9.4 Оцінка вартості по завершенні проекту

Оцінка вартості по завершенні проекту – це прогнозна величина обсягу витрат, яку слід очікувати при повному завершенні всіх проектних робіт. Для її розрахунку потрібні дані, які визначені в табл. 9.1. Тобто:

• планові витрати на здійснення проектних робіт та проекту в цілому (ПВ);

• фактичні витрати на здійснення проектних робіт та проекту в цілому (ФВ);

• освоєний обсяг на здійснення проектних робіт та проекту в цілому (ОО).

Спочатку треба підрахувати значення індексів освоєння витрат та освоєння розкладу.

Індекс освоєння витрат (ІОВ) розраховується як відношення освоєного обсягу до фактичних витрат:

ІОВ = ОО / ФВ (9.2)

Індекс освоєння розкладу (ІОР) розраховується як відношення освоєного обсягу до планових витрат:

ІОР = ОО / ПВ(9.3)

У нашому прикладі (табл. 9.1) ці показники відповідно дорівнюють 0,83 та 0,77. Вони вказують на те, що проект здійснюється із запізненням до календарного плану з одночасними перевитратами ресурсів. Але тільки таких даних замало для прийняття необхідних згідно ситуації управлінських рішень.

Справа в тому, що невиконання плану проекту може мати цілком слушне пояснення. Не треба забувати, що план розробляється в умовах невизначеності, коли відомі не всі аспекти ходу виконання проектних робіт і в тому немає провини ні плановиків ні виконавців. Тому треба не стільки шукати винних, скільки спрямовувати зусилля для того щоб зайти вірний вихід із ситуації.

Одним з них є пошук додаткових ресурсів для завершення проекту. Зацікавленим особам потрібна обґрунтована інформація про те скільки додаткових ресурсів потребує проект для його остаточного завершення. Чим раніше буде надана ця інформація тим своєчасними будуть дії щодо виправлення ситуації.

Запам’ятайте:

Вимагати неодмінного виконання планових завдань – значить не розумітися на самої сутності планування. Воно не в змозі надати 100% -ої гарантії відповідності майбутньому. Задачею контролю є аналіз виконання плану на предмет його удосконалення та з’ясування чинників, які призвели до недотримання планових розрахунків. Тільки така практика перетворює контроль плану у корисний інструмент управління діловими проектами.

Розрахунки оцінки вартості по завершенні здійснюються за двома варіантами. Перший дає оптимістичну оцінку вартості по завершенні (ОПТ), а другий – песимістичну (ПЕС):

ОПТ = (ЗБП – ОО) / ІОВ + ФВ,де (9.4)

ЗБП – загальний бюджет проекту.

ПЕС = (ЗБП – ОО) / (ІОВ*ІОР) + ФВ(9.5)

Якщо припустити, що загальний бюджет проекту дорівнює, наприклад, 70000 грн., то оптимістична оцінка вартості по завершенні буде дорівнювати 83348 та 101400 грн. Тобто можливе перевищення бюджету після його завершення може скласти від 13,3 до 31,4 тис. грн.

Розрахунки згідно з оптимістичною та песимістичною оцінкою вартості по завершенні дають надто широкий інтервал можливого перевищення бюджету. Їх можна конкретизувати, якщо визначити конкретні умови, в яких буде виконуватися та частина проекту, яка залишилася.

З даною метою можна використовувати три варіанти розрахунків вартості по завершенні:

1. Якщо аналіз свідчить, що відхилення від бюджету мають в своїй основі помилки при плануванні, а майбутні відхилення будуть аналогічні минулим, то оцінка по завершенні розраховується аналогічно ОПТ, тобто згідно з формулою 9.4.

2. Якщо аналіз ходу виконання проекту дозволяє зробити висновок, що помилки при плануванні були суттєві і для їх запобігання в майбутньому переглянуто кошторис майбутніх витрат (КМВ), то оцінка вартості по завершенні згідно з даним варіантом (ОВЗ) може бути розрахована як:

ОВЗ = ФВ + КМВ (9.6)

Якщо в нашому прикладі такий перероблений кошторис буде складати 63000 грн., то вартість по завершенні відповідно – 90300 грн.

3. У разі, якщо термін здійснення контролю співпадає з завершенням етапів проекту, по яких невизначеність була відносно значною, а останні проектні роботи є здебільшого нормативні, то можна припустити, що припущені помилки більше не будуть повторюватися. За даних обставин оцінка вартості по завершенні буде дорівнювати:

ОВЗ = ФВ + ЗБП – ОО(9.7)

Відповідно до даних таблиці 8.1 оцінка вартості по завершенні за варіантом 3 складе 74650 грн.

Отримання оцінок вартості по завершенні дозволяє більш обґрунтовано приймати управлінські рішення щодо подальших дій з управління вартістю проекту. Можливий їх перелік наведений у параграфі 9.2. Якщо для їх прийняття необхідно час або з'ясується, що відхилення мають об'єктивний характер, то дані оцінки надають інформацію про необхідність створювання необхідних резервів із тим, щоб не припустити затримки з виконанням проекту внаслідок нестачі бюджетних коштів.

Таки резерви визначаються як різниця між оцінкою вартості по завершенні та бюджетом проекту. Наявність даних показників надає можливість своєчасно виправляти помилки планування та приймати більш обґрунтовані управлінські рішення щодо корегування календарного плану та бюджету проекту.