Структура делового письма

Письмо – это важный элемент ведения бизнеса. Без переписки вести деловые отношения невозможно. Несмотря на развитие телефонной связи, телекса и телеграфной связи, увеличение личных контактов в международном бизнесе, обмен письмами продолжается и сегодня. При установлении деловых контактов хорошо составленное письмо может лучшим образом представить фирму и создать благоприятное впечатление о ней у потенциального партнера.

Внешний вид письма имеет большое значение. Правильное оформление делового письма – очень важная часть делопроизводства.

Конверт для делового письма по примеру личного письма оформляется следующим образом:

Имя / название организации отправителя

Номер дома, улица отправителя

Город, графство (штат), индекс,

Страна

Имя / название организации получателя

Номер дома, улица получателя

Город, графство (штат), индекс

Страна

Основные требования к стилю английского делового письма: ясность, сжатость и вежливость. Деловые письма пишутся, как правило, на напечатанных типографским способом бланках по установленной форме, которая схематически выглядит следующим образом.

1. Заголовок (The Heading)

2. Дата (Date)

3. Внутренний адрес (The Inside Address)

4. Приветствие. Вступительное обращение (Salutation / The Greeting)

5. Текст письма (The Body of the Letter)

6. Заключение (The Conclusion/ Ending)

7. Подпись (The Signature)

8. Приложение (если есть) (The References to Enclosures (if any))

1. Заголовок, как правило, напечатан типографским способом (если письмо на специальном бланке) и содержит название фирмы, ее адрес, номера телефонов, факс, название кодов и другие детали, например, адреса филиалов фирмы. Иногда в заголовке также содержится указание на область деятельности фирмы, имена ее руководителей и др.

2. Время написания письма, как и в личном письме, помещается в правом верхнем углу под заголовком. Правильно написать дату можно четырьмя способами:

March 16^th, 2009

16^th March, 2009

March 16, 2009

16 March, 2009

Наиболее распространенные способы написания дат:

16^th March, 2009

March 16, 2009

3. Внутренний адрес – тот адрес, куда направляется письмо. Обычно, он повторяет адрес на конверте письма. Адрес пишется в следующем порядке:

1. наименование организации,

2. номер дома и название улицы,

3. название города (с обозначением почтового района) или штата (если письмо отправляется в США).

Например:

Black &Co., Ltd., 20 Moorgate Street, London, E.C.2 Great Britain.

Часто на внутреннем адресе номер дома и название улицы опускаются.

Аббревиатура Messrs. (Messieurs, Господа) используется в том случае, если название фирмы содержит какое-либо имя, например:

Messrs. A. Robinson Ltd.

Messrs. John Smith & Sons.

Если имени человека в названии фирмы нет, то эта аббревиатура не используется, например:

The Sheffield Electronics Corp.

The Associate Advisors Ltd.

4. Обращение ни в коем случае не должно опускаться. С него начинаются все деловые письма. Наиболее распространенные формы вступительного обращения:

Dear Sir, - к мужчине

Dear Sirs, (Gentlemen) – к фирме (форма, употребляемая главным образом в США). Начальные буквы – прописные. После обращения ставится запятая в Англии и двоеточие – в США. Восклицательный знак не ставится. При обращении к хорошему деловому другу может быть использовано его имя, например:

Dear Mr. Black,

Обращение к одинокой или незамужней женщине следующее:

Dear Madame,

Во множественном числе:

Dear Mesdames,

5. Содержание письма является его самой существенной частью. Текст письма следует разбивать на абзацы таким образом, чтобы каждый абзац содержал особую тему или особый поворот темы, требующий отдельного внимания.

С левой стороны следует оставить поле как минимум три сантиметра.

Суммы денег, упоминаемые в письме, можно писать с новой строки, либо

подчеркивать.

Перед основным текстом письма часто дается указание относительно

содержания письма. Например:

Dear Sirs, Уважаемые господа!

Re: Letter of Credit No. … Касательно: Аккредитив № …

В этой ссылке все слова (кроме артиклей, предлогов и союзов) можно писать с прописной буквы.

Иногда вместо Re (Ref)используют слово Subject или называют тему письма вообще без каких-либо вводных слов, лишь подчеркнув ее, например:

Dear Sirs,

Order No. 2125/54 for «Belarus» Tractors

6. Заключение письма представляет собой одну из традиционных форм вежливости. Для заключительного приветствия наиболее часто используются следующие формулы:

Yours faithfully,

Faithfully yours, Искренне Ваш(и),

Yours truly, C уважением,

Yours sincerely,

7. Ниже этой формулы обычно повторяется название фирмы, затем оставляется место для подписи, под которой печатается имя подписавшего письмо человека и его должность в фирме. Традиционно подпись ставится в середине листа, но современных письмах сдвинута к левому полю.

Если письмо подписывает не тот, чье имя напечатано внизу, а, например, заместитель, технический работник и т.д., то перед напечатанным внизу письма именем ставят слово for или буквы p.p.

8. Приложения упоминаются в нижней левой части страницы, ниже подписи. Например:

Enclosed: Приложение:

Bill of Lading коносамент

3 Enclosures: 3 Приложения:

Bill of Lading коносамент,

Certificate of Quality сертификат качества

Invoice счет

Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:

Ms. J. Simpson Foreign Rights Manager Chapman & Hall Ltd. 11 New Fetter Lane London EC4P 4EE England

Ms. A. Arafel Product Information Manager McCraw-Hill Book Co 1221 Avenue of the Americas New York, N.Y. 10020 USA

Обратите внимание на почтовый индекс и сокращение названий штатов.

Различия между британским и американским стилями представлены на следующей схеме:

British American