- •2.Мова — це знакова система, яка служить засобом вираження думок, засобом спілкування між людьми, засобом передачі думок, знання, інформації від людини до людини, від покоління до покоління.
- •4. Основні вимоги до мовлення
- •1. Щоденники, листи, мемуари українських діячів XIX- XX ст. (Тараса Шевченка, Івана Франка, Михайла Драгомано-ва, Володимира Антоновича тощо).
- •1. Високий ступінь стандартизації мовного вислову,
- •1. Високий ступінь стандартизації мовного вислову,
- •1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.
- •1. Герб держави.
- •02 - Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
- •I. II. III. Частина 1 1.1
- •01. - Зображення Державного герба України, герба Автономної
- •11 - Дата;
- •1. Назва виду документа.
- •1. Назва виду документа.
- •1. Назва документа.
- •1. Назва й номер документа.
- •2. Реквізити штампа загального бланку.
- •1) Назва й адреса організації відправника листа;
- •1. Назва документа.
- •1) Назва виду документа;
- •2. Повна назва організації, установи.
- •1) Тему засідання, конференції, круглого столу, зустрічі тощо;
- •1. Назва установи, організації.
- •4. У разі виявлення помилок, звертатися до органів реєстрації актів цивільного стану для заміни документа.
- •1. Вставні слова і словосполучення, що вказують на ставлення мовця до висловленої ним думки. Вони можуть означати ступінь впевненості або невпевненості в повідомленні.
- •1. Ініціальні абревіатури - утворені з початкових літер (звуків) слів, які входять у вихідне словосполучення:
- •1. Скорочені назви (абревіатури) установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин складноскорочених слів, пишуться двояко:
01. - Зображення Державного герба України, герба Автономної
Республіки Крим.
02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування).
03. - зображення державних нагород.
04. - код організації.
05. - код форми документа.
06. - назва організації вищого рівня.
07. - назва організації.
08. - назва структурного підрозділу організації.
09. - довідкові дані про організацію. 1(1. назва виду документа.
11. - дата документа.
12. - реєстраційний індекс документа.
13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа,
на якого дають відповідь.
14. - місце складання або видання документа.
15. - гриф обмеження доступу до документа.
16. - адресат.
17. - гриф затвердження документа.
18. - резолюція.
19. - заголовок до тексту документа.
20. - відмітка про контроль.
21. - текст документа.
22. - відмітка про наявність додатка.
23. - підпис.
24. - гриф погодження документа.
25. - візи документа.
26. - відбиток печатки.
27. - відмітка про засвідчення копій.
28. - прізвище виконавця і номер його телефону.
29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. - відмітка про наявність документа в електронній формі.
31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата.
32. - запис про державну реєстрацію.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.
Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схему розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (Рис. А. 1,2).
Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
o назву організації (07);
назву виду документа (10) (не зазначаючи у листах);
o дату (11);
o реєстраційний індекс документа (12);
o заголовок до тексту (19);
o текст документа (210;
o підпис (23). 21.Перелік загальних вимог до мови документа. Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду.Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (насамперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документів. !!-Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо.Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом).Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, найважливішого серед тих фактів, що повідомляються. Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися, поєднувалися.Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається. Ясність викладу, точність опису — це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим документом.Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Свобода від суперечностей — чи не найважливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладається в такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ). Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. лаконізм досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів (кожен аспект думки має бути чітко аргументований мінімальною кількістю даних). Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів — одна з найактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію.Читання документа — це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами.Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак. Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпаки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладнюють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови. Нормативність мовних засобів ділового стилю — обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у діяльності органів управління.Людина, що укладає їх, повинна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб. 22. Правила - це службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови, вимоги, порядок дій або поведінки за тих чи інших умов. Правила подібні до інструкцій і можуть бути частиною інструкцій. Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження. Реквізити правил: гриф затвердження, назва документа (правила), заголовок, дата і номер, текст, підпис особи, що відповідає за складання правил.10 - назва виду документа (ПPАВИЛА);