Для этого добавить в запрос таблицу Судьи. В первое поле бланка запроса включить поле Фамилия. Во втором поле бланка запроса вычислить возраст судьи. Для этого щелкнуть правой клавишей мыши и открыть окно

Построитель выражений (или щелкнуть по кнопке операционного меню. Ввести формулу для вычисляемого поля:

Возраст: Year(Now())-Year([Судьи]![Дата рождения]) ВНИМАНИЕ!!! Встроенные функции вводить в формулу, открыв в

окне обзора папку Встроенные функции. Аргумент [Судьи]![Дата рождения] ввести двойным щелчком по имени соответствующего поля (Дата рождения), открыв в окне обзора соответствующую таблицу (Судьи) из папки Таблицы.

Аналогично в третьем поле запроса вычислить стаж судей.

15.Для всех дел показать год, месяц и день открытия и закрытия

суказанием номера дела и его названия. Для этого с помощью Построителя выражений ввести нужные формулы, используя функции Year, Month и

Day.

Например,

Месяц открытия дела: Month([Дела]![Дата открытия дела])

16.Вычислить средний возраст судей. Для этого в создаваемый запрос добавить Запрос14. Использовать Групповые операции.

17.Вычислить средний стаж работы судей.

Запросы с условиями отбора.

Условия отбора – это ограничение, которое пользователь накладывает на запрос для определения записей, удовлетворяющих некоторым требованиям. Чтобы установить условие отбора для поля в бланке запроса, необходимо ввести в строке Условие отбора для данного поля необходимо ввести выражение. При написании выражения необходимо учитывать несколько общих правил. При работе с текстовыми данными их заключают в кавычки (=«Иванов»). При работе с датами используют символ # (#12.03.1998#). Числа набирают без каких-либо дополнительных символов. Пустые позиции обозначают ключевым словом Null.

18.Показать фамилии судей, работающих в Советском районе.

Для этого в бланк запроса включить поле Фамилия таблицы Судьи и поле Район таблицы Районный суд. Для поля Район ввести Условие отбора =

«Советский»

19.Показать полную информацию о делах, которые ведет судья Иванов (фамилию судьи можно взять другую).

20.Показать информацию о помощниках судьи, фамилии которых по алфавиту идут после фамилии Петров. (>«Петров»).

21.Показать полную информацию о делах, открытых после 20.03.2005, с указанием судьи, ведущего дело и района.

33

22.Показать информацию о делах, открытых между 18.05.2006 и 26.09.2006 (Between #18.05.2005# And #26.09.2006#).

23.Показать информацию о делах, в которых количество томов

меньше 2.

24.Показать информацию о делах, в которых количество томов

от 2 до 4.

25.Показать фамилии судей, возраст которых превышает 50 лет.

Для этого при создании запроса использовать Запрос14.

26.Показать фамилии судей, стаж работы которых от 3 до 5

лет.

27.Показать сведения о помощниках судей, не имеющих контактных телефонов.

28.Показать сведения о делах, открытых в 2006 году (использовать

Запрос15).

Для отбора записей, начинающихся или заканчивающихся определенными наборами символов, используются подстановочные знаки: * - заменяет любое количество любых символов, ? – заменяет один любой символ.

29.Показать сведения о судьях, фамилии которых начинаются с буквы А (=«А*»).

30.Показать сведения о помощниках судьи, имеющих семизначные телефоны.

Для одного поля или для нескольких полей можно ввести дополнительные условия отбора. Если выражения вводятся в несколько ячеек Условие отбора, то они автоматически комбинируются с помощью операторов And (И) или Or (ИЛИ). Если выражения находятся в одной строке, то используется оператор And. Если же выражения находятся в разных строках бланка запроса, то используется оператор Or.

31.Показать сведения о делах, открытых в мае 2006 г.

(использовать Запрос15).

32.Показать сведения о делах, закрытых в сентябре или марте.

33.Показать сведения о судьях, работающих в Советском или Вахитовском районах.

34.Показать сведения о помощниках, имееющих тедефоны (Not Nool), фамилии которых заканчиваются на букву «в».

35.Показать информацию о делах, которые ведет судья Иванов, открытых после 20.07.2006.

36.Показать номер и название дела с максимальным количеством томов, а также фамилию судьи, ведущего дело. Для этого включить в бланк запроса поле Фамилия таблицы Судьи и поля № дела, Название, Количество томов таблицы Дела, для поля Количество томов использовать

34

условие =Запрос8 (использовать Построитель выражений, для ссылки на запрос8 выбрать его в папке Запросы).

37.Показать полную информацию о деле, закрытом раньше других

(В условии использовать ссылку на Запрос11).

38.Показать фамилию судьи и название района, который вел дело, открытое последним.

39.Показать сведения о судьях, стаж работы которых больше среднего стажа.

40.Показать фамилии судей стаж работы которых меньше среднего стажа, а возраст больше среднего возраста судей.

Тема 5. Основы компьютерного делопроизводства в юридической деятельности в среде текстового процессора Word

Практическое занятие 9. Создание шаблона документа и документа на основе шаблона в текстовом процессоре Word.

Задание №1. Создать бланк для писем, факсов с продольным расположением реквизитов

1.Создать новый шаблон, используя команду Создать меню Файл (в диалоговом окне Создать нужно отметить кнопку Шаблон). Образец создаваемого бланка дан в Приложении А

2.Задать формат бланка, используя команду Параметры страницы меню Файл. Размер бумаги – 210x297 мм. Ориентация – книжная, поля: верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2,5 см, правое – 1 см.

3.Заполнить шаблон, т.е.

а) вставить в шаблон реквизит «эмблема» (команда Рисунок меню Вставка);

б) вставить в шаблон реквизит «наименование предприятия»; в) вставить вписываемые реквизиты «дата» и «индекс (№) документа»,

которые стоят на одной строке. Для этого:

∙ там, где должна быть горизонтальная черта для даты, поставить знак табуляции, нажав на клавишу [Tab] (на экране знак табуляции отобразится стрелкой вправо, которую можно увидеть, если включен режим просмотра

спецсимволов, т.е. кнопка на панели инструментов «Стандартная» нажата);

∙после знака табуляции поставить пробел;

∙поставить символ номера;

∙после символа номера поставить один пробел, а затем знак табуляции для второй горизонтальной черты;

∙обозначить горизонтальные линии и задать их длину. Для этого выделить мышью первый знак табуляции, задать символу табуляции формат

подчеркнутого символа. Аналогично прочертить линию под вторым знаком

35

табуляции. Длина линий задается путем установки маркера табуляции на линейке. В левой части линейки находится кнопка, с помощью которой можно переключать способ выравнивания относительно знака табуляции.

Можно задать четыре способа выравнивания: – левое выравнивание; –

правое выравнивание; – центральное выравнивание; – выравнивание по десятичной точке. При этом если текст не содержит числа с десятичной точкой, то он помещается просто слева.

∙ для первого знака табуляции будем использовать левое выравнивание и правое – для второго. Чтобы установить маркер табуляции на линейке, необходимо задать абзацу выравнивание по левому краю, указать курсором мыши позицию на нижней стороне линейки, где будет устанавливаться маркер табуляции и щелкнуть. Если длина линии окажется неудовлетворительной, нужно переместить маркер на новое место с помощью мыши. Чтобы удалить маркер с линейки, нужно мышью стащить его с линейки вниз;

г) вставить реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа». Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» – это

реквизит, который проставляется при создании письма-ответа, он может отсутствовать, например, во внутренних документах, поэтому для этого реквизита в шаблоне бланка предприятия необходимо указать только место расположения. Тем самым в шаблон бланка будет вставлена подсказка. Символам подсказки надо присвоить формат скрытого текста, тогда она не будет отображаться при печати. Если при составлении документа на основе этого шаблона нужен реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа», то скрытость надо снять (в документе, а не в шаблоне).

Данный абзац должен быть выровнен по левому краю.

Чтобы данный реквизит лучше читался, нужно дать для его абзаца интервал сверху 3-6 пунктов, используя команду Абзац меню Формат.

д) вставить в шаблон реквизит «почтовый адрес, номер телефона, номер факса» в виде нижнего колонтитула (команда Колонтитулы меню Вид).

4.Выполнить команду Сохранить меню Файл для сохранения созданного шаблона на диске. При правильном создании шаблона при его сохранении автоматически предлагается папка Шаблоны для его хранения, а

впараметре Тип файла автоматически устанавливается тип Шаблоны документа (расширение – .dot). Закрыть файл.

Задание №2. Создать документ на основе шаблона бланка предприятия

1.Выполнить команду Создать меню Файл. В диалоговом окне Создать выбрать переключатель Документ, а из списка шаблонов выбрать свой шаблон.

2.Набрать произвольный текст документа (письма), вписать дату, №..

3.Сохранить документ на диске с произвольным именем (тип файла – документ Word).

36