1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

2. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.

3. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.

5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

6. Зо ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення - оригінали й копії. Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання. Основні вимоги до складання та оформлення службових документівДля прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа.

Крім того, публікація знайомить із примірним переліком документів, що підлягають затвердженню, й документів, на яких ставиться гербова печатка. Також роз’яснюється, як оформляється реквізит «Адресат», виготовляються копії, оформляються додатки до документів.Для складання службових документів в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складати документи на папері довільного формату не дозволяється.

Зазвичай усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, з обов’язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків — бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 20 мм, верхній — не менш як 10 мм, правий і нижній — не менш як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.Складений документ мусить бути належним чином оформлений. Він повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення:

найменування установи — автора документа;

назву виду документа (не зазначається в листах);

дату;

індекс;

заголовок до тексту;

текст;

підпис;

візи;

позначку про виконання документа і направлення його до справи. 15.КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно-комунікаційної сфери і тому є найбільш розробленими. До них відносяться

Бібліотечно-бібліографічна класифікація,

Універсальна десяткова класифікація (УДК),

Десяткова класифікація Дьюї,

Єдина класифікація літератури для книговидання та ін. Існують змістові класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. Поняття про класифікацію документів

З поняттям документа нерозривно пов’язані поняття архіву та бібліотеки. Співвідношення видової і типологічної класифікації документів

Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань «класифікація» і «типологізація», тобто вид і тип документа. Розвиток класифікації документів

Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Класифікація документів за змістом

Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах. Класифікація документів по рівню узагальнення інформації

По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні. Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру.Такий документ є результатом безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої і т.п. діяльності . Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації

Відмітною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків.Знаковість - обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуні канта до реципієнта. Класифікація документів за матеріалом носія інформації

За матеріалом носія інформації виділяють класи документів на штучній і природній матеріальній основі. Основними різновидами сучасних документів на штучному носії є паперові і полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи. Класифікація документів по регулярності виходу у світ

По регулярності виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ однократно і не мають продовження. По регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т.п. Способи документування документів та їх види

За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи. Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

Філософсько-методологічна основа ББК. Як і більшість сучасних класифікацій, ББК ієрархічна комбінаційна система. Головна її відмінність від інших бібліотечно-бібліографічних класифікацій у методологічній основі. Основу ББК становить класифікація наук, побудована за принципами діалектичного матеріалізму, Універсальна десяткова класифікація (УДК)

УДК використовується в Україні в не переробленому вигляді з 1962 р., коли були створені органи науково-технічної інформації. Відсутність на той час в СРСР єдиної класифікації гальмувала розвиток інформаційної діяльності, що особливо позначалося на науково-технічній інформації. 16. Реквізити документів.

Реквізит – це латинське слово, означає потрібне, необхідне. Реквізити – це складові частини документів, або вихідні дані документів як елемент їх вірного оформлення. Реквізити поділяють на постійні та змінні. Постійні реквізити наносять на бланк документа, а змінні реквізити заповнюють у кожному конкретному випадку.