1. Герб держави.

2. Зображення нагород

3. Емблема організації

4. Назва міністерства, відомства

5. Повна назва організації

6. Назва структурного підрозділу

7. Юридична адреса організації

8. Дата

9. Індекс документа (3 пари арабських чисел)

10. Посилання на дату і номер вхідного док

11. Назва документа

12. Місце видання

13. Резолюція – розгляд док. керівником – конкретна, загальна

14. Заголовок до тексту (про…)

15. Текст

16. Додаток

17. Підпис

18. Печатка (звичайна, гербова)

19. УКПО (код підпр або орг за укр. клас-ром)

20. УКУД (код форми док за укр. клас укр. документації

21. Гриф обмеження доступу – таємно

22. Затвердження

23. Адресат (одержувач)

24. Погодження (зовнішнє, внутр)

25. Відмітка виконавця

26. Відмітка про виконання документа

27. Відмітка про переніс даних на машин носій

28. Відм про надходження

29. Відм про засвідч копії 17. Формуляр документа. Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка1.

Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами.Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 - Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа; 18-резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію. Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру. Основні правила оформлювання документів

Назва організації відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті.

Назва виду документа - обов'язковий реквізит будь-якого документа, крім листів. Назва є на бланку або вдруковується угорі ліворуч. Залежно від виду документа визначаються перелік необхідних для його оформлювання реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку.Іще одним обов'язковим реквізитом усіх документів є дата. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку арабськими цифрами.Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з них і проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Місце складання або видання документа. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організацій, установ, структурних підрозділів, службових або приватних осіб. Назва установи й структурного підрозділу подається у називному відмінку, а назва посади та прізвище - у давальному.До реквізиту "адресат" може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після її назви, а також назви структурного підрозділу і прізвища посадової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.Юридична сила документа - властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Керівники структурних підрозділів підписують документи у межах своєї компетенції.Гриф затвердження документа. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується, його дія на певне коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження містить: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назву посади, особистий підпис, ініціал(и) та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження.Резолюція - напис посадової особи на документі - коротке рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.Заголовок до тексту документа. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відображає головну ідею документа (крім повідомлення й телефонограми).Наявність чітких заголовків скорочує час на ознайомлення з документом та період проходження його через посадових осіб і структурні підрозділи до реального виконавця.Відбиток печатки. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряють відбитком печатки. Ставлять ЇХ на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на тих документах, де наявність відбитка печатки передбачено правовими актамиВідмітка про виконання документа і направлення його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує цеВідмітка про надходження документа до організації. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний індекс документа; дату його надходження. 18.Кожен текст не може обійтися без членування його на скла-дові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, ви-користання заголовків, нумерації тощо. Зовнішнє вираження композиційної структури тексту називається рубрикацією. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту тексту, його обсягу, тематики та призначення.

Одним із виявів рубрикації є абзац – відступ вправо на по-чатку першого рядка кожної частини тексту. Абзац є показни-ком переходу від однієї думки до іншої. Поділ тексту на абзаци дозволяє читачеві робити невеликі зупинки перед подальшим читанням, подумки повернутися до вже прочитаного. Абзац може складатися з одного або з кількох речень, що послідовно розкривають складну думку. Поділ на абзаци нерідко супроводжується нумераці-єю – цифровим (або буквеним) позначенням послідовнос-ті розміщення складових частин тексту. Нумерація вказує на необхідність самостійного розгляду кожного з виділених елементів переліку. Для нумерації використовують римські й арабські цифри та букви. Вибір того чи іншого варіанта ну-мерації залежить від змісту тексту, його обсягу й складнос-ті. У звичайних випадках використовують тільки однотипні знаки – арабські цифри або букви. Римськими цифрами по-значають великі частини, що у свою чергу діляться на під-розділи (їх позначають арабськими цифрами). Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:· після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

· номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Комбінована (традиційна) Нова

А. Б. В. Розділ І 1