Организация презентаций

Презентация организуется при открытии нового офиса, фирмы, филиала, демонстрации новых изделий, на которую приглашаются гости: партнеры, клиенты, а также высокопоставленные лица, решение которых может повлиять на бизнес фирмы.

Организация презентации включает:

- определение сроков проведения и количества гостей;

- составление и печатание программы;

- рассылка приглашений за 4 дня до начала;

- подготовка именных карточек с указанием Ф.И.О. и должности сотрудника;

- определение вида приема и соответствующая сервировка стола.

Проведение презентации обычно назначают после обеда в 15-16 час.

Открывает презентацию и ведет один из руководителей фирмы, который представляет сотрудников и сообщает о деятельности фирмы, ее перспективе развития.

Для более наглядной иллюстрации деятельности гостям могут быть розданы проспекты с образцами продукции или продемонстрированы рекламные ролики или видеофильм.

Самое важное и интересное событие презентации - “изюминку” - необходимо провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

Угощают гостей во время презентации шампанским, вином или пуншом; непременно должно быть большое количество безалкогольных напитков.

Идеальный вариант закусок - когда можно брать их руками или салфетками (различные бутерброды).

Для презентации можно использовать музыкальное сопровождение, небольшой камерный или джазовый оркестр, но музыка должна быть ненавязчивой, а служить только фоном.

По окончании презентации гостям раздают рекламные издания, сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать их количество, чтобы хватило всем.

Как проводить презентацию для различных аудиторий? Для различных аудиторий презентатор использует разные пути проведения презентаций. Знание особенностей конкретной аудитории, является ключом к взаимопониманию с ней. Ниже приведены различные типы аудиторий и советы, как продуктивно воздействовать на каждую из них.  Руководство.  Когда делается презентация для выступления перед руководством или вышестоящими организациями, необходимо придерживаться тона и манер, отражающих вашу вдумчивость в информацию, которую вы излагаете. Этот вид презентаций более формализован, чем другие. Как подчиненный, вы должны быть уверены, что не встаете на путь наставления слушателей или создаете впечатление человека "одного из них". Только в случае ответа на вопросы, вы должны опираться на факты и цифры для обоснования, изложенных вами рекомендаций. Аудитория равная с вами по статусу. Ключ к успешному взаимопониманию с такого рода аудиторией — это тон взаимного уважения. Когда проводите презентацию, очень важно взаимодействовать с аудиторией, интересуясь мнением слушателей и их опытом. Самой простейший путь потерять аудиторию — показать себя, своего рода "примадонной" или умником, способным всех превзойти. Команда

Волшебное слово при презентации — это "МЫ". Вы являетесь частью группы и, поэтому крайне важно иметь налаженный контакт со всеми участниками. При обсуждении специфических проблем будьте уверены, что компетентность все участников достаточна, как вас понять, так и осудить. Группа определенных интересов Основное правило при общении с такой аудиторией — это соотнести вашу презентацию с интересами этой группы. Показав свое отношение к их интересам, вы непременно установите эмоциональный контакт, и будет гораздо легче перенести эту взаимную заинтересованность на понимание аудиторией предмета вашей презентации. Смешанная группа. Когда в вашей аудитории комбинация из приведенных выше типов, важно структурировать вашу презентацию таким образом, чтобы понять образ каждой подгруппы. Опираясь на полученные результаты, перенесите ход презентации, основываясь на подгруппе, которой большинство. Естественно, это надо делать не в ущерб остальным подгруппам.

Секретарь играет важную роль в группировке информации. Среднестатистический человек не в состоянии работать с информацией, когда она не упорядочена или ее слишком много. Группировка делает информацию более значимой путем совершенствования ее внутренней структуры.  Группировка данных является мощным аналитическим инструментом. В процессе группировки информация последовательно превращается из разрозненных данных в систему с упорядоченной внутренней структурой. Группировка также является мощным средством общения. Информация, подвергнувшаяся группировке, становится более осмысленной и запоминающейся. Группировка — это творческий, но логически последовательный процесс.  Большая группа может включать в себя подгруппы.  Слишком длинный список элементов, принадлежащих одной группе, может быть подвергнут дальнейшей подклассификации, чтобы сделать информацию более понятной.   Подводить итог следует для каждой группы с помощью вывода.

Еще одна из функций секретаря-референта при проведении презентаций - изучение ситуации. Необходимо адаптировать презентацию к текущей ситуации. Постарайтесь понять, что аудитория должна знать, принять или сделать после окончания презентации.   Уточните цель — чего вы хотите достичь?    Как это ни удивительно, но многие референты не думают о том, чего они хотят достичь, а всего лишь излагают содержание презентации. В результате, презентации не хватает целенаправленности.