Початкові
стадії реалізації проекту
Стадія практичного виконання проектних робіт
Прийняття проекту
до виконання
Визначення
параметрів проекту, які підлягають
керуванню
Перевірка практичної
можливості досягнення запланованого
значення керівних параметрів проекту
Підготовка
пропозицій зацікавленим особам проекту,
щодо зміни значень керівних параметрів
проекту
Продовження
виконання проектних робіт
Рис. 3.9 Застосування керівних параметрів проекту у практиці проектного менеджменту.
Реалізація встановлених завдань проекту чи його керівних параметрів відбувається під час виконання процесів проектного менеджменту. Про їх склад та сутність піде мова у наступному параграфі.
3.6 Процеси управління проектами
Усі роботи, які потрібно виконати, щоб проект став дійсністю, складаються з процесів. У загальному плані процес – це серія дій, що ведуть до результату. До складу процесів у проектному менеджменті відносяться:
процеси ініціалізації та закриття;
процеси планування;
процеси виконання;
процеси здійснення контролю.
Вся подальша змістовна частина даного курсу якраз і буде присвячена вивченню порядку здійснення основних процесів проектного менеджменту. Тому в даній частині подані лише їх основні характеристики й задачі, а також визначені зв’язки між ними.
Процеси ініціалізаціїта закриття відносяться до суто технічних рішень щодо початку проекту в цілому або його окремих етапів, а також протоколювання їх логічного завершення й перехід до наступних кроків виконання проектних завдань. Ініціалізація - це рішення організації щодо початку чергової фази проекту.
Дана група процесів тісно пов’язана з процесами планування та контролю. Перші ставлять завдання, а другі дозволяють отримати вичерпну інформацію щодо прийняття відповідних управлінських рішень.
Процеси планування починаються здійснюватися відразу після прийняття рішення про початок виконання проекту. Їх головна мета полягає в тому, щоб конкретизувати ту частину бізнес-плану, в якої йдеться про реалізацію нововведення та доведення її до рівня календарного плану. На даних етапах уточнюються параметри часу та витрат на виконання робіт й проекту в цілому, визначаються відповідальні виконавці за їх проведення. Дуже важливою є робота з оптимізації календарного плану проекту, яка полягає у перерозподілі ресурсів з некритичних на критичні роботи. Алгоритм цього завдання реалізований у програмних засобах. Одним з них є пакет “Sure Trak PM”, який буде розглядатися при подальшому викладенні матеріалу курсу..
Здійснення планування ходу виконання проекту, крім того, надає необхідну інформацію для ефективного контролю за ходом його реалізації. Виділення у календарному плані критичних робіт дозволяє проектній групі зосередити свою увага на тих моментах, які спроможні викликати затримку завершення проекту.
Процеси планування можуть повторюватися кілька разів протягом терміну виконання проекту. Вони включають наступні елементи:
Планування змісту проекту та параметрів, які підлягають керуванню - визначення тих напрямків реалізації ділової ідеї, що обґрунтовані в діловому плані, які мають характер проектних.
Декомпозиція проектних робіт - поділ основних компонентів проекту на дрібніші, елементарні роботи.
Визначення діяльності - ідентифікація певних робіт, що мають бути виконані для отримання результату проекту.
Завдання послідовності робіт - встановлення зв'язків між окремими елементарними роботами.
Оцінка тривалості робіт - визначення виміру робочого періоду (одиниця виміру часу) та їх кількості, необхідних для завершення елементарних проектних робіт.
Планування ресурсів - визначення того, які ресурси і в який кількості мають бути задіяні для виконання проектних робіт.
Оцінка вартості - розробка приблизної оцінки вартості ресурсів, необхідних для виконання проектних робіт.
Визначення бюджету - складання кошторисів по проектним роботам.
Розробка календарного плану проекту - отримання результатів від планування та узгодження його в єдиний документ, прийнятний для управління проведенням проектних робіт.
Процеси виконання зводяться, перш за все, до координування штату та інших ресурсів для здійснення плану. До складу ресурсів у проектному менеджменті відносять, крім традиційних, також і роботи за проектом, які виконуються субпідрядниками та іншими організаціями, що залучені до виконання проекту.
Виконання проекту здійснюється у межах відпущеного на те бюджету. Тобто, якщо у бізнес-плані визначається саме сума витрат на проект, то при здійсненні процесів виконання вирішуються питання більш раціонального її використання. Особливе значення при цьому мають закупівлі, питання про здійснення яких вирішується відповідальними виконавцями проекту.
До процесів виконання входять:
Виконання проектних робіт - безпосереднє здійснення календарного плану проекту силами команди проекту та підрядників.
Перевірка змісту - приймання завершених робіт та уточнення завдань на наступні.
Забезпечення якості - перманентна оцінка загального виконання проекту для підтвердження дотримання ним відповідних стандартів та вимог до якості проектного продукту.
Робота з командою - удосконалення індивідуальних і групових навичок членів команди з метою підвищення їх вкладу в успішну реалізацію проекту.
Поширення інформації - своєчасне звітування перед зацікавленими особами на предмет ходу виконання плану проекту, можливих проблемах, пропонування засобів поліпшення параметрів проекту та вирішення проблемних ситуацій.
Вибір джерела постачань - обґрунтування найліпшого варіанту закупівель.
Адміністрування контракту - управління зв'язками з продавцями та перевірки дотриманості ними контрактних вимог.
Процеси здійснення контролю полягають у перевірці того, що задачі проекту розв’язуються у відповідності з затвердженими планами і в разі необхідності - здійснення дій щодо коригування проекту. Контроль ведеться по всіх керованих параметрах проекту: якості проектних рішень, терміну виконання проекту в цілому та окремих його етапів, дотримання бюджету. В проектному менеджменті основна увага приділяється аналізу причин відхилення від запланованого графіка реалізації проекту та прийнятті в зв’язку з ним відповідних управлінських рішень.
Взаємозв'язок між процесами управління проектами характеризується схемою, яка подана на рис. 3.10. Тут стрілками відображаються потоки документів та документованих елементів.
Процеси зв'язані між собою за їхніми результатами - вихідний результат одного процесу є вхідним щодо іншого.
Рис. 3.10 Зв'язки
між процесами проектного менеджменту
Розглянуті характерні риси проекту формують об’єктивну невизначеність ходу його здійснення. Через це помилки у плануванні – не тільки цілком ймовірні, скільки неминучі. Якщо їх своєчасно не виявити та не внести відповідні корективи у проект, він може опинитися під загрозою зриву. Тому процеси контролю в управлінні проектами запроваджуються вже на початкових стадіях його виконання. Тобто контролюється сам процес реалізації проекту, а не його проміжні чи кінцеві результати.
Процеси контролю в проектному менеджменті включають:
Загальний контроль за змінами - контролювання змін стану виконання проекту в цілому і відповідність цих змін затвердженому календарному плану.
Контроль за змінами змісту - контроль змін у змісті проекту.
Контроль вартості - контроль за змінами в бюджеті проекту.
Контроль якості - відстежування досягнутих результатів проектних робіт на предмет відповідності певним стандартам якості, аналіз причин, які здатні погіршити якісні параметри проектних рішень.
Контроль за реакцією на ризик - реагування на зміни ризику в ході виконання проекту.