4. Создать другой документ (письмо-ответ) на основе того же шаблона и сохранить его на диске.

Задание № 3. Создать шаблон бланка экзаменационной ведомости

1.Создать и сохранить шаблон экзаменационной ведомости. При создании учесть, что все элементы шапки ведомости оформляются как вписываемые реквизиты, а основной бланк ведомости в виде таблицы.

2.Создать 2 документа на основе шаблона и сохранить их.

Практическое занятие 10. Циркулярная рассылка документов. Задание №1. Слияние для уже существующего источника данных

1. В текстовом процессоре Word создать список клиентов вашей организации:

И сохранить файл под именем Список адресов.doc в своей папке. Закрыть файл.

2. Открыть документ требуемого шаблона (Акционерное общество «АСКОНТ». Лабораторная работа №3). Если требуемого шаблона нет, можно использовать шаблон стандартного письма (Файл /Создать /Письма и факсы – Любое письмо). Набрать произвольный текст, который необходимо отправить нескольким адресатам

3. Выбрать команду Слияние в меню Сервис

В разделе Основной документ выбрать Создать – Документы на бланке. Выбрать Активное окно в качестве главного документа

4. Из раздела Источник данных выбрать Получить данные, затем

Открыть источник данных. Найти и открыть нужный файл (список адресов.doc).

Затем выбрать Правка основного документа для создания основного документа. В окне нового документа появится новая панель инструментов Слияние (Рис.1).

37

5. Поставить указатель в то место, куда должно быть вставлено нужное поле (адресат), соответствующее строке заголовка таблицы, и нажать кнопку Добавить поле слияния и выбрать из списка требуемое поле

Последовательно вставить все нужные поля и применить соответствующее форматирование

6. Снова выбрать команду Слияние в меню Сервис и для осуществления слияния нажмите кнопку Объединение в третьей группе диалогового окна Слияние

Просмотреть и сохранить полученный документ Формы в своей папке.

Задание №2. Слияние отдельных записей для уже существующего источника данных

Для слияния отдельных записей из общего списка предусмотрена возможность отбора записей из источника данных и их сортировки

1. Повторить пункты 2-8 Для создания параметров слияния нажать кнопку Отбор записей

На закладке Отбор записей выбрать поле данных в списке Поле, а затем выбрать оператор сравнения в поле Оператор. В поле Значение ввести текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных (послать сообщение только тем клиентам, которые проживают в России)

2 Повторить пункты 9-12 Чтобы задать несколько связанных условий отбора используйте

операторы И или ИЛИ. Чтобы объединить записи в определенном порядке, выберите закладку Сортировка записей, а затем выберите поля по которым будут сортироваться записи.

Условие отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных. Чтобы выбрать другие записи, измените параметры отбора. Чтобы выбрать все записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все на закладке

Отбор записей.

Задание №3. Слияние для вновь создаваемого источника данных

Создать документ для рассылки (На бланке своего предприятия приглашение на семинар бухгалтеров)

1. Выбрать команду Слияние в меню Сервис

В разделе Основной документ выбрать Создать, затем Документы на

бланке

Выбрать Активное окно в качестве главного документа 2. Из раздела Источник данных выбрать Получить данные, затем

Создать источник данных В появившемся диалоговом окне в разделе Поля в строке заголовка представлен Список имен полей, наиболее часто используемых в письмах, почтовых наклейках и подобных документах. Все эти поля могут быть добавлены в новый источник данных, удалены или переименованы.

38