Example of Inquiry Letter

Pet Products Ltd.

180 London Road

Exeter EX4 4JY

England

24^th March, 2013

Dear Sir,

We read your advertisement in the "Pet Magazine" of the 16^th January. We are interested in buying your equipment for producing pet food. Would you kindly send us more information about this equipment:

• price (please quote CIF Odessa price)

• dates of delivery

• terms of payment

• guarantees

• if the price includes the cost of equipment installation and staff training.

Our company specializes in distributing pet products in Ukraine. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start producing pet food in Ukraine. If your equipment meets our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to place a large order for your equipment.

Your early reply would be appreciated.

Yours faithfully,

(signature)

V. Smirnov

Export-Import Manager

Письмо-заказ. (Order Letter)

Если покупатель хочет заказать какой-либо товар, он должен заполнить специальные бланки заказов с указанием в них количества товаров, их описания, цены, условий оплаты, даты поставки и скидок. В некоторых случаях, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа, должно быть написано вместе с бланком заказа сопроводительное письмо.

Если поставщик товара или продавец в состоянии выполнить заказ, он посылает покупателю подтверждение заказа, которое обычно является копией заказа с подписью продавца.

В случае если продавец или поставщик не может выполнить заказ, он отказывается от заказа или предлагает адекватную замену товару.

В ситуации несогласованности между предложением и заказом, или в случае изменения условий, необходимо послать встречный запрос. Основные пункты встречного запроса:

- благодарность за заказ;

- описание причин несогласованности;

- предложение ее решения.

Основные пункты письма-отзыва:

- ссылка на заказ;

- описание причин его отзыва;

- извинения и / или обещания на будущее.

The expressions most commonly used in letters of orders:

In reply (response) to your letter В ответ на Ваше письмо (факс)

(fax) of (dated)… , we thank you от… , мы благодарим Вас за…

for…

We enclose our order for… Мы прилагаем наш заказ на…

Please confirm that you can Просим подтвердить, что

supply… вы можете поставить…

Please send the copy of this В качестве подтверждения

order to us, duly signed, as заказа просим выслать нам

an acknowledgement. подписанную Вами копию заказа

Thank you very much for Благодарим Вас за Ваш заказ

your order No … of (dated)… №… от…

We confirm that delivery Мы подтверждаем, что

will be made by… поставка будет произведена

к… (такой-то дате).

We are sorry (we regret) to К сожалению вынуждены

let you know (to inform you) сообщить вам, что мы не

that we cannot execute your можем выполнить ваш заказ

order because of… по причине…

The goods you ordered are no Товара, который вы заказали,

longer available. больше в наличии не имеется.