующей таблицы 1, приведенной в условии задания 1. После ввода информации при необходимости откорректируйте ширину полей. Для изменения ширины поля следует поместить указатель на разделитель полей справа от поля и щелкнуть два раза мышью. MS Access меняет ширину поля так, чтобы в нем уместилась самая длинная фраза.

Примечание: ввод данных в каждое поле таблицы завершайте нажатием клавиши Enter, а первое поле КодСотрудника не заполняйте – MS Access это выполняет автоматически.

10. Сохраните таблицу с помощью кнопки на панели инструментов или с помощью команды меню Файл → Сохранить и закройте таблицу Сотрудники.