Тематика внеаудиторной самостоятельной работы

Наименование разделов по программе	Вид самостоятельной работы	Содержание самостоятельной работы	Количество часов
1. Роль секретаря в управленческом процессе	Изучение дополнительного материала; письменные ответы на вопросы	Роль и место секретаря в управленческой структуре организации; профессиональные требования к разным категориям секретарей	2
2. Нормативно-методическая база работы секретаря	Чтение нормативных документов, выполнение заданий	Законы РФ, ГСДОУ ГОСТ, Положения, инструкции, справочники.	2
3. Организация работы секретаря	Изучение дополнительного материала, выполнение заданий	Требования к организации рабочего места секретаря. Планирование рабочего дня.	2
4. Работа секретаря с документами	Изучение дополнительного материала, выполнение заданий, работа с документами	Прием, обработка входящих документов; обработка, отправление исходящих документов; составление документов; регистрация документов и контроль исполнения	2
5. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя	Изучение дополнительного материала, выполнение заданий; работа с документами	Организация презентаций, приемов; работа секретаря с телефоном; правила приема посетителей; подготовка командировок руководителя	6
6. Коммуникационное обеспечение деятельности секретаря. Деловой этикет	Изучение дополнительного материала, выполнение заданий	Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе; поведенческий этикет; имидж секретаря.	3
7. Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря	Изучение дополнительного материала	Общие принципы профессионального отбора; современные способы трудоустройства: тестирование, собеседование.	1
Всего			18

1. Роль и место секретаря в управленческой структуре организации; профессиональные требования к разным категориям секретарей.

Вид работы:Изучение дополнительного материала; письменные ответы на вопросы

Время, отведенное на выполнение работы: 2часа

Цель работы: закрепить теоретические основы профессиональных требований к различным категориям секретарей и роли секретаря в структуре организации

Форма контроля: зачет

Методическое обеспечение: электронный учебник по дисциплине, тема «Роль секретаря в управленческом процессе», курс лекций по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» тема «Роль секретаря в управленческом процессе».

Дополнительный материал Статус профессии секретаря.

Статья 1

Секретарь – это профессия, образ жизни, просто должность или…?

Слово руководителям (круглый стол в редакции журнала«Справочник секретаря и офис-менеджера»). Ведущее издание для профессионалов. Рубрика: Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров.

Отвечают на вопросы руководители.

Какова роль среднего административного персонала (помощников руководителей, заведующих канцеляриями, референтов, секретарей) в вашей компании?

И.Г. Смирнов, директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов

«Я считаю, все-таки необходимо видеть разницу между названными вами специальностями. С одной стороны – помощники руководителей, референты, секретари. С другой – завканцеляриями, офис-менеджеры, делопроизводители. Первые работают напрямую с руководителем: без них он буквально как без рук. Деятельность вторых, казалось бы, не столь заметна на первый взгляд. Но это далеко не так: без них работа современного офиса была бы просто технически невозможна.

Я сам начинал свою карьеру с должности помощника руководителя, совмещенной с обязанностями секретаря. Кроме того, мне кажется, эти два направления вполне можно гармонично и эффективно сочетать. Вообще я считаю, что если творчески подойти к работе секретаря, то она дает колоссальный опыт коммуникации, а если достичь взаимопонимания с начальником, – то и опыт принятия управленческих решений, который в противном случае нарабатывается лишь собственными “шишками” и дорогостоящим обучением.»

А.Н. Назаров, начальник отдела корпоративного хранения и использования документов, Торговый дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

«Думаю, что именно эти категории работников обеспечивают жизнеспособность всей системы документооборота в организации. От них во многом зависит скорость и качество информационного обеспечения всех подразделений Торгового дома “БИБЛИО-ГЛОБУС”, а следовательно, и эффективность работы структуры управления организацией. Разнообразные направления деятельности нашего Торгового дома и обширные деловые связи требуют организованной и скоординированной работы канцелярии и секретарей-референтов. Четко налаженное функционирование системы документационного обеспечения управления (ДОУ) решает как минимум две важные задачи:

во-первых, она позволяет руководству компании оперативно получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений; а во-вторых, избавляет работников компании, не связанных напрямую с делопроизводством, от излишней бумажной волокиты и многих бюрократических процедур.

Поэтому очевидно, что люди, обязанностью которых является обеспечение эффективной работы системы ДОУ в организации, всегда будут занимать в ней важное место.»

Н.А. Сухарева, проректор по воспитательной работе АНО “Евразийский открытый институт”

«Роль помощников руководителей достаточно важная: можно сказать, им доверено решение многих вопросов в сфере профессиональных интересов руководителя. Сегодня административные помощники фактически работают на уровне начальников отделов и их шансы на успешный карьерный рост в компании очень высоки.»

А.А. Линев, генеральный директор компании “ИнтерТраст”

«Как и в любой организации, в нашей компании среднее административное звено занимается административной поддержкой и документационным обеспечением управления. В “ИнтерТраст” не слишком сильно развит бюрократический (в хорошем смысле этого слова) аппарат, поэтому у нас секретарь-референт и мой помощник – самые универсальные сотрудники, выполняющие все вышеперечисленные административные функции, а при необходимости способные и заменять друг друга. В компании есть негласное правило – не быть равнодушными: равнодушные люди у нас не приживаются. У нас ценятся сотрудники, которые не просто ответственно выполняют свою работу в соответствии с регламентами и должностными обязанностями, но и всегда готовы помочь коллегам по работе или заказчикам, сделать то, что не входит в прямые обязанности, но в данный момент является необходимым для получения главного результата - удовлетворения требований клиента. Мы все работаем в одной команде, у нас одна цель, и главная роль среднего административного персонала – быть там, где нужна его помощь.»

Какие требования вы предъявляете к среднему административному персоналу в вашей организации?

И.Г. Смирнов, директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов

«Основное требование к таким специалистам – творческая исполнительность. Чтобы пояснить, что я имею в виду, приведу элементарный пример.

Директор дает секретарю задание снять для него копию газетной вырезки (с бумажного носителя), которая изначально не уместится в пределах одного листа формата А4. Выполнить такое задание можно по-разному: от простого копирования на две-три страницы (некоторые “профессионалы” даже не удосуживаются скрепить листы) до сканирования вырезки и ее распечатывания удобным для близорукого шефа шрифтом. При этом задание должно быть выполнено максимально быстро, а его результаты должны быть масштабируемы (т. е. их можно будет при необходимости многократно повторить).

Профессионализм должен проявляться во всем – будь то закупка канцелярских принадлежностей или организация зарубежного рабочего визита. Творческая исполнительность – широкое понятие; оно совмещает в себе пунктуальность, ответственность, лояльность, последовательность, мобильность, готовность к принятию решений, автономность и умение работать в команде. Если секретарь задумывается над этими вопросами, то у него, несомненно, есть потенциал для дальнейшего роста. Если нет – то человек, скорее всего, просто ошибся в выборе своей профессии.»

А.Н. Назаров, начальник отдела корпоративного хранения и использования документов, Торговый дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

«В современных условиях к среднему административному персоналу предъявляются довольно высокие профессиональные требования. Работники, занимающие перечисленные должности, должны быть не только компетентными специалистами в области ДОУ, но и обладать определенными знаниями и навыками в области юриспруденции, бухгалтерского учета, управления персоналом, информационных технологий. Само собой разумеется, что они должны быть в курсе основных направлений деятельности и перспектив развития предприятия, на котором работают. Кстати, если говорить об информационных технологиях, то хотелось бы обратить внимание на то, что, на мой взгляд, распространенное в наши дни понимание этого термина является не вполне корректным. Дело в том, что современные компьютеры с их программным обеспечением являются лишь средством хранения и обмена информацией. Так же, как на различных этапах эволюции такими средствами были, например, клинописные таблички, берестяные грамоты или телеграфные сообщения. Меняются носители, средства записи и передачи информации, но не меняется смысл, заключающийся в том, что руководству любого предприятия для принятия управленческих решений нужны оперативные и достоверные данные. Поэтому-то правильнее было бы говорить о том, что настоящими специалистами в области информационных технологий являются как раз работники системы ДОУ, обеспечивающие обмен управленческой, коммерческой и другой информацией с помощью различных технических средств. А исходя из этого и формируется приведенный мною обширный и далеко не полный список предъявляемых к ним профессиональных требований.

Следует отдельно упомянуть о таком критерии, как наличие у человека, претендующего на должность секретаря или заведующего канцелярией, профильного образования. Почему-то по сей день широко распространено мнение, что организацией делопроизводства может заниматься практически любой работник предприятия, на которого руководством будут возложены данные функции. Особенно неблагоприятное положение складывалось в этой области в начале и середине 1990-х гг. В то время в связи с проходившими в нашей стране бурными экономическими преобразованиями многие люди вынуждены были искать новые места работы и менять привычную для себя сферу деятельности. В результате в сферу ДОУ пришла масса работников, никогда ранее не соприкасавшихся с делопроизводством и не имевших специальной подготовки. К сожалению, именно это стало одной из основных причин того, что документооборот и архивы многих компаний в наши дни находятся, мягко говоря, в плачевном состоянии. Появление большого количества разнообразных курсов секретарей-референтов также не решает данную проблему, так как уровень и качество знаний, получаемых их слушателями, зачастую оставляет желать лучшего. А между тем в нашей стране существуют профильные средние специальные и высшие учебные заведения с многолетними традициями и большим опытом подготовки специалистов в области ДОУ. Именно их выпускники и должны “играть первую скрипку” в вопросах организации делопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях.»

Н.А. Сухарева, проректор по воспитательной работе АНО “Евразийский открытый институт”

«Требования предъявляются очень высокие – секретарь должен не только уметь пользоваться компьютером (хотя у нас все руководители в большой степени сами в этом виртуозы) и проводить телефонные переговоры, но и обладать большим кругозором, навыками коммуникации с клиентами и сотрудниками, креативностью и т. п. . Важны также познания в области начального бухучета и, конечно, тайм-менеджмента.»

А.А. Линев, генеральный директор компании “ИнтерТраст”

« Первое требование – не быть равнодушным. Остальные, пожалуй, – ответственность и добросовестность, умение довести до конца любое начатое дело. Также очень важно желание учиться, расти и приобретать различные профессиональные навыки. Не бывает так, чтобы человек пришел на новое место уже с полным набором знаний – любая организация обладает своей спецификой работы, формальными регламентами и процедурами, неформальными, но сложившимися и устоявшимися со временем правилами, в конце концов – своей корпоративной культурой. Задача среднего административного персонала – помогать руководству компании в управлении производственным процессом, в т. ч. и в его документационной составляющей, поддерживать управленческие процессы – четко, оперативно, тактично, не нарушая при этом налаженных механизмов. В то же время я считаю, что крайне важна и изначальная квалификация специалиста, уровень его профессиональной подготовки.»

Статья 2

Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаря–референта к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.), следует отметить:

• главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом;

• в стране создана и продолжает развиваться система подготовки высококвалифицированных секретарей, в т. ч. с возможностью получения высшего профессионального образования в сфере документоведения и документационного обеспечения управления;

• основу развития профессии секретаря составляют прикладные научные исследования в области документоведения и архивного дела, которые успешно проводятся в системе Росархива, в ряде вузов и других научных и учебных центрах;

• службы документационного обеспечения управления в некоторых крупных государственных учреждениях и акционерных обществах возглавляют специалисты секретарского дела высшей профессиональной квалификации, имеющие ученые степени кандидатов наук;

• не только в крупном и среднем, но и в малом бизнесе растет престиж и повышается статус профессии секретаря, и как следствие растет уровень заработной платы этой категории специалистов;

• улучшаются условия труда секретарей, создаются автоматизированные рабочие места, постоянно совершенствуются и внедряются современные информационные технологии на базе новейшей компьютерной техники и спутниковых систем связи;

• работа секретаря становится все более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции в условиях характерной для рыночной экономики системы делегирования полномочий;

• высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда, у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица;

• в стране издается многочисленная специальная книжная и периодическая литература для секретарей, что еще раз подтверждает значимость этой профессии для государства и ее привлекательность среди молодежи при выборе профессии.

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.